Schriftstück als Standard-Vorlage definieren 
Sie können Schriftstück-Vorlagen, die Sie ständig benötigen, auch als Standard-Vorlage abspeichern bzw. diese Vorlagen aktenzeichen- und berechtigungsabhängig verwalten.
Wie wird das Dialogfenster zur Definition einer Schriftstück-Vorlage geöffnet?
So öffnen Sie das Dialogfenster zur Definition einer Schriftstück-Vorlage:
- Markieren Sie in einer Schriftstück-Liste das Schriftstück, das Sie als Standard-Vorlage definieren möchten.
- Wählen Sie in der Menüleiste des Listenfensters bzw. Reiters, im Kontextmenü oder im Start-Reitermenü unter
Schriftstücke den Befehl 
Als Standard-Vorlage definieren. - Wählen Sie im Untermenü die Schriftstück-Art, für die Sie eine Standard-Vorlage erzeugen wollen (z.B. Word oder Excel).
- Um Schriftstücke als Standard-Vorlage definieren zu können, müssen Sie über die Berechtigung Schriftgutverwaltung | Vorlagen definieren für Typ ... verfügen.
- Die angebotenen Schriftstück-Arten hängen von den individuellen Einstellungen Ihrer regisafe-Umgebung ab.
Anleitung
So definieren Sie ein Schriftstück als Standard-Vorlage:
- Tragen Sie unter Bezeichnung der Vorlage einen eindeutigen Namen für die Standard-Vorlage ein, die später beim Neuanlegen eines Schriftstücks zur Auswahl angeboten wird.
- Tragen Sie unter Kategorie den "Ordner" ein, in dem die neue Vorlage später angeboten wird. Als Vorgabe wird zunächst die Art des Schriftstücks eingetragen.
Hierarchische Ordner geben Sie an, indem Sie die einzelnen Ebenen durch "\" trennen (z.B. EDV\Stuttgart)
Ohne Angabe der Kategorie wird die Vorlage direkt auf der obersten Ebene angeboten.- Durch die Angabe eines Ordners kann regisafe beim Neuanlegen eines Schriftstücks eine hierarchische Auswahl anbieten. Näheres dazu finden Sie unter Reiter "Neu anlegen" verwenden.
- Durch die Angabe eines Ordners kann regisafe beim Neuanlegen eines Schriftstücks eine hierarchische Auswahl anbieten. Näheres dazu finden Sie unter Reiter "Neu anlegen" verwenden.
- Legen Sie unter Abhängigkeit fest, ob die Vorlage nur in einem bestimmten Bereich des Aktenplans angeboten werden soll. Verwenden Sie die Form Aktenzeichen=<Bereich>. (Es kann nur einAktenzeichen angegeben werden!)
Beispiel: Eine Vorlage, die nur in Aktenzeichen angeboten werden soll, die mit "61" beginnen, erhält hier den Eintrag Aktenzeichen=61.
Darüber hinaus kann eine Abhängigkeit auch für beliebige Datenfelder eingetragen werden (z.B. Sachbearbeiter=Test, Thorsten). - Legen Sie unter Zusätzliche Pflichtfelder fest, welche Felder des Schriftstück-Datensatzes Sie zusätzlich zu den Standard-Pflichtfeldern als Pflichtfelder definieren möchten.
- Sofern Sie das Modul Workflow lizenziert haben, können Sie unter Workflow starten zur Vorlage einen Workflow auswählen, welcher bei der Neuerstellung eines Schriftstücks mit dieser Vorlage automatisch gestartet werden soll.
- Das Starten erfolgt nach dem Neuanlegen, sobald die neu erstellte Datei im jeweiligen Anwendungsprogramm gespeichert und geschlossen wird.
- Wird in dem Schriftstück ein Bearbeitungsstatus ausgewählt, welchem ein Workflow zugeordnet ist, wird der Workflow des Bearbeitungsstatus und nicht der Workflow der Vorlage gestartet.
- Werden zu dem Workflow mehrere Workflows ausgewählt (durch Drücken der Strg-Taste), werden alle ausgewählten Workflows parallel gestartet.
- Legen Sie unter Zugriff fest, welche Benutzer oder Benutzergruppen diese Vorlage später verwenden dürfen.
- Prüfen Sie die Angabe im Reiter Vorlage-Schriftstück. Hier wird das Schriftstück angezeigt, das als Standard-Vorlage definiert ist. Es lässt sich hier bei Bedarf auch ein anderes Schriftstück zuordnen. Normalerweise dient dieser Reiter aber nur der Information.
- Sofern Sie das Modul Microsoft-Word-Integration lizenziert haben, ordnen Sie bei der Definition von Vorlagen, deren Bezeichnung das Wort "Word" enthält (Word, Word Serienbrief oder Word-Autotext) im Reiter Vorlage-Design das Schriftstück zu, das die Design-Elemente enthält.
Nähere Angaben hierzu finden Sie in der Administrator-Dokumentation unter Word-Vorlagen erstellen. - Speichern Sie die neue Standard-Vorlage mit OK.
- regisafe speichert die Standard-Vorlage nach Ihren Angaben in der Auswahlfeld-Liste Vorlagen für Schriftstück-Typ '<Name>'. Beim nächsten Neuanlegen eines Schriftstücks wird diese Vorlage angeboten.
Eine Änderung der Abhängigkeit usw. der Vorlage ist über die Auswahlfeld-Liste möglich!
Beispiel:
Die folgende Schriftstück-Vorlage der Art 'Serienbrief' wird künftig in der Kategorie Briefbögen Stadt angeboten. Im Datensatz des Schriftstücks muss zusätzlich zu den Standard-Pflichtfeldern entweder das Feld Adresskennung oder Adressverteiler ausgefüllt werden. Diese Vorlage können Alle Benutzer verwenden.
