Vertretungen verwalten

Auf Basis von Vertretungsregelungen kann die Vertretungsverwaltung dazu genutzt werden, Vertretungen für beliebige Benutzer einzurichten und zu beenden.

In einer Vertretungsregelung ist fest vorgegeben, welche Benutzer für Vertretungen infrage kommen und in welchen Bereichen die Vertretung durch die einzelnen Benutzer stattfinden kann.
Die Vertretungsregelung wird vom Administrator im Rahmen der Benutzerdefinition festgelegt. Details dazu enthält die Administrator-Dokumentation.

1. Vertretungen stehen generell nur zur Verfügung, wenn Sie das Modul Vertretungsregelung einsetzen.

Anleitung

So richten Sie eine neue Vertretung in Ihrer Organisation ein:

• Stellen Sie sicher, dass das Dialogfenster Vertretungsverwaltung geöffnet ist.
  • Alle aktiven Vertretungen werden angezeigt.
• Wählen Sie die Schaltfläche Neue Vertretung....
  • Das Dialogfenster Benutzer auswählen wird geöffnet.
• Wählen Sie den Benutzer aus, der ab jetzt vertreten werden soll und bestätigen Sie die Auswahl mit OK.
  • Das Dialogfenster Vertretung übergeben wird geöffnet.
• Markieren Sie die Zeile mit dem Aufgabenbereich, in dem der Benutzer vertreten werden soll.
  Stehen mehrere Vertreter für diesen Aufgabenbereich zur Verfügung, wird ein Auswahlfenster geöffnet, in dem Sie den gewünschten Vertreter auswählen müssen.
  • Die ausgewählte Vertretung wird im Dialogfenster Vertretungsverwaltung ergänzt und gleichzeitig aktiviert.
    Die betreffenden Benutzer werden automatisch per Mail über den Beginn der Vertretung informiert.
• Wiederholen Sie bei Bedarf ab Schritt 2, um weitere Vertretungen einzurichten.
• Beenden Sie die Vertretungsverwaltung mit Schließen.

So beenden Sie eine bestehende Vertretung:

• Stellen Sie sicher, dass das Dialogfenster Vertretungsverwaltung geöffnet ist.
  • Alle aktiven Vertretungen werden angezeigt.
• Markieren Sie die gewünschte Vertretung und wählen Sie die Schaltfläche Vertretung beenden.
  • Die ausgewählte Vertretung beendet.
    Die betreffenden Benutzer werden automatisch per Mail über das Ende der Vertretung informiert.
• Wiederholen Sie bei Bedarf ab Schritt 2, um weitere Vertretungen zu beenden.
• Beenden Sie die Vertretungsverwaltung mit Schließen.