Akten-Notizen verfassen, ändern und anzeigen

Jede Akte kann neben ihrem Datensatz und den zugeordneten Dateien auch noch individuelle Bearbeitungsnotizen enthalten. Das Vorhandensein von Notizen wird in Listen durch das Symbol in der Spalte Notizen angezeigt.
Bearbeitungsnotizen werden in allen Datensatz-Reitern einer Akte in der Funktionsleiste rechts angezeigt.
Eine Akte kann mehrere Notizen enthalten. Der Zugriff auf einzelne Notizen lässt sich individuell festlegen.

Die Farbgebung von Hintergrund und Text lässt sich über die System-Einstellungen in der Gruppe Bearbeitungsnotizen steuern. Wenn ein Benutzer das Farbschema "Hoher Kontrast" verwendet, werden die definierten Farben grundsätzlich ignoriert und stattdessen die eingestellten Farben des Farbschemas verwendet.

• Immer wiederkehrende Notizen, wie z.B. „Genehmigt“ oder „Ungültig“, können als Bearbeitungsnotizen-Stempel definiert und so der Akte ganz einfach mit zwei Mausklicks hinzugefügt werden. Mehr dazu: Bearbeitungsnotizen-Stempel verwenden .

• Um Notizen hinzufügen zu können, benötigen Sie Änderungsrecht auf die Akte (mindestens das Detail-Recht Workflow/Notizen/Unterschriften ).
• Das Hinzufügen, Ändern und Löschen von Notizen wird im Aktivitätsprotokoll eingetragen.

Anleitung

So fügen Sie einer Akte eine neue Notiz hinzu:

• Stellen Sie sicher, dass das Dialogfenster zum Verfassen einer Notiz geöffnet ist.
• Geben Sie im Reiter Text Ihre Notiz ein.
  Zum Einfügen eines Zeilenumbruchs verwenden Sie die Tastenkombination Strg + Eingabe.
• Wechseln Sie bei Bedarf in den Reiter Extras und setzen Sie nach Wunsch die Markierung Unveränderbar: Diese Notiz kann nicht mehr geändert oder gelöscht werden. Ist diese Markierung gesetzt, kann kein Benutzer die Notiz ändern oder löschen.
  Je nach System-Einstellung für Bearbeitungsnotizen können Sie im Reiter Extras auch die Farben für Hintergrund und Text festlegen.
• Wählen Sie im Feld Folgende Benutzer dürfen diese Notiz sehen die Benutzer aus, die diese Notiz sehen dürfen.
• Wählen Sie OK, um die neue Notiz dem Schriftstück hinzuzufügen.
• Das Dialogfenster wird geschlossen, die Notiz wird dem Schriftstück hinzugefügt und in der Funktionsleiste angezeigt.

 

So ändern Sie eine Notiz:

• Grundsätzlich können Sie nur Ihre eigenen Notizen ändern oder löschen und das auch nur, sofern Sie beim Verfassen der Notiz nicht die Markierung Unveränderbar: Diese Notiz kann nicht mehr geändert oder gelöscht werden gesetzt hatten.

• Stellen Sie sicher, dass das Dialogfenster zum Ändern einer Notiz geöffnet ist.
• Ändern Sie den Text der Notiz, wechseln Sie ggf. im Notiz-Dialogfenster in den Reiter Extras und markieren Sie die Notiz nach Wunsch als unveränderbar, ändern Sie ggf. die Farbgebung oder die zugriffsberechtigten Benutzer.
• Speichern Sie die Änderungen mit OK.
  • Das Dialogfenster wird geschlossen und die geänderte Notiz wird in der Funktionsleiste angezeigt.
• Um eine Notiz zu löschen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Notiz, wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Notiz löschen und bestätigen die folgende Abfrage mit Ja.

 

So zeigen Sie eine umfangreiche Notiz an:

• Klicken Sie mit der linken Maustaste auf die Notiz.
  • Das Dialogfenster Notiz öffnet sich und zeigt den vollständigen Text an.
  • Falls es sich um Ihre eigene Notiz handelt und Sie diese ändern wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche Ändern.

• Schließen Sie das Dialogfenster über die Schaltfläche Schließen.

• Aus jedem geöffneten regisafe-Dialogfenster heraus können Sie das regisafe-Start-Menü öffnen, ohne dazu das Dialogfenster verlassen zu müssen. So können Sie z.B. die Inhalte des Dialogfensters drucken. Um das Start-Menü zu öffnen, klicken Sie im Infobereich der Windows-Taskleiste mit der rechten Maustaste auf das regisafe-Symbol . Alternativ können Sie auch die Taste F10 drücken. In Dialogfenstern, die über eine eigene Menüleiste verfügen, müssen Sie die Taste F10 zweimal drücken, um das Start-Menü anzuzeigen, denn das erste Drücken von F10 aktiviert zunächst das Menü des Dialogfensters.