Detailreiter "Allgemein" bearbeiten
Der Detailreiter Allgemein des Hauptreiters Definition enthält die wesentlichen Daten der jeweiligen Workflow-Definition und deren genauen Einsatzgebiete.
Der Reiter ist in drei Bereiche aufgeteilt: Workflow-Definition, Objekt-Typen und Verwendungsmöglichkeiten.
Anleitung
So bearbeiten Sie den Detailreiter "Allgemein":
- Stellen Sie sicher, dass im Hauptreiter Definition der Detailreiter Allgemein angezeigt wird.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Ändern im Detailreiter Allgemein, wenn Sie diesen Bearbeiten möchten.
- Tragen Sie zunächst alle ggf. zwingend erforderlichen Informationen zur Workflow-Definition ein.
Wie wird diese Information eingegeben?
- Das Feld Name beinhaltet den Namen der Workflow-Definition, dieser kann nicht bearbeitet werden. Um eine Workflow-Definition umzubenennen, muss der Befehl Umbenennen im Menü oder im Kontextmenü Definition verwendet werden.
Feld Bedeutung Format Beschreibung Hier können Sie die optionale Beschreibung des Workflows erfassen.
Beliebiger Text Zugriff Legt fest, welche Benutzer oder Benutzergruppen auf diese Workflow-Definition zugreifen dürfen.
Benutzer mit Lesezugriff sehen diese Workflow-Definition und können auf deren Workflow-Durchläufe zugreifen.
Benutzer mit Vollberechtigung können zusätzlich diese Workflow-Definition ändern und den Workflow aktivieren, deaktivieren oder löschen.Festlegung pro Benutzer und/oder Gruppe:
Ein Klick = Vollzugriff
Zwei Klicks = Lesezugriff
Rechtsklick = Auswahl inkl. Detailzugriffe
- Nur aktive Workflows werden dem Benutzer zur Auswahl angeboten. Beim Dokumenteneingang werden Workflow-Durchläufe zu diesem Workflow nur verarbeitet, wenn er aktiv ist.
- Alle aktiven oder inaktiven Workflows werden ihnen im Navigationsbereich unter der Kategorie Status angezeigt.
Feld Bedeutung Format Aktiv Legt fest, ob der Workflow aktiv ist.
Workflow-Durchläufe dieses Workflows werden nur verarbeitet, wenn dieser aktiv ist.Setzen oder Löschen der Markierung - Wählen Sie für welche Objekt-Typen der Workflow genutzt werden soll.
- Bei Verwendung des Dokumenteneingangs ohne lizenziertes Modul Workflow steht hier nur "Schriftstücke" zur Verfügung, ansonsten wird zusätzlich für alle in der regisafe-Installation verfügbaren Objekt-Typen jeweils ein Markierungsfeld angeboten, sofern die System-Einstellung Workflow verfügbar der jeweiligen Organisationsstruktur eingeschaltet ist.
- Bei Objekt-Typen, welche über unterschiedliche Arten verfügen (bei Akten/Vorgänge z.B. "Personalakte", *"Fahrzeugakte", bei Schriftstücken z.B. "Word", "Excel", "Posteingang") wird bei lizenziertem Modul Workflow und bei gesetztem Markierungsfeld des jeweiligen Objekt-Typs zusätzlich ein Auswahlfeld für die nutzbaren Arten angeboten. Hierbei ist eine Mehrfachauswahl mit gedrückter Strg-Taste möglich. Zudem steht der Eintrag "Alle Arten" zur Verfügung.
- Wählen Sie unter welcher Verwendungsmöglichkeiten die Workflow-Definition genutzt werden soll.Wie wird diese Information eingegeben?
Feld Bedeutung Format Zuordnung zu vorhandenen Objekten Legt fest, dass der Benutzer diesen Workflow einem vorhandenen Objekt zuordnen kann, z.B. über das Untermenü 
Workflow starten des Kontextmenüs oder über Neuen Workflow starten im Detailreiter Workflow eines Objekts.Markierung Zuordnung zu Vorlagen für die Neuerstellung von Objekten Legt fest, dass dieser Workflow beim Definieren einer Vorlage zur Auswahl angeboten wird. (Die Festlegung erfolgt über Programm | Auswahlfeld-Listen, in der jeweiligen Kategorie des Objekt-Typs in den Listen Vorlagen für ... im Feld Workflow starten).
So besteht die Möglichkeit, dass bei Neuerstellung eines Objekts mit dieser Vorlage dieser Workflow automatisch gestartet wird.Markierung Zuordnung zu Bearbeitungsstatus Legt fest, dass dieser Workflow beim Definieren eines Bearbeitungsstatus zu einem Objekt angeboten wird (Festlegung erfolgt über Dialogfenster Funktionen für Status... im Reiter Workflow im Feld Workflow starten).
So besteht die Möglichkeit, dass beim Setzen dieses Bearbeitungsstatus zu einem Objekt automatisch dieser Workflow gestartet wird.
Markierung - Wenn das Modul Workflow nicht lizenziert ist, ist die Option Dokumenteneingang die einzige verfügbare Verwendungsmöglichkeit, die Optionen Zuordnung zu vorhandenen Objekten, Zuordnung zu Vorlagen für die Neuerstellung von Objekten und Zuordnung zu Bearbeitungsstatus stehen in diesem Fall nicht zur Verfügung.
- Dieses Feld steht nur zur Auswahl, wenn Datenlager definiert wurden. Wurden keine Datenlager definiert, so wird hier standardmäßig das Datenlager Allgemein vorgegeben.
- Dieses Datenlager sollte möglichst bereits das Datenlager sein, in dem die Schriftstücke durch die Verarbeitung der Workflows abgelegt werden, da ansonsten beim Ablegen eine zeitaufwändige Datenlager-Verschiebung durchgeführt werden muss.
Feld Bedeutung Format Dokumenteneingang Legt fest, dass mit dieser Workflow-Definition neue Dokumente über die Dokumenteneingangslösung aufgenommen werden können. Ist diese Markierung gesetzt, werden darunter die Felder Datenlager für eingehende Schriftstücke und Dateispeicher für eingehende Schriftstücke angeboten.
Datenlager für eingehende Schriftstücke:
Legt fest, in welchem Datenlager die eingehenden Schriftstücke angelegt werden.
Dateispeicher für eingehende Schriftstücke:
Hier wird festgelegt, auf welchem Server die angehängten Schriftstück-Dateien gespeichert werden.
Für jeden regisafe-Arbeitsplatz hat der Administrator vorgegeben, welcher Dateispeicher als Standard verwendet wird. Aus diesem Grund muss das Feld Dateispeicher in der Regel nicht geändert werden.Markierung
Auswahl aus vorgegebener Liste
(Liste generiert sich aus den in regisafe definierten Datenlager)
Auswahl der vorgegebenen Dateispeicher
- Speichern Sie die Daten mit OK.