Schriftstück-Datensatz bearbeiten - Reiter "TR RESISCAN"
Der Detailreiter TR RESISCAN des Schriftstück-Reiters enthält Angaben zum Schutzbedarf und zur Scanstrategie im Rahmen des Ersetzenden Scannens nach TR RESISCAN.
Der Detailreiter TR RESISCAN steht nur zur Verfügung, wenn das optionale Modul TR RESISCAN des Kommunalpakets eingesetzt wird.
- Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hat eine Technische Richtlinie zum Ersetzenden Scannen (TR RESISCAN) herausgegeben. Sie richtet sich an Verantwortliche aus den Bereichen Verwaltung, Wirtschaft und Justiz und benennt sicherheitsrelevante Maßnahmen, die beim (rechtskonformen) Ersetzenden Scannen zu gewährleisten sind. Basis für das beweiswerterhaltende Scannen ist eine Verfahrensbeschreibung für den Prozess des Ersetzenden Scannens und die Durchführung einer Schutzbedarfsanalyse für die zu scannenden Papieroriginale.
Wie wird der Schriftstück-Reiter geöffnet?
Öffnen Sie den Schriftstück-Reiter zum Anlegen eines neuen Schriftstücks mit einer der folgenden Methoden:
-
Wählen Sie im Programmreiter Neu anlegen unter der Kategorie Schriftstücke die Vorlagenkategorie aus und doppelklicken Sie anschließend die gewünschte Schriftstück-Art.
- Wählen Sie im Programmreiter Finden & Wissen im Kontextmenü eines Objektes in der Trefferliste den Befehl
Neu anlegen | 
Schriftstück und wählen Sie die gewünschte Schriftstück-Art aus. - Wählen Sie im Start-Menü Schriftstücke | Neu anlegen und wählen Sie die gewünschte Schriftstück-Art aus.
Öffnen Sie den Schriftstück-Reiter zum Ändern eines bestehenden Schriftstücks mit einer der folgenden Methoden:
- Markieren Sie ein bestehendes Schriftstück in einer Trefferliste und wählen Sie im Kontextmenü oder in der Menüleiste
Ändern. - Doppelklicken Sie auf ein bestehendes Schriftstück in einer Trefferliste und klicken Sie ggf. anschließend auf die Schaltfläche Ändern.
- Die Reaktion von regisafe auf einen Doppelklick in einer Schriftstück-Trefferliste ist abhängig von der Benutzer-Einstellung Schriftgutverwaltung| Doppelklick in Schriftstück-Listen. Um durch Doppelklick den Schriftstück-Reiter anzuzeigen, müssen Sie hier Schriftstück ändern oder Schriftstück-Datensatz anzeigen auswählen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Ändern in einem Schriftstück-Reiter, wenn Sie diesen zuvor mit dem Befehl
Anzeigen geöffnet haben.
- Um Schriftstücke ändern zu können, müssen Sie über die Berechtigung Schriftgutverwaltung | Schriftstücke ändern verfügen.
Um auch zugehörige Dateien sehen/ändern zu können, müssen Sie außerdem über die Berechtigung Schriftgutverwaltung | Schriftstück-Dateien öffnen verfügen.
Anleitung
So bearbeiten Sie den Reiter "TR RESISCAN":
- Stellen Sie sicher, dass der Detailreiter TR RESISCAN des Schriftstück-Reiters aktiviert ist.
Sollte der Detailreiter, in dem Sie Eintragungen vornehmen möchten, nicht angezeigt werden, blenden Sie ihn über die Detailreiterliste ein. Die Detailreiterliste öffnen Sie mit einem Klick auf das
-Symbol rechts der eingeblendeten Detailreiter. - Tragen Sie bei Bedarf Angaben zum Ersetzenden Scannen in die folgenden Felder ein:
Schutzbedarf, Scanstrategie, Grundlage der Ausnahme und Bemerkung. - Üblicherweise wird der Schutzbedarf und die Scanstrategie bereits im übergeordneten Aktenzeichen oder in der Akte festgelegt und automatisch für die zugehörigen Schriftstücke übernommen.
Prüfen Sie in diesem Fall die Festlegungen und nehmen Sie Anpassungen und Ergänzungen vor, sofern diese für das Schriftstück erforderlich sind. - Wechseln Sie bei Bedarf in die anderen Detailreiter des Schriftstück-Reiters, um weitere Eingaben vorzunehmen.
- Nutzen Sie bei Bedarf die Möglichkeiten der Funktionsleiste, um dem Schriftstück z.B. Notizen hinzuzufügen.
- Diese Symbole werden nur bei Verwendung des Moduls Elektronische Signatur und der Berechtigung Schriftgutverwaltung | Elektronische Unterschriften anzeigen angezeigt.
- Dieses Symbol wird nur bei Verwendung des Moduls Elektronische Signatur und der Berechtigung Schriftgutverwaltung | Elektronisch unterschreiben angezeigt.
Es steht nur im Detailreiter Datei nach Aufruf des Befehls
Elektronische Unterschrift | Unterschreiben... oder ...| Unterschriften anzeigen zur Verfügung und tritt dann an die Stelle der Symbole 
und 
. - Die Funktionsleiste ist erst dann verfügbar, wenn der Datensatz des Schriftstücks bereits einmal gespeichert wurde.
- Speichern Sie das Schriftstück mit OK.
- Die Schriftstück-Daten werden nach Ihren Angaben gespeichert.
Falls Sie den Objektreiter zum Anlegen eines neuen Schriftstücks auf Basis einer Datei-Vorlage geöffnet haben, wird die Datei anschließend im Anwendungsprogramm geöffnet. - Änderungen, die Sie über die Funktionsleiste vorgenommen haben - z.B. eine hinzugefügte Notiz - bleiben auch dann im Schriftstück gespeichert, wenn Sie es nicht explizit mit OK speichern.
Wie werden diese Informationen eingegeben?
| Feld | Bedeutung | Format |
| Schutzbedarf |
Legt auf Basis der Schutzbedarfsanalyse das angemessene Sicherheitsniveau für das Schriftstück fest. |
Auswahl aus der Auswahlfeld-Liste TR RESISCAN | Schutzbedarf |
| Scanstrategie |
Legt die passende Scanstrategie fest, die anhand von drei Fragestellungen ausgewählt werden sollte: |
Auswahl aus der Auswahlfeld-Liste TR RESISCAN | Scanstrategie |
| (gesetzliche) Grundlage der Ausnahme |
Gibt bei Bedarf an, auf Basis welcher gesetzlichen Grundlage für das Schriftstück eine Ausnahme gegenüber der sonst üblichen Festlegung gemacht wird. |
Beliebiger Text |
| Bemerkung |
Fügt Hinweise hinzu, die z.B. als Handlungsanweisung für das ersetzende Scannen des Schriftstücks genutzt werden können. |
Beliebiger Text |
Welche Möglichkeiten stellt die Funktionsleiste zur Verfügung?
Die Funktionsleiste stellt Folgendes zur Verfügung:
| Symbol |
Funktion |
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Aufklappen/Zuklappen
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Elektronische Signatur vorhanden
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Neue Notiz erfassen
Bei Verwendung des Moduls Elektronische Signatur und dem Aufruf des Befehls |
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Neuen Stempel anbringen Zeigt die definierten Bearbeitungsnotizen-Stempel zur Auswahl an. Wenn in einer regisafe-Installation keine Bearbeitungsnotizen-Stempel definiert sind, werden folgende Stempel als Vorgabe eingerichtet: Bei Verwendung des Moduls Elektronische Signatur und dem Aufruf des Befehls |
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Unterschreiben
|
|
Nach oben scrollen, Nach unten Scrollen |
Signatur ist OK
Prüfung der Signatur ergab Fehler
Datei
- Die Beschreibung des Objektreiters geht von einem Standard-Datensatz aus.
Abhängig von individuellen Anpassungen und Berechtigungen können die angebotenen Detailreiter und Felder auf dem Objektreiter von diesem Standard abweichen.