Aussonderung verwenden (Übersichtsfenster)

Mithilfe der Aussonderung können Sie Akten/Vorgänge und Schriftstücke aus dem Datenbestand löschen, deren Aufbewahrungsdauer abgelaufen ist. Die Aufbewahrungsdauer wird wahlweise aufgrund der festgelegten Aufbewahrungsfrist der einzelnen Akten/Vorgänge oder Schriftstücke ermittelt, oder die Aufbewahrungsdauer von Akten/Vorgängen gilt dann automatisch als abgelaufen, wenn zu allen in diesen Akten/Vorgängen enthaltenen Schriftstücken die Aufbewahrungsdauer abgelaufen ist.

Durch die Aussonderungsfunktion können Sie Ihren Datenbestand von veralteten Daten bereinigen; gleichzeitig können Sie mit diesem Befehl sicherstellen, dass Akten/Vorgänge oder Schriftstücke, die nach Ablauf der eingetragenen Aufbewahrungsdauer gelöscht werden müssen, auch tatsächlich gelöscht werden.
Die Aussonderungsfunktion können Sie zudem verwenden, um eine Aussonderungsliste von Papierakten zu erstellen.
Wird das Modul Archivverwaltung eingesetzt, können auszusondernde Akten/Vorgänge oder Schriftstücke beim Aussondern an die Archivverwaltung übergeben werden.

  • Sondern Sie in regelmäßigen Abständen Ihre Akten/Vorgänge und Schriftstücke aus: Denn so vermeiden Sie unnötiges Anzeigen von Informationen, die Sie schon lange nicht mehr benötigen.

Die Aussonderung findet in drei Schritten statt:

So öffnen Sie das Dialogfenster "Aussonderung"...:

  1. Wählen Sie im Start-Menü Akten/Vorgänge | Aussonderung oder
  2. wählen Sie im Start-Menü Schriftstücke | Aussonderung.
    1. In beiden Fällen öffnet sich das Dialogfenster Aussonderung, in dem Sie Aussonderungslisten entweder für Akten/Vorgänge oder für Schriftstücke anwenden, neu erstellen und bearbeiten können.
    2. Falls keine Aussonderungslisten existieren, auf die Sie Zugriff besitzen, wird sofort das Dialogfenster Neue Aussonderungsliste erstellen geöffnet.

      Zu jeder Aussonderungsliste wird angezeigt, wie viele Akten/Vorgänge (bzw. Schriftstücke) diese Aussonderungsliste enthält. Falls Sie eine der angezeigten Listen bereits bearbeitet haben, wird Ihnen angezeigt, wie viele Akten/Vorgänge oder Schriftstücke die Aussonderungsliste insgesamt enthält und wie viele davon zur Aussonderung markiert sind.
      Wird Ihnen in dieser Spalte die Information Liste wurde noch nicht generiert angezeigt, dann bedeutet dies, dass diese Liste derzeit noch vom IQ-Server erstellt wird.

Der Befehl "Aussonderung" steht unter folgenden Bedingungen zur Verfügung:

  • Sie besitzen die Berechtigung Aussondern der Gruppe Akten-/Vorgangsverwaltung bzw. Schriftgutverwaltung.
  • In den System-Einstellungen der Akten-/Vorgangsverwaltung bzw. der Schriftgutverwaltung wurde die Einstellung Aufbewahrungsdauer läuft ab nicht auf den Wert Aufbewahrungsdauer läuft nie ab gesetzt.
  • Die Aussonderungsfunktion wurde nicht in der Konfigurationsdatei des IQ-Servers deaktiviert (dies kann nur der Administrator für die gesamte regisafe-Umgebung tun).

Anleitung

So sondern Sie Akten/Vorgänge oder Schriftstücke aus: