Auswahlfeld-Liste "Ablage" bearbeiten 
Die Konfiguration der automatischen Ablage von Anordnungen und Bescheiden ist eine Grundvoraussetzung für die OK.FIS-Integration.
Die einzelnen Einträge der Auswahlfeld-Liste Ablage legen für unterschiedliche Dokumentarten, die aus OK.FIS importiert werden, unter anderem das Aktenzeichen, den Zugriff oder den Beschreibungstext fest.

So öffnen Sie den Reiter "Auswahlfeld-Listen":
- Wählen Sie im Start-Menü
Programm |
Auswahlfeld-Listen.
- Der Reiter
Auswahlfeld-Listen wird geöffnet.
- Der Reiter
- Wählen Sie unter Auswahlfeld-Listen die gewünschte Auswahlfeld-Liste.
- Die aktuellen Einträge der Auswahlfeld-Liste werden auf der rechten Seite angezeigt.
- Um eine bestimmte Auswahlfeld-Liste bearbeiten zu können, müssen Sie über die Berechtigung Auswahlfeld-Listen | Die Liste <Name der Liste> bearbeiten verfügen.
Anleitung
So bearbeiten Sie einen Eintrag der Auswahlfeld-Liste "Ablage":
- Stellen Sie sicher, dass Sie in der Auswahlfeld-Liste Ablage einen bestehenden oder neuen Eintrag geöffnet haben.
Jeder Eintrag definiert eine bestimmte Dokumentenart und deren besondere Ablagekriterien. - Legen Sie im Reiter Allgemein die grundlegenden Ablagekriterien der betreffenden Belege fest.
Dazu gehören der Name des Ablagekriteriums (i.d.R. = Belegart ) und das Aktenzeichen zur Ablage dieser Belege. - Sofern für Anordnungen bestimmter Mandanten in der Auswahlfeld-Liste Mandanten ein abweichendes Aktenzeichen angegeben ist, kann dieses mithilfe des Übergabefeldes [Mandantendaten.Aktenzeichen] hier eingetragen werden.
- Legen Sie im Reiter Schriftstück fest, mit welchen Daten Anordnungen oder Bescheide automatisch als Schriftstück abgelegt werden sollen.
Zu den Angaben gehören unter anderem Text/Beschreibung und Zugriff. - An dieser Stelle eingetragene Benutzer werden in alle Schriftstücke eingetragen, die auf Basis dieses Ablagekriteriums abgelegt werden.
Wenn kein sinnvoller Eintrag möglich ist, können Sie diese Felder auch leer lassen. - Neben den OK.FIS-Übergabefeldern kann hier auch [Aktuelles Datum] verwendet werden.
- Hier muss zwingend dieselbe Identifikation verwendet werden, die auch in der zugehörigen Capture-Regel eingetragen ist, damit eine spätere Zuordnung via Schriftgut-Scanner Capture möglich ist!
- Legen Sie im Reiter Akte/Vorgang fest, in welchen Akten/Vorgängen die Dokumente abgelegt werden sollen.
Nutzen Sie dazu die Schaltflächen Neu, Ändern und Löschen. - Geben Sie im Reiter Zugriff ein, wer diesen Eintrag der Auswahlfeld-Liste verwenden bzw. bearbeiten darf.
- Beachten Sie, dass zum Nachscannen entsprechender Dokumente mindestens ein Lesezugriff für den Benutzer gesetzt sein muss, der den Scanvorgang durchführt!
- Speichern Sie den Eintrag der Auswahlfeld-Liste Ablage mit OK.
- Der Eintrag wird nach Ihren Angaben gespeichert und steht ab sofort zum automatischen Import von Dokumenten aus OK.FIS zur Verfügung.

Feld | Bedeutung | Format |
Eintrag |
Legt den Namen des Ablagekriteriums fest. Alle Einträge der Auswahlfeld-Liste Ablage stehen in den System-Einstellungen zur Zuordnung zu einzelnen Dokumentenarten zur Verfügung. |
Beliebiger Text |
Aktenzeichen |
Legt das Aktenzeichen fest, in dem die Dokumente automatisch aufgrund dieses Ablagekriteriums abgelegt werden. |
Beliebiges Aktenzeichen |

Feld | Bedeutung | Format |
Zugriff auf das Schriftstück |
Legt fest, welche Benutzer oder Benutzergruppen auf die abzulegenden Schriftstücke zugreifen dürfen. |
Festlegung pro Benutzer und/oder Gruppe: Ein Klick = Vollzugriff Zwei Klicks = Lesezugriff Rechtsklick = Auswahl inkl. Detailzugriffe
|
Text/Beschreibung für Schriftstück |
Beschreibt den Inhalt des Schriftstücks. Die Beschreibung sollte den Inhalt des Schriftstücks möglichst kurz und prägnant zusammenfassen. Nach jedem Begriff in diesem Feld kann gesucht werden. Dieser Text sollte sinnvollerweise auf Basis der übergebenen Datenfelder aus OK.FIS gebildet werden. |
Beliebiger Text, ergänzt durch Datenfelder.
|
Sachbearbeiter bzw. Ersteller bzw. Verantwortlicher/ Unterzeichner |
Legt fest, welche Benutzer oder Benutzergruppen als Sachbearbeiter, Ersteller oder Verantwortliche in das Schriftstück eingetragen werden sollen. |
Auswahl von Benutzern und/oder Gruppen
Strg-Taste = Mehrfachauswahl |
Datum bzw. Änderungsdatum |
Dieses Feld enthält das Erstellungs- bzw. Änderungsdatum des Schriftstücks. Diese Angaben können auch auf Basis der übergebenen Datenfelder aus OK.FIS gebildet werden. |
Eingabe oder Auswahl eines Datums bzw.
|
Aufbewahrungsfrist für Schriftstück |
Legt die Aufbewahrungsfrist fest, die OK.FIS-Dokumente automatisch aufgrund dieses Ablagekriteriums erhalten sollen. |
Auswahl aus der Auswahlfeld-Liste Aufbewahrungsfristen (siehe dazu: Datumsformat) |
Kategorie |
Legt die Kategorie(n) fest, die OK.FIS-Dokumente automatisch aufgrund dieses Ablagekriteriums erhalten sollen. |
Auswahl aus der Auswahlfeld-Liste Schriftstück-Kategorie
Mehrfachauswahl ist möglich |
Bearbeitungsstatus |
Legt den Bearbeitungsstatus fest, den OK.FIS-Dokumente automatisch aufgrund dieses Ablagekriteriums erhalten sollen. |
Auswahl aus der Auswahlfeld-Liste Bearbeitungsstatus |
Schriftstück-Art |
Legt die Schriftstück-Art fest. Anordnungen: |
Auswahl aus der Liste der verfügbaren Arten |
Schriftstück-identifikation |
Legt die eindeutige Identifikation fest. Sinnvollerweise sollte die Identifikation auf Basis eines eindeutigen übergebenen Datenfeldes gebildet werden. |
Beliebiger Text, ergänzt durch Datenfelder
|
Farb-Kennzeichnung | Legt die Farbe fest, die das Schriftstücksymbol dieses Schriftstücks in allen Listen-Fenstern hinterlegt. | Auswahl der Farbe |
Textfarbe | Legt die Farbe für den Text des Schriftstücks fest, die in allen Listen-Fenstern verwendet wird. | Auswahl der Farbe |
Volltextindizierung | Legt fest, ob auf diese Weise abgelegte Schriftstücke für die Volltext-Recherche zur Verfügung stehen sollen. | Auswahl durch Markierung |

Feld | Bedeutung |
Neu |
Öffnet das Dialogfenster Akte/Vorgang zur Erfassung einer neuen Akte. |
Ändern |
Öffnet das Dialogfenster Akte/Vorgang zur Änderung einer markierten Akte. Eine Anleitung zur Verwendung dieses Dialogfensters finden Sie unter Akte/Vorgang erfassen. |
Löschen | Löscht eine markierte Akte aus der Liste. |

Im Reiter Allgemein des Ablagekriteriums wird die Dokumentenart und das zugehörige Aktenzeichen angegeben.
Im Reiter Schriftstück des Ablagekriteriums wird bestimmt, mit welchen Angaben das Schriftstück abgelegt wird.
Im Reiter Akte/Vorgang des Ablagekriteriums wird bestimmt, in welcher Akte das Schriftstück abgelegt wird.
Existiert die Akte noch nicht, wird diese angelegt.