Aktenzeichen als Standard-Vorlage definieren 
Sie können Vorlagen, die Sie ständig benötigen, auch als Standard-Vorlage abspeichern bzw. diese Vorlagen Aktenzeichen- und berechtigungsabhängig verwalten.
Wozu ist es nützlich eine Standard-Vorlage zu definieren?
Ein Beispiel aus der öffentlichen Verwaltung:
In Ihrem Aktenplan gibt es Bereiche mit detaillierter Untergliederung, z.B. das Aktenzeichen mit städtischen Gebäuden, darin die einzelnen Aktenzeichen für "Allgemeines" zum Gebäude, "Neubau/Umbau", "Hausverwaltung", "Heizung/Reinigung/Beleuchtung" usw..
In diesem Fall würden Sie zunächst nur ein Gebäude mit der gesamten Untergliederung anlegen und für jedes weitere Gebäude das bestehende Aktenzeichen mit der gesamten Untergliederung als Vorlage verwenden.
Für häufig wiederkehrendes Neuanlegen eines bestimmten Aktenplanbereiches können Sie solch eine Musteruntergliederung als Standard-Vorlage definieren und jederzeit beim Neuanlegen eines Aktenzeichens auf diese Vorlage zurückgreifen.
Für eine einmalige Übernahme einer bestehenden Gliederung dagegen genügt es, den Befehl Aktenzeichen kopieren zu benutzen.
Wie wird das Dialogfenster zur Definition einer Aktenzeichen-Vorlage geöffnet?
So öffnen Sie das Dialogfenster zur Definition einer Aktenzeichen-Vorlage:
- Markieren Sie in einer Aktenzeichen-Liste das Aktenzeichen, das Sie als Standard-Vorlage definieren möchten.
- Wählen Sie in der Menüleiste des Listenfensters bzw. Reiters, im Kontextmenü oder im Start-Reitermenü unter
Aktenzeichen den Befehl 
Als Standard-Vorlage definieren.
- Um Aktenzeichen als Standard-Vorlage definieren zu können, müssen Sie über die Berechtigung Aktenplanverwaltung | Vorlagen definieren für Typ ... verfügen.
Anleitung
So definieren Sie ein Aktenzeichen als Standard-Vorlage:
- Tragen Sie unter Bezeichnung der Vorlage einen eindeutigen Namen für die Standard-Vorlage ein, die später beim Neuanlegen eines Aktenzeichens zur Auswahl angeboten wird.
- Tragen Sie unter Kategorie den "Ordner" ein, in dem die neue Vorlage später angeboten wird.
Hierarchische Ordner geben Sie an, indem Sie die einzelnen Ebenen durch "\" trennen (z.B. EDV\Stuttgart)
Ohne Angabe der Kategorie wird die Vorlage direkt auf der obersten Ebene angeboten.- Durch die Angabe eines Ordners kann regisafe beim Neuanlegen eines Aktenzeichens eine hierarchische Auswahl anbieten. Näheres dazu finden Sie unter Reiter "Neu anlegen" verwenden.
- Legen Sie unter Abhängigkeit fest, ob die Vorlage nur in einem bestimmten Bereich des Aktenplans angeboten werden soll. Verwenden Sie die Form Aktenzeichen=<Bereich>. (Es kann nur ein Aktenzeichen angegeben werden!)
Beispiel: Eine Vorlage, die nur in Aktenzeichen angeboten werden soll, die mit "61" beginnen, erhält hier den Eintrag Aktenzeichen=61. - Legen Sie unter Zugriff fest, welche Benutzer oder Benutzergruppen diese Vorlage später verwenden dürfen.
- Im Reiter Vorlage-Aktenzeichen wird das Aktenzeichen angezeigt, das als Standard-Vorlage definiert ist. Es lässt sich hier bei Bedarf auch ein anderes Aktenzeichen zuordnen. Normalerweise dient dieser Reiter aber nur der Information.
- Im Reiter Vorlage-Aktenzeichen wird das Aktenzeichen angezeigt, das als Standard-Vorlage definiert ist. Es lässt sich hier bei Bedarf auch ein anderes Aktenzeichen zuordnen. Normalerweise dient dieser Reiter aber nur der Information.
- Speichern Sie die neue Standard-Vorlage mit OK.
- regisafe speichert die Standard-Vorlage nach Ihren Angaben in der Auswahlfeld-Liste Vorlagen für Aktenzeichen-Typ 'Aktenzeichen-Vorlage'. Beim nächsten Neuanlegen eines Aktenzeichens wird diese Vorlage angeboten.
Eine Änderung der Abhängigkeit usw. der Vorlage ist über die Auswahlfeld-Liste möglich!
Beispiel:
Die folgende Aktenzeichen-Vorlage wird künftig unter dem Namen Wohnungen in der Kategorie Gebäude angeboten. Alle Benutzer können diese Vorlage verwenden, wenn sie ein neues Aktenzeichen unterhalb des Aktenzeichens 880.29 anlegen wollen.
