Akten/Vorgänge wiederfinden

Bestimmte Akten/Vorgänge können Sie im gesamten Aktenplan bequem mithilfe des Verlaufs der Akten/Vorgänge oder auch mit der hierarchischen Suche im Aktenplan schnell wiederfinden.

Anleitung

So suchen Sie eine kürzlich bearbeitete Akte:

• Wählen Sie im Start-Menü  Akten/Vorgänge | Verlauf.
  • Der Reiter Finden & Wissen wird geöffnet und zeigt Ihnen die Akten/Vorgänge, die Sie zuletzt bearbeitet haben, als Trefferliste an.
    Die maximale Anzahl der Akten/Vorgänge in dieser Trefferliste wird in der Benutzer-Einstellung Akten-/Vorgangsverwaltung | Anzahl der Akten/Vorgänge im Verlauf festgelegt. Standardmäßig werden bis zu 40 Akten/Vorgänge angezeigt.
  Markieren Sie die gesuchte Akte und wählen Sie anschließend einen Befehl in der Menüleiste oder im Kontextmenü, um die Akte zu bearbeiten.
  • Falls die gesuchte Akte nicht in der Liste enthalten ist, versuchen Sie eine der anderen Suchmethoden.
    Z.B. die hierarchische Suche (siehe weiter unten) oder auch die Schnellsuche (siehe Akten/Vorgänge suchen (Schnellsuche)).

So suchen Sie hierarchisch im Aktenplan nach Akten/Vorgängen: 

• Starten Sie die hierarchische Suche nach Akten/Vorgängen am besten im Reiter Finden & Wissen.
• Klappen Sie im Teilfenster Ordnung den Aktenplan mithilfe des Symbols soweit auf, dass Sie das Aktenzeichen sehen, in dem Sie die Akte vermutlich abgelegt haben.
• Klappen Sie das Aktenzeichen auf und öffnen Sie anschließend die darunter liegenden Akten/Vorgänge und ggf. auch zugehörige Schriftstücke.
  Mit einem Doppelklick können Sie Akten/Vorgänge und Schriftstücke in der Trefferliste anzeigen lassen.
  • Wenn Sie die gesuchten Objekte noch nicht gefunden haben, kann es sein, dass Sie zumindest ähnliche, zugeordnete Objekte gefunden haben.
    In diesem Fall markieren Sie ein Objekt in der Trefferliste und wählen Sie im Teilfenster Zuordnungen, welche zugeordneten Objekte Sie sehen wollen (z.B. über/untergeordnete Akten/Vorgänge, Schriftstücke, Aktenzeichen).
    Bei Akten/Vorgängen und Schriftstücken ist es oft besonders hilfreich, den Link zu Schriftstücken in derselben Akte, bzw. Akten/Vorgänge im selben Aktenzeichenaufzurufen.
    
    In diesem Beispiel ist in der Trefferliste ein Schriftstück in der Akte 632.61:B 2010-005 markiert.
    Unter Zuordnungen kann jetzt zum einen diese Akte aufgerufen werden und zum anderen können über den Link Schriftstücke alle Schriftstücke in dieser Akte aufgerufen werden.
    

• Sie können innerhalb Ihrer Trefferlisten blättern, indem Sie in der Titelleiste der Trefferliste auf oder klicken. Oder Sie können zu einer bestimmten Trefferliste springen, indem Sie in der Titelleiste auf klicken, wodurch eine Liste aller geöffneten Trefferlisten angezeigt wird.