Serienbriefe als Einzeldokumente speichern (Word)

Mit der Funktion Serienbrief-Einzeldokumente wird aus einem Serienbrief-Schriftstück automatisiert pro Empfänger-Adresse jeweils ein Einzel-Schriftstück erstellt.
Bei Verwendung der regisafe Adress- bzw. Verteilerverwaltung können die Einzel-Schriftstücke der jeweiligen Adresse zugeordnet und/oder in den der jeweiligen Adresse zugeordneten Akten/Vorgängen abgelegt werden.
Einzeldokumente aus Serienbriefen mit Datenquelle werden stets in der Akte angelegt, der auch der Serienbrief selbst zugeordnet ist.

Der Inhalt des Serienbriefs wird in den Einzeldokumenten wie folgt geändert:

• Die ursprünglichen Serienbrief-Felder werden durch die Daten der jeweiligen Adresse statisch ersetzt.
• Enthält das Serienbrief-Dokument einen Barcode, wird für jedes erstellte Einzeldokument ein eigener Barcode erzeugt. Damit kann ein Rücklauf über das Modul Schriftgut-Scanner Barcode wieder dem entsprechenden Einzeldokument zugeordnet werden.
  Erstellt man später aus den Einzeldokumenten wieder ein Gesamtdokument (siehe unten), erhält dieses Gesamtdokument natürlich wieder nur einen einzigen Barcode - dieser entspricht allerdings nicht mehr dem Barcode im ursprünglichen Serienbrief-Dokument, da es sich beim Gesamtdokument ja um ein neues Schriftstück handelt.

• Diese Funktion steht nur zur Verfügung, wenn zusätzlich zum Modul DateitypDoc auch das IQ-Modul DateitypDocSerienbrief eingesetzt wird. Um die Erstellung der Einzeldokumente im Hintergrund am Server ablaufen zu lassen, muss außerdem zusätzlich am Server das Modul DateitypDOCSerienbriefService eingebunden sein und Ihr Administrator muss in der IQServer.ini in der Gruppe [DateitypDocSerienbriefServer] den Schlüssel ServiceModulLaden auf Ja setzen.
  
  Serienbriefe, die vor der Einbindung des Moduls Serienbrief-Einzeldokumente erstellt wurden, müssen mit dem Befehl Datei öffnen und aktualisieren aktualisiert werden, bevor dafür Einzeldokumente erstellt werden können.

Anleitung

So speichern Sie einen Serienbrief in Form von Einzeldokumenten:

• Erstellen Sie zunächst einen Serienbrief auf Basis von regisafe-Adressen oder -Verteilern oder externen Datenquellen.
  Dazu müssen Sie die entsprechende Schriftstück-Vorlage für die jeweilige Art von Serienbriefen verwenden.
  • Für Serienbriefe mit einer externen Datenquelle muss diese im Format XLSX (Excel), TXT, CSV oder MDB (Access) vorliegen. Die Angaben in TXT- und CSV-Dateien müssen dabei durch einen der folgenden Separatoren getrennt sein: , ; : ^ | ! / $ @ oder Tabulator.
• Öffnen Sie das Serienbrief-Schriftstück im Ändern-Modus und markieren Sie im Detailreiter Serienbrief die Option Erstellen von "Serienbrief-Einzeldokumenten" aktivieren.
  • Die Felder zur Konfiguration der Funktion werden aktiviert.
• Für Serienbriefe, die Sie mithilfe der regisafe Adress- bzw. Verteilerverwaltung erstellt haben, legen Sie unter Ablegen und Zuordnen der Einzeldokumente fest, nach welchen Kriterien die Einzeldokumente Adressen und Akten/Vorgängen zugeordnet werden sollen.
  • Für Serienbriefe mit externen Datenquellen sind diese Einstellungen ohne Funktion. Die erzeugten Schriftstücke mit den Einzeldokumenten werden hier stets in der Akte angelegt, der auch der Serienbrief selbst zugeordnet ist.
    
Wie werden diese Kriterien festgelegt?
Feld	Bedeutung
Einzeldokumenten die jeweilige Adresse zuordnen	Ordnet den Einzeldokumenten automatisch die jeweilige Adresse zu. Diese Markierung wird als Vorgabe gesetzt. Wollen Sie die Zuordnung der jeweiligen Adresse nicht, entfernen Sie die Markierung.
Einzeldokumente unter Akten/Vorgänge ablegen	Ordnet die Einzeldokumente automatisch den Akten/Vorgängen zu, denen auch die jeweilige Adresse zugeordnet ist. Diese Markierung wird als Vorgabe gesetzt. Einzeldokumente werden nur in Akten/Vorgängen abgelegt, die a) existieren und auf die b) der Benutzer mindestens Lesezugriff hat. Ist eine Adresse mehreren Akten/Vorgängen zugeordnet, wird auch das Einzeldokument standardmäßig allen Akten/Vorgängen zugeordnet. Wenn Sie die Markierung Alle gefundenen Akten/Vorgänge zugeordneten entfernen, werden Einzeldokumente dagegen nur der ersten gefundenen Akte zugeordnet - welche das ist, kann nicht festgelegt werden.
Akten/Vorgänge über folgendes Feld suchen	Wird hier ein Feld ausgewählt, ordnet regisafe die Einzeldokumente nicht den Akten/Vorgängen zu, denen auch die jeweilige Adresse zugeordnet ist. Stattdessen sucht regisafe Akten/Vorgänge, die im auszuwählenden Feld denselben Inhalt haben wie die jeweilige Adresse.   Zur Auswahl werden hier nur Felder angeboten, die sowohl in Adressen als auch in Akten/Vorgängen enthalten sind. Außerdem müssen diese Adressfelder in den System-Einstellungen zur Übergabe an Serienbriefe konfiguriert sein. Dieses Feld steht nur zur Verfügung, wenn die System-Einstellung Serienbrief: Andere Suchfelder für Akte/Vorgang möglich aktiviert ist. Ist eine Adresse mehreren Akten/Vorgängen via Suchfeld zugeordnet, wird auch das Einzeldokument standardmäßig allen Akten/Vorgängen zugeordnet. Wenn Sie die Markierung Alle gefundenen Akten/Vorgänge zugeordneten entfernen, werden Einzeldokumente dagegen nur der ersten gefundenen Akte zugeordnet - welche das ist, kann nicht festgelegt werden.
Dieser untergeordneten Akte/Vorgang zuordnen	Hier können Sie den (exakten) Namen einer untergeordneten Akte angeben, in der die erstellten Einzeldokumente zusätzlich abgelegt werden sollen. Lassen Sie das Eingabefeld leer, wenn die Einzeldokumente nur direkt in den Akten/Vorgängen abgelegt werden sollen, die der jeweiligen Adresse zugeordnet sind bzw. die via Suchfeld gefunden wurden (sozusagen "auf oberster Ebene"). Sollen die Einzeldokumente nicht zusätzlich in einer untergeordneten Akte abgelegt werden, sondern ausschließlich darin, dann setzen Sie die Markierung Nur untergeordneter Akte/Vorgang zuordnen. In der Regel sollten Sie diese Markierung setzen, da eine doppelte Ablage eigentlich überflüssig ist: Sie können sich ja jederzeit alle Schriftstücke einer Akte einschließlich der Unterordner anzeigen lassen.
• Beispiel:
  Ein Serienbrief an alle Gaststätten bezüglich geänderter Sperrzeiten soll in Einzeldokumente umgewandelt werden. Die Einzeldokumente sollen in jeder Gaststätten-Akte nur in der untergeordneten Akte Sperrfrist abgelegt werden, nicht aber in der Akte selbst, in welcher die Gaststätten-Adresse zugeordnet ist.
  Dazu geben Sie unter Dieser untergeordneten Akte/Vorgang zuordnen den Namen der gewünschten Unter-Akte (in unserem Beispiel also Sperrzeit) an und setzen die Markierung Nur untergeordneter Akte/Vorgang zuordnen.
• Legen Sie unter Datensatz der zu erstellenden Einzeldokumente fest, nach welchen Kriterien die Einzeldokumente als Schriftstücke abgelegt werden sollen.
  
Wie werden diese Kriterien festgelegt?

Feld	Bedeutung
Felder von Akte/Vorgang übernehmen	Legt fest, welche Feldinhalte aus der Akte des Hauptdokuments (also der Akte des gerade offenen Schriftstücks) übernommen werden sollen. Standardmäßig werden die Inhalte der Felder Aktenzeichen, Vorgangskennung und Zugriff übernommen. Eine Mehrfachauswahl ist mithilfe der Strg-Taste möglich. Beachten Sie, dass nur Inhalte aus Feldern übernommen werden können, die sowohl in der Akte als auch im Schriftstück vorkommen.
Felder von Serienbrief-Hauptdokument übernehmen	Legt fest, welche Feldinhalte aus dem Schriftstück des Hauptdokuments (also des gerade offenen Schriftstücks) übernommen werden sollen. Standardmäßig werden die Inhalte der Felder _Farbe, _SymbFarbe, AufbFrist, Aufbort, Hinweise, Kategorie und Text übernommen. Eine Mehrfachauswahl ist mithilfe der Strg-Taste möglich. Das Feld Text/Beschreibung im Datensatz der Einzeldokumente lässt sich variabel füllen, indem im Feld Text/Beschreibung des Serienbrief-Hauptdokuments (gerade geöffnet) Variablen verwendet werden. Beispiel (bei Verwendung der regisafe Adressverwaltung): Das Feld Text/Beschreibung im Serienbrief-Hauptdokument lautet: Anschreiben zum Ausbildungsvertrag von [AD_Nachname], [AD_Vorname] Dadurch werden im Datensatz der Einzeldokumente die Variablen in Klammern durch die entsprechenden Feldinhalte (in unserem Beispiel dem Nach- und Vornamen aus der jeweiligen Adresse) ersetzt. Für die Variablen können Sie alle Felder der Akte, in der das Serienbrief-Hauptdokument abgelegt ist (beginnend mit VT_) sowie die Felder der zugehörigen Adressen (beginnend mit AD_) verwenden.
Bearbeitungsstatus	Legt den Bearbeitungsstatus fest, der den erstellten Einzeldokumenten zugewiesen werden soll.
Automatische Konvertierung	Legt das Dateiformat fest, in das die erstellten Einzeldokumente konvertiert werden sollen. Eine Mehrfachauswahl ist mit der Strg-Taste möglich. Zusätzlich kann mit Originaldatei nach Konvertierung löschen festgelegt werden, ob das Originaldokument nach der Konvertierung gelöscht werden soll oder nicht.
Volltext-Indizierung	Muss gesetzt werden, wenn auch die Einzeldokumente volltextindiziert werden sollen.

• Legen Sie unter Drucken fest, ob bzw. wie die Einzeldokumente automatisch ausgedruckt werden sollen.
  
Wie wird das festgelegt?

Feld	Bedeutung
Während der Erstellung drucken	Legt fest, dass die Einzeldokumente bei der Erstellung auch automatisch ausgedruckt werden sollen. Geben Sie dazu unter Anzahl Druck-Exemplare an, wie viele Exemplare pro Einzeldokument gedruckt werden sollen und wählen Sie unter Drucker den gewünschten Drucker aus.
Immer sofort drucken	Legt fest, ob jedes erstellt Einzeldokument sofort ausgedruckt werden soll oder ob der Druck erst dann beginnen soll, wenn alle Einzeldokumente gespeichert wurden.

• Wählen Sie Einzeldokumente-Erstellung durchführen, wenn Sie die Einzeldokumente nun nach den festgelegten Kriterien erstellen wollen.
  • Die Einzeldokumente werden nun von regisafe nach Ihren Angaben erstellt. Die Erstellung der Einzeldokumente erfolgt standardmäßig am Client (Ihr Administrator kann regisafe jedoch auch so einstellen, dass die Erstellung im Hintergrund auf dem Server erfolgt, sofern dort das Modul DateitypDOCSerienbriefService eingebunden ist.). Während die Dokumente erstellt werden erscheint ein einzelnes Aktivitätsfenster, das minimiert werden kann. Nach der Erstellung und Ablage aller Einzeldokumente wird die Liste der erstellten Schriftstücke im Reiter Finden & Wissen angezeigt. Wenn sich während der Erstellung der Dokumente am Server der Benutzer abmeldet, erhält er eine Mail mit den erstellten Dokumenten und möglichen Fehlern.
    Die erstellten Einzeldokumente enthalten keine Seriendruckfelder mehr: diese wurden durch die Daten der jeweiligen Adresse dauerhaft ersetzt.
    Enthält das Serienbrief-Dokument einen Barcode, wird für jedes erstellte Einzeldokument ein eigener Barcode erzeugt.
    Nach der Erstellung der Einzeldokumente wird unter der Schaltfläche Einzeldokumente-Erstellung durchführen der (letzte) Erstellungs-Zeitpunkt gespeichert (z.B. 13.10.2010 14:25). Bei Bedarf kann die Erstellung später erneut durchgeführt werden.
  • Nach Erstellung der Einzeldokumente stehen die folgenden Schaltflächen zur Verfügung:
    Einzeldokumente anzeigen: Zeigt eine Liste der erstellten Einzeldokumente an
    Gesamtdokument erstellen: Fügt die Einzeldokumente zu einem Gesamtdokument zusammen, das in Word bearbeitet/gedruckt werden kann. Das Gesamtdokument wird nicht automatisch in regisafe abgelegt.