Metadatenkategorie "Objekte"

In den Metadaten eines Workflow-Durchlaufs wird unter der Kategorie Objekte jedes zugeordnete Objekt (Schriftstück, Akten/Vorgang etc.) eingetragen.

Die beim Start des Workflows zugeordneten Objekte werden nach dem Objekt-Typ benannt, z.B. "Schriftstück" oder "Akte/Vorgang" (Sonderzeichen sind in den Namen nicht erlaubt und werden daher automatisch entfernt). Ist beim Start mehr als ein Objekt desselben Typs zugeordnet, werden diese durchnummeriert, z.B. "Schriftstück2", "Schriftstück3".

Weitere Objekte, können mittels Workflow-Schritten z.B. durch Aktionen wie Objekt anlegen/aktualisieren oder Objekt suchen hinzugefügt werden. Hierbei kann der Name für den Eintrag in den Metadaten frei gewählt werden.

Unter der Kategorie Objekte werden pro Objekt-Typ die einzelne Datensatzfelder angezeigt, deren Werte beispielsweise in Bedingungen oder anderen Aktionen genutzt werden können. Durch Aktionen wie Objekt anlegen/aktualisieren (z.B. "Akte/Vorgang anlegen/aktualisieren") oder Objekt suchen (z.B. "Adresse suchen") werden alle dort angegebenen Datensatzfelder auch in die Metadaten aufgenommen.

• Für die beim Start des Workflows zugeordneten Objekte werden standardmäßig keine Datensatzfelder in die Metadaten aufgenommen.

• Über die Aktion Datensatzfelder einlesen bzw. Schriftstück-Datensatzfelder einlesen können beliebige Datensatzfelder der Objekte in die Metadaten aufgenommen werden.
• Wird ein bereits in den Metadaten enthaltenes Datensatzfeld durch einen Workflow-Schritt geändert, wird der Wert hierzu in den Metadaten ebenfalls automatisch geändert.

Nach der Durchführung eines Benutzer-Arbeitsschritts werden alle zugeordneten Objekte auf Änderungen überprüft und ggf. hierzu vorhandene Metadaten aktualisiert, so dass auch Änderungen an Objekten, die unabhängig von einem Workflow-Schritt vorgenommen wurden, sich automatisch in den Metadaten widerspiegeln.