Auswahlfeld-Liste "Ablage" bearbeiten

Die Konfiguration der automatischen Ablage von Anordnungen und Bescheiden ist eine Grundvoraussetzung für die OK.FIS-Integration.
Die einzelnen Einträge der Auswahlfeld-Liste Ablage legen für unterschiedliche Dokumentarten, die aus OK.FIS importiert werden, unter anderem das Aktenzeichen, den Zugriff oder den Beschreibungstext fest.

Wo werden die Inhalte der Auswahlfeld-Liste festgelegt?

So öffnen Sie den Reiter "Auswahlfeld-Listen":

1. Wählen Sie im Start-Menü Programm | Auswahlfeld-Listen.
   1. Der Reiter  Auswahlfeld-Listen wird geöffnet.
2. Wählen Sie unter Auswahlfeld-Listen die gewünschte Auswahlfeld-Liste.
   1. Die aktuellen Einträge der Auswahlfeld-Liste werden auf der rechten Seite angezeigt.
3. Um eine bestimmte Auswahlfeld-Liste bearbeiten zu können, müssen Sie über die Berechtigung Auswahlfeld-Listen | Die Liste <Name der Liste> bearbeiten verfügen.

Anleitung

So bearbeiten Sie einen Eintrag der Auswahlfeld-Liste "Ablage":

• Stellen Sie sicher, dass Sie in der Auswahlfeld-Liste Ablage einen bestehenden oder neuen Eintrag geöffnet haben.
  Jeder Eintrag definiert eine bestimmte Dokumentenart und deren besondere Ablagekriterien.
• Legen Sie im Reiter Allgemein die grundlegenden Ablagekriterien der betreffenden Belege fest.
  Dazu gehören der Name des Ablagekriteriums (i.d.R. = Belegart ) und das Aktenzeichen zur Ablage dieser Belege.
Wie werden diese Informationen eingegeben?

Feld	Bedeutung	Format
Eintrag	Legt den Namen des Ablagekriteriums fest. Alle Einträge der Auswahlfeld-Liste Ablage stehen in den System-Einstellungen zur Zuordnung zu einzelnen Dokumentenarten zur Verfügung.	Beliebiger Text
Aktenzeichen	Legt das Aktenzeichen fest, in dem die Dokumente automatisch aufgrund dieses Ablagekriteriums abgelegt werden. Sofern für Anordnungen bestimmter Mandanten in der Auswahlfeld-Liste Mandanten ein abweichendes Aktenzeichen angegeben ist, kann dieses mithilfe des Übergabefeldes [Mandantendaten.Aktenzeichen] hier eingetragen werden.	Beliebiges Aktenzeichen

• Legen Sie im Reiter Schriftstück fest, mit welchen Daten Anordnungen oder Bescheide automatisch als Schriftstück abgelegt werden sollen.
  Zu den Angaben gehören unter anderem Text/Beschreibung und Zugriff.
Wie werden diese Informationen eingegeben?

Feld	Bedeutung	Format
Zugriff auf das Schriftstück	Legt fest, welche Benutzer oder Benutzergruppen auf die abzulegenden Schriftstücke zugreifen dürfen.	Festlegung pro Benutzer und/oder Gruppe: Ein Klick = Vollzugriff Zwei Klicks = Lesezugriff Rechtsklick = Auswahl inkl. Detailzugriffe   Nähere Informationen finden Sie unter Vergabe von Zugriffsberechtigungen
Text/Beschreibung für Schriftstück	Beschreibt den Inhalt des Schriftstücks. Die Beschreibung sollte den Inhalt des Schriftstücks möglichst kurz und prägnant zusammenfassen. Nach jedem Begriff in diesem Feld kann gesucht werden. Dieser Text sollte sinnvollerweise auf Basis der übergebenen Datenfelder aus OK.FIS gebildet werden.	Beliebiger Text, ergänzt durch Datenfelder. Eine Liste der Datenfelder finden Sie unter Übergabefelder für OK.FIS-Belege.
Sachbearbeiter bzw. Ersteller bzw. Verantwortlicher/ Unterzeichner	Legt fest, welche Benutzer oder Benutzergruppen als Sachbearbeiter, Ersteller oder Verantwortliche in das Schriftstück eingetragen werden sollen. An dieser Stelle eingetragene Benutzer werden in alle Schriftstücke eingetragen, die auf Basis dieses Ablagekriteriums abgelegt werden. Wenn kein sinnvoller Eintrag möglich ist, können Sie diese Felder auch leer lassen.	Auswahl von Benutzern und/oder Gruppen   Strg-Taste = Mehrfachauswahl
Datum bzw. Änderungsdatum	Dieses Feld enthält das Erstellungs- bzw. Änderungsdatum des Schriftstücks. Diese Angaben können auch auf Basis der übergebenen Datenfelder aus OK.FIS gebildet werden. Neben den OK.FIS-Übergabefeldern kann hier auch [Aktuelles Datum] verwendet werden.	Eingabe oder Auswahl eines Datums bzw. Eingabe eines Datenfeldes Eine Liste der Datenfelder finden Sie unter Übergabefelder für OK.FIS-Belege
Aufbewahrungsfrist für Schriftstück	Legt die Aufbewahrungsfrist fest, die OK.FIS-Dokumente automatisch aufgrund dieses Ablagekriteriums erhalten sollen.	Auswahl aus der Auswahlfeld-Liste Aufbewahrungsfristen oder Datumsangabe (siehe dazu: Datumsformat)
Kategorie	Legt die Kategorie(n) fest, die OK.FIS-Dokumente automatisch aufgrund dieses Ablagekriteriums erhalten sollen.	Auswahl aus der Auswahlfeld-Liste Schriftstück-Kategorie   Mehrfachauswahl ist möglich
Bearbeitungsstatus	Legt den Bearbeitungsstatus fest, den OK.FIS-Dokumente automatisch aufgrund dieses Ablagekriteriums erhalten sollen.	Auswahl aus der Auswahlfeld-Liste Bearbeitungsstatus
Schriftstück-Art	Legt die Schriftstück-Art fest. Anordnungen: OK.FIS-Anordnung Aufträge: OK.FIS-Auftrag Kassenbelege: OK.FIS-Kasse Veranlagungen: OK.FIS-Veranlagung	Auswahl aus der Liste der verfügbaren Arten
Schriftstück-identifikation	Legt die eindeutige Identifikation fest. Sinnvollerweise sollte die Identifikation auf Basis eines eindeutigen übergebenen Datenfeldes gebildet werden. Beispiel: OK.FIS [Dokumentennummer] Hier muss zwingend dieselbe Identifikation verwendet werden, die auch in der zugehörigen Capture-Regel eingetragen ist, damit eine spätere Zuordnung via Schriftgut-Scanner Capture möglich ist!	Beliebiger Text, ergänzt durch Datenfelder Eine Liste der Datenfelder finden Sie unter Übergabefelder für OK.FIS-Belege
Farb-Kennzeichnung	Legt die Farbe fest, die das Schriftstücksymbol dieses Schriftstücks in allen Listen-Fenstern hinterlegt.	Auswahl der Farbe
Textfarbe	Legt die Farbe für den Text des Schriftstücks fest, die in allen Listen-Fenstern verwendet wird.	Auswahl der Farbe
Volltextindizierung	Legt fest, ob auf diese Weise abgelegte Schriftstücke für die Volltext-Recherche zur Verfügung stehen sollen.	Auswahl durch Markierung

• Legen Sie im Reiter Akte/Vorgang fest, in welchen Akten/Vorgängen die Dokumente abgelegt werden sollen.
  Nutzen Sie dazu die Schaltflächen Neu, Ändern und Löschen.
Welche Auswirkungen haben diese Schaltflächen?

Feld	Bedeutung
Neu	Öffnet das Dialogfenster Akte/Vorgang zur Erfassung einer neuen Akte. Eine Anleitung zur Verwendung dieses Dialogfensters finden Sie unter Akte/Vorgang erfassen.
Ändern	Öffnet das Dialogfenster Akte/Vorgang zur Änderung einer markierten Akte. Eine Anleitung zur Verwendung dieses Dialogfensters finden Sie unter Akte/Vorgang erfassen.
Löschen	Löscht eine markierte Akte aus der Liste.

• Geben Sie im Reiter Zugriff ein, wer diesen Eintrag der Auswahlfeld-Liste verwenden bzw. bearbeiten darf.
  • Beachten Sie, dass zum Nachscannen entsprechender Dokumente mindestens ein Lesezugriff für den Benutzer gesetzt sein muss, der den Scanvorgang durchführt!
• Speichern Sie den Eintrag der Auswahlfeld-Liste Ablage mit OK.
• Der Eintrag wird nach Ihren Angaben gespeichert und steht ab sofort zum automatischen Import von Dokumenten aus OK.FIS zur Verfügung.

Beispiel:

Im Reiter Allgemein des Ablagekriteriums wird die Dokumentenart und das zugehörige Aktenzeichen angegeben.

Im Reiter Schriftstück des Ablagekriteriums wird bestimmt, mit welchen Angaben das Schriftstück abgelegt wird.

Im Reiter Akte/Vorgang des Ablagekriteriums wird bestimmt, in welcher Akte das Schriftstück abgelegt wird.
Existiert die Akte noch nicht, wird diese angelegt.