Sitzung neu anlegen

Zum Neuanlegen einer Sitzung wird der Objektreiter Neu-Sitzung verwendet.

• Um eine neue Sitzung für ein bestimmtes Gremium erstellen zu können, müssen Sie über die Berechtigung Sitzungsverwaltung | Sitzung neu anlegen vom Typ '<Name des Gremiums>' verfügen
• Voraussetzung zum Anlegen einer neuen Sitzung für ein bestimmtes Gremium ist, dass dieses Gremium in der Auswahlfeld-Liste Sitzungsverwaltung | Gremium eingerichtet und der IQ-Server anschließend neu gestartet wurde.
  In der Auswahlfeld-Liste werden das Aktenzeichen für die Sitzung sowie andere Angaben (Raum, Uhrzeit usw.) vorgegeben.
  Falls Sie das Anwendungsmodul KommunalPLUS Sitzung einsetzen, wird dazu eine spezielle Auswahlfeld-Liste verwendet (siehe Dokumentation zu KommunalPLUS Sitzung).

Anleitung

So legen Sie eine neue Sitzung an:

• Öffnen Sie den Programmreiter Neu anlegen und wählen Sie dort im linken Teilfenster die Kategorie Sitzungen.
  Welche alternativen Möglichkeiten gibt es?

  • Im Programmreiter Finden & Wissen im Kontextmenü eines Objekts im Ordnungsbaum oder in einer Trefferliste Neu anlegen | Sitzung und im Untermenü das gewünschte Gremium wählen.
  • Im Programmreiter Start im Start-Menü Sitzungen | Neu anlegen und im Untermenü das gewünschte Gremium wählen.
  • Wenn mehrere Gremien zur Verfügung stehen, werden Sie im rechten Teilfenster angezeigt.
    Falls nur ein Gremium zur Verfügung steht, wird sofort der Sitzungs-Reiter des ausgewählten Gremiums und das Dialogfenster Sitzungsdatum geöffnet. Machen Sie in diesem Fall weiter bei Schritt 3 dieser Anleitung
• Wählen Sie das gewünschte Gremium aus.
  • Der Sitzungs-Reiter des ausgewählten Gremiums wird angezeigt und das Dialogfenster Sitzungsdatum öffnet sich.
    Im Feld Gremium wird automatisch das ausgewählte Gremium angezeigt. Sie können diesen Eintrag nicht ändern.
    
• Wählen Sie das Datum aus, an dem die Sitzung stattfinden soll, oder geben Sie es im Feld Datum ein (zur Eingabe des Datums siehe Datumsformat).
  • Tage, an denen bereits eine Sitzung für den Raum eingetragen ist, werden im Kalender fett angezeigt. Nach Eingabe eines Datums in das Datumsfeld oder nach dem Markieren eines zusammenhängenden Zeitraums im Kalender werden Ihnen bereits eingetragene Sitzungen übersichtlich und chronologisch sortiert im unteren Teil des Dialogfensters angezeigt.
    Sofern an einem Tag mehrere Sitzungen eines Gremiums stattfinden, wird die Sitzungskennung um eine fortlaufende Nummer ergänzt.
• Falls für das Gremium eine Raumvorgabe existiert, wird diese automatisch im Feld Raum eingetragen. Wählen Sie bei Bedarf einen anderen Raum aus.
• Klicken Sie auf OK, um das Sitzungsdatum zu übernehmen.
  • Das Dialogfenster Sitzungsdatum wird geschlossen und der Detailreiter Allgemein des Objektreiters wird im Hintergrund angezeigt. Es öffnet sich der Zuordnungsdialog. Das zuvor markierte Aktenzeichen bzw. das einem Schriftstück zugeordnete Aktenzeichen wird vorgeschlagen.
• Tragen Sie, falls nötig, die erforderlichen Informationen zu Ihrer Sitzung ein:
  Datum, Raum, Uhrzeit, bis, Status, Zugriff und Hinweise.
  
Wie werden diese Informationen eingegeben?

Feld	Bedeutung	Format
Raum	Erlaubt die Auswahl des Sitzungsraums.   Da der Raum bereits im Dialogfenster Sitzungsdatum festgelegt werden kann, ist hier in der Regel keine Änderung mehr nötig.	Auswahl aus der Auswahlfeld-Liste Sitzungsverwaltung | Räume   Falls Sie das Anwendungsmodul KommunalPLUS Sitzung einsetzen, finden Sie die Auswahlfeld-Liste unter KommunalPLUS | Sitzungen.
Datum	Erlaubt die Auswahl oder Eingabe des Sitzungsdatums.   Da das Datum bereits im Dialogfenster Sitzungsdatum festgelegt wurde, ist hier in der Regel keine Änderung mehr nötig.	Auswahl oder Eingabe eines Datums   Siehe Datumsformat
Uhrzeit	Erlaubt die Eingabe des geplanten Beginns der Sitzung.   Oft wird der Beginn der Sitzungen eines Gremiums immer zur selben Uhrzeit eingeplant. Deswegen wird der Beginn durch die Auswahl des Gremiums vorgegeben, sodass hier in der Regel keine Änderung mehr nötig ist.	HH:MM HHMM HH
bis	Erlaubt die Eingabe des geplanten Endes der Sitzung.   Oft wird das Ende der Sitzungen eines Gremiums) immer zur selben Uhrzeit eingeplant. Deswegen wird das geplante Ende durch die Auswahl des Gremiums vorgegeben, sodass hier in der Regel keine Änderung mehr nötig ist.	HH:MM HHMM HH
Status	Erlaubt die Auswahl des Status der Sitzung.   Welche Status zur Auswahl stehen, hängt von den Festlegungen in Ihrer Organisation ab. Meist ist der Status einer neuen Sitzung automatisch durch die Auswahl des Gremiums vorgegeben, sodass hier in der Regel keine Änderung mehr nötig ist.	Auswahl aus der Auswahlfeld-Liste Sitzungsverwaltung | Status   Falls Sie das Anwendungsmodul KommunalPLUS Sitzung einsetzen, finden Sie die Auswahlfeld-Liste unter KommunalPLUS | Sitzungen.
Zugriff	Legt fest, welche Benutzer oder Benutzergruppen auf die Sitzung zugreifen dürfen.   Meist ist der Zugriff auf eine neue Sitzung automatisch durch die Auswahl des Gremiums vorgegeben, sodass hier in der Regel keine Änderung mehr nötig ist.	Festlegung pro Benutzer und/oder Gruppe: Ein Klick = Vollzugriff Zwei Klicks = Lesezugriff Rechtsklick = Auswahl inkl. Detailzugriffe   Nähere Informationen finden Sie unter Vergabe von Zugriffsberechtigungen
Hinweise	Geben Sie hier allgemeine Hinweise zu dieser Sitzung ein. Nach dem Inhalt diesen Feldes kann auch gesucht werden.	Beliebiger Text; Strg+Eingabe erzeugt einen Zeilenumbruch. Alternativ kann man mit einem Doppelklick auf die Feldbezeichnung Hinweise ein spezielles Editor-Fenster öffnen, in dem die Eingabe-Taste einen Zeilenumbruch erstellt.
Sitzung-Art	Die Sitzung-Art kann nachträglich unter Sitzung-Art geändert werden.	Wählen Sie die gewünschte Sitzung-Art aus.

• Die Felder Gremium und Sitzungskennung sind nicht änderbar!
  Wenn Sie das Modul Verwaltungseinheiten einsetzen, wird zusätzlich das Feld Verwaltung angezeigt. Abhängig von den System-Einstellungen der Verwaltungseinheiten wird durch die Zuordnung einer Verwaltung u.U. auch der Zugriff auf die Sitzung automatisch erweitert. Dieses Feld ordnet Basis-Sitzungen einer bestimmten Verwaltung zu. Für abgeleitete Sitzungen ist eine Änderung der Verwaltung nicht sinnvoll.
• Wählen Sie OK, um die Sitzung anzulegen.
• Die Sitzung wird nach Ihren Angaben gespeichert.
• In den Benutzer-Einstellungen der Gruppe Sitzungsverwaltung haben Sie viele Möglichkeiten, persönliche Einstellungen vorzunehmen.
  So können Sie z.B. festlegen, dass nach dem Neuanlegen einer Sitzung sofort das Dialogfenster Sitzungsdatum angezeigt wird, um eine weitere, neue Sitzung anzulegen.
  Eine vollständige Aufstellung der Benutzer-Einstellungen finden Sie unter Einstellungen für die Sitzungsverwaltung.