Schriftstücke einer Sitzung zuordnen

Die Details einzelner Tagesordnungspunkte einer Sitzung werden meist als Schriftstück vorbereitet und in regisafe abgelegt. Damit alle Schriftstücke, die zu einer Sitzung gehören, schnell gefunden werden, kann jedes Schriftstück einer oder mehreren Sitzungen zugeordnet werden.

Erweiterte Möglichkeiten zur Planung, Vorbereitung und Nachbereitung von Sitzungen bis hin zur Abrechnung von Sitzungsgeldern bietet das Anwendungsmodul KommunalPLUS Sitzung!

Anleitung

So ordnen Sie Schriftstücke (Sitzungsvorlagen) einer Sitzung zu:

Gehen Sie vor wie gewohnt, um ein Schriftstück neu anzulegen oder auch um ein bestehendes Schriftstück zu bearbeiten.
Suchen und markieren Sie vor dem Neuanlegen der Sitzungsvorlage die Akte, in welcher Sie - sachlich korrekt - die Sitzungsvorlage ablegen wollen.
- Beim Neuanlegen oder Bearbeiten eines Schriftstücks wird dessen Objektreiter im Detailreiter Allgemein geöffnet.
  Aktenzeichen und Akte/Vorgang werden automatisch eingetragen.
  Füllen Sie die übrigen Standard-Felder so aus, wie Sie es gewohnt sind.
Bearbeiten Sie das Feld Sitzung , um das Schriftstück einer oder mehreren Sitzungen zuzuordnen.
Klicken Sie dazu auf das Pfeilsymbol.
- Ein Kontextmenü wird aufgeklappt, in dem Sie eine Sitzung suchen, neu anlegen oder entfernen können.
- Wird in der Beratungsfolge einer Sitzungsvorlage eine neue Sitzung hinzugefügt, werden alle Unterlagen der zuletzt hinzugefügten Sitzung übernommen. Werden Unterlagen erstmals zu einer von mehreren Sitzungen einer Beratungsfolge hinzugefügt, können die Unterlagen auf alle anderen Sitzungen übertragen werden.
Wählen Sie OK, um das Schriftstück zu speichern.
- Das Schriftstück wird nach Ihren Angaben gespeichert.
  Wenn Sie den Befehl Zugeordnete Sitzungen für das Schriftstück ausführen, werden die festgelegten, zugeordneten Sitzungen angezeigt.
  Umgekehrt wird das bearbeitete Schriftstück angezeigt, sobald Sie den Befehl Zugeordnete Schriftstücke für eine der zugeordneten Sitzungen ausführen.