Akte/Vorgang als Standard-Vorlage definieren 
Sie können Vorlagen, die Sie ständig benötigen, auch als Standard-Vorlage abspeichern bzw. diese Vorlagen Aktenzeichen- und berechtigungsabhängig verwalten.
Wozu ist es nützlich eine Standard-Vorlage zu definieren?
Ein Beispiel aus der öffentlichen Verwaltung:
In Ihrem Aktenplan gibt es Bereiche mit detaillierter Untergliederung, z.B. das Aktenzeichen mit den Gaststätten, darin die Ortsteile, darin die einzelnen Gaststättenbetriebe (Einzelakten), darin die Akten/Vorgänge mit den jeweiligen Vorgängen wie z.B. Schankerlaubnis, Sperrstunde, Ausschank, Gestattungen usw.
In diesem Fall würden Sie für einen Ortsteil nur einen Gaststättenbetrieb mit der gesamten Untergliederung anlegen und für jeden weiteren Ortsteil die gesamte bestehende Ortsteil-Akte mit der darin enthaltenen Gaststätten-Einzelakte als Vorlage verwenden. Für jede weitere Gaststätte können Sie dann innerhalb der Ortsteil-Akte die Gaststätten-Einzelakte mit der gesamten Untergliederung als Vorlage verwenden.
Für häufig wiederkehrendes Neuanlegen eines bestimmten Aktenbereiches können Sie solch eine Musteruntergliederung als Standard-Vorlage definieren und jederzeit beim Neuanlegen einer Akte auf diese Vorlage zurückgreifen.
Für eine einmalige Übernahme einer bestehenden Gliederung dagegen genügt es, den Befehl Akte/Vorgang kopieren zu benutzen.
Wie wird das Dialogfenster zur Definition einer Akten-Vorlage geöffnet?
So öffnen Sie das Dialogfenster zur Definition einer Akten-Vorlage:
- Markieren Sie in einer Akten-Liste die Akte, die Sie als Standard-Vorlage definieren möchten.
- Wählen Sie in der Menüleiste des Listenfensters bzw. Reiters, im Kontextmenü oder im Start-Reitermenü unter
Akten/Vorgänge den Befehl 
Als Standard-Vorlage definieren. - Wählen Sie im Untermenü die Akten-/Vorgangs-Art, für die sie eine Standard-Vorlage erzeugen wollen.
- Um Akten/Vorgänge als Standard-Vorlage definieren zu können, müssen Sie über die Berechtigung Akten-/Vorgangsverwaltung | Vorlagen definieren für Typ ... verfügen.
Anleitung
So definieren Sie eine Akte als Standard-Vorlage:
- Tragen Sie unter Bezeichnung der Vorlage einen eindeutigen Namen für die Standard-Vorlage ein, die später beim Neuanlegen einer Akte zur Auswahl angeboten wird.
- Tragen Sie unter Kategorie den "Ordner" ein, in dem die neue Vorlage später angeboten wird.
Hierarchische Ordner geben Sie an, indem Sie die einzelnen Ebenen durch "\" trennen (z.B. EDV\Stuttgart)
Ohne Angabe der Kategorie wird die Vorlage direkt auf der obersten Ebene angeboten.- Durch die Angabe eines Ordners kann regisafe beim Neuanlegen einer Akte eine hierarchische Auswahl anbieten. Näheres dazu finden Sie unter Reiter "Neu anlegen" verwenden.
- Durch die Angabe eines Ordners kann regisafe beim Neuanlegen einer Akte eine hierarchische Auswahl anbieten. Näheres dazu finden Sie unter Reiter "Neu anlegen" verwenden.
- Legen Sie unter Abhängigkeit fest, ob die Vorlage nur in einem bestimmten Bereich des Aktenplans angeboten werden soll. Verwenden Sie die Form Aktenzeichen=<Bereich>. (Es kann nur einAktenzeichen angegeben werden!)
Beispiel: Eine Vorlage, die nur in Aktenzeichen angeboten werden soll, die mit "61" beginnen, erhält hier den Eintrag Aktenzeichen=61.
Darüber hinaus kann eine Abhängigkeit auch für beliebige Datenfelder eingetragen werden (z.B. Verwaltung=Regishausen). - Legen Sie unter Zugriff fest, welche Benutzer oder Benutzergruppen diese Vorlage später verwenden dürfen.
- Im Reiter Vorlage-Akte/Vorgang wird die Akte angezeigt, die als Standard-Vorlage definiert ist. Es lässt sich hier bei Bedarf auch eine andere Akte zuordnen. Normalerweise dient dieser Reiter aber nur der Information.
- Im Reiter Vorlage-Akte/Vorgang wird die Akte angezeigt, die als Standard-Vorlage definiert ist. Es lässt sich hier bei Bedarf auch eine andere Akte zuordnen. Normalerweise dient dieser Reiter aber nur der Information.
- Speichern Sie die neue Standard-Vorlage mit OK.
- regisafe speichert die Standard-Vorlage nach Ihren Angaben in der Auswahlfeld-Liste Vorlagen für Akte/Vorgang-Typ 'Akte/Vorgang-Vorlage'. Beim nächsten Neuanlegen einer Akte wird diese Vorlage angeboten.
Eine Änderung der Abhängigkeit usw. der Vorlage ist über die Auswahlfeld-Liste möglich!
Beispiel:
Die folgende Akten-Vorlage wird künftig unter dem Namen Personalakte in der Kategorie Verwaltung angeboten. Alle Benutzer können diese Vorlage verwenden, wenn sie eine neue Akte unterhalb des Aktenzeichens 33 anlegen wollen.
