Word-Vorlagen verwenden

In regisafe können unterschiedlichste Vorlagen für Word-Dateien mithilfe von regisafe-Standardfunktionen angelegt und verwendet werden.
Das Vorgehen unterscheidet sich in diesem Fall vom Vorgehen ohne regisafe.

Folgendes ist beim Verwenden von Word-Vorlagen in regisafe zu beachten:

• Word-Vorlagen in regisafe sind "ganz normale" Word-Dateien. Word-Vorlagendateien (Format DOT) werden hier nicht verwendet.
• In regisafe als Schriftstücke abgelegte Word-Dateien werden mit dem Befehl Als Standard-Vorlage definieren | Standard-Vorlage für "Word" in die Auswahlfeld-Liste Vorlagen für Schriftstück-Typ "Word" eingetragen.
  Dadurch stehen sie in regisafe als Vorlage zum Neuanlegen von Schriftstücken zur Verfügung (z.B. im Reiter Neu anlegen).
  Neben diesen Standard-Vorlagen für Word können auch Vorlagen für Serienbriefe als Standard-Vorlagen für Word-Serienbriefe oder Textbausteine als Standard-Vorlagen für Word-Autotexte festgelegt werden.
• Für jede in der Auswahlfeld-Liste eingetragene Word-Vorlage können Feldinhalte vorgegeben werden.
  Näheres dazu finden Sie in der Administrator-Dokumentation unter Vorgeben von Feldinhalten für Vorlagen.
• Nur bei Verwendung der Microsoft-Word-Integration:
  Word-Vorlagen können aus zwei Vorlage-Dateien kombiniert werden. Neben dem Vorlage-Schriftstück, das variable Inhalte aufnimmt, können Inhalte, die bei allen Vorlagen identisch sind, wie z.B. Logo oder Fußzeilen, in die Design-Vorlage aufgenommen werden.
  Näheres dazu finden Sie in der Administrator-Dokumentation unter Arbeiten mit Design-Vorlagen.
• Nur bei Verwendung der Microsoft-Word-Integration:
  Word-Vorlagen in regisafe können Fill-in-Felder, Textformular-Felder und Displaybarcode QR-Felder enthalten, mit deren Hilfe der Inhalt von regisafe-Datenfeldern beim Erstellen an die Word-Datei übergeben wird. Dabei ist es nicht nur möglich, Datenfelder des zugehörigen Schriftstücks zu übergeben, es können auch Datenfelder von Objekten übergeben werden, die dem Schriftstück zugeordnet sind (z.B. aus der übergeordneten Akte oder der zugeordneten Adresse).
  Näheres dazu finden Sie in der Administrator-Dokumentation unter Einfügen von regisafe-Datenfeldern über das regisafe-Makro und Einfügen von regisafe-Datenfeldern über die Word-Funktion.
  In den System-Einstellungen Microsoft-Word-Integration | Übergabefelder aus... wird festgelegt, welche Datenfelder generell an Word-Dateien übergeben werden. Durch die Beschränkung auf tatsächlich benötigte Datenfelder an dieser Stelle wird die Performance bei der Erstellung von Word-Dateien gesteigert.
• Nur bei Verwendung der Microsoft-Word-Integration:
  Word-Serienbrief-Vorlagen werden in regisafe als Schriftstück der Art Word Serienbrief erstellt. Sie können neben Fill-in-Feldern, Textformularfeldern und Displaybarcode QR-Feldern (siehe oben) auch Seriendruckfelder enthalten, mit deren Hilfe der Inhalt von regisafe-Adressen oder externen Adress-Datenquellen beim Erstellen an die Word-Datei übergeben wird. Fill-in-Felder können auch Seriendruckfelder aufnehmen.
  
  Bei Verwendung von regisafe-Adressen wird in der System-Einstellung Microsoft-Word-Integration | Übergabefelder aus Adresse bei Serienbriefen festgelegt, welche Seriendruckfelder an Word-Dateien übergeben werden. Durch die Beschränkung auf tatsächlich benötigte Seriendruckfelder an dieser Stelle wird die Performance bei der Erstellung von Word-Dateien gesteigert.

 

Anleitung

So verwenden Sie eine Word-Vorlage in regisafe:

• Öffnen Sie den Schriftstück-Reiter zum Anlegen eines neuen Schriftstücks, indem Sie im Programmreiter Neu anlegen unter der Kategorie Schriftstücke den Eintrag Alle Schriftstück-Arten | Word bzw. ... | Word-Serienbrief wählen und anschließend die gewünschte Vorlage doppelklicken.
  • Sie gelangen ebenfalls in den Programmreiter Neu anlegen, wenn Sie im Programmreiter Finden & Wissen im Kontextmenü eines Objektes in der Trefferliste den Befehl  Neu anlegen |  Schriftstück wählen oder wenn Sie im Start-Menü  Schriftstücke |  Neu anlegen wählen.
  • regisafe öffnet einen neuen Schriftstück-Reiter. Als Schriftstück-Art ist die ausgewählte Vorlage eingetragen (siehe unten links auf dem Reiter).
• Füllen Sie die Felder des Objektreiters wie gewohnt aus und wählen Sie dann OK.
  • Beachten Sie für Briefe, dass der Empfänger im Feld Adresskennung eingetragen sein muss.
    Für Serienbriefe verwenden Sie in der Regel einen Verteiler, den Sie im Feld Adressverteiler eintragen. Falls Sie allerdings einen Serienbrief mit externer Datenquelle erstellen wollen, müssen Sie die Adressfelder leer lassen und beim Speichern des Objektreiters die zugehörige, in regisafe abgelegte Datenquelle auswählen.
  • regisafe speichert den Objektreiter.
    Wenn bei "normalen Briefen" mehrere Adressen, Anschriften oder Ansprechpartner vorhanden sind, bietet regisafe anschließend eine Auswahl an. Ähnliches gilt, falls mehrere Anschriftenformate oder Briefanreden zur Verfügung stehen
    Dann öffnet regisafe die zugehörige Word-Datei auf Basis der hinterlegten Vorlage. Sofern in dieser Vorlage Textformularfelder oder Seriendruckfelder eingetragen sind, werden diese nach dem Öffnen der Datei mit den entsprechenden regisafe-Daten gefüllt.
• Ergänzen Sie die Word-Datei nun nach Bedarf. Anschließend speichern und schließen Sie die Word-Datei.
  • regisafe übernimmt die Änderungen der Word-Datei in das zugehörige Schriftstück.