Workflow anzeigen 
Bei Verwendung des Moduls Workflow können in allen Organisationsstrukturen im Detailreiter Workflow automatisch alle laufenden und abgeschlossenen Workflow-Durchläufe zu einem Objekt angezeigt sowie ein neuer Workflow gestartet werden.
- Einstellung:
Ob der Detailreiter Workflow angezeigt werden kann, hängt von folgender System-Einstellung ab:
Workflow verfügbar - Der Detailreiter ist standardmäßig ausgeblendet, kann aber über die Reiter- und Fensterliste per Pfeilssymbol aufgerufen sowie über den Befehl Reiter anpassen standardmäßig eingeblendet werden.
Der Detailreiter Workflow ist in folgende Bereiche unterteilt:
- Listenbereich Workflow-Durchläufe
Auf der linken Seite werden im Listenbereich Workflow-Durchläufe alle laufenden und abgeschlossenen Workflow-Durchläufe zu diesem Objekt angezeigt, wobei die neuesten Workflow-Durchläufe als erstes angezeigt werden.- In der ersten Zeile steht linksbündig der Name des Workflows (dies ist die letzte Ebene des Namens der Workflow-Definition).
Dieser Name wird in Fettschrift dargestellt, wenn dieser Workflow gerade läuft bzw. sich in der Warteschlange für die Verarbeitung befindet. - Rechtsbündig wird das Datum und die Uhrzeit des Starts dieses Workflows angezeigt.
- In der zweiten Spalte wird linksbündig der aktuelle Status dieses Workflows angezeigt, z.B. "Läuft" oder "Erfolgreich beendet".
- Bei bereits abgeschlossenen Workflows wird rechtsbündig das Datum und die Uhrzeit des Abschlusses des Workflow-Durchlaufs angezeigt.
Jeder Workflow-Durchlauf wird in einem zweizeiligen Eintrag angezeigt:
- In der ersten Zeile steht linksbündig der Name des Workflows (dies ist die letzte Ebene des Namens der Workflow-Definition).
- Die Liste der Workflow-Durchläufe wird nicht angezeigt, wenn das Objekt innerhalb der Objektanzeige des Programmreiters Aufgaben geöffnet ist. Stattdessen wird in diesem Fall grundsätzlich der Workflow-Durchlauf angezeigt, zu dem die gerade bearbeitete Aufgabe gehört.
- Detailbereich Workflow-Diagramm / Status/Protokoll
Im Detailbereich werden in einzelnen Detailreiter alle weiteren Informationen wie z.B. Diagramm, Status und Protokoll angezeigt.
Anleitung
So blenden Sie den Detailreiter "Workflow" dauerhaft ein:
- Öffnen Sie die Reiter- und Fensterliste, indem Sie auf das Pfeilsymbol rechts der angezeigten Detailreiter klicken.
- Wählen Sie in der Reiter- und Fensterliste den Befehl Reiter anpassen...
- Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem alle in Ihrer Installation zur Verfügung stehenden Programmreiter aufgelistet sind.
- Markieren Sie in diesem Dialogfenster den Eintrag Workflow.
- Legen Sie über die Pfeilschaltflächen unterhalb der Liste die Position des Reiters innerhalb der Reihe der Detailreiter fest.
- Klicken Sie auf OK.
- Der Detailreiter Workflow wird nun ständig angezeigt.
Wie wird der Detailreiter "Diagramm" angezeigt?
- Wählen Sie im Listenbereich Workflow-Durchläufe den Workflow-Durchlauf aus, zu welchem Sie sich das Workflow-Diagramm anzeigen wollen.
- Auf der rechten Seite wird das dazugehörige grafische Workflow-Diagramm im Detailreiter Diagramm zum ausgewählten Workflow-Durchlauf angezeigt.
- Besteht die Workflow-Definition aus mehreren Workflows, wird über dem Diagramm ein Auswahlfeld Workflow zur Auswahl eines dieser Workflows angeboten. Zusätzlich wird diese Auswahl um ein Informationsfeld Status ergänzt, in dem zu dem ausgewählten Workflow angegeben wird, ob dieser gerade aktiv ist (momentan durchlaufen wird), bereits abgeschlossen ist oder noch nicht aktiv war.
Farbliche Kennzeichnung
Folgende Bedeutung haben die farblichen Kennzeichnungen innerhalb des Workflow-Diagramms:
- In dem Diagramm werden bereits ausgeführte Workflow-Schritte mit einer grünen Umrandung versehen.
- Noch nicht ausgeführte Workflow-Schritte werden ausgegraut.
- Benutzer-Arbeitsschritte, die momentan auf die Ausführung durch den jeweils zuständigen Benutzer warten, werden durch eine pulsierende orangefarbene Umrandung hervorgehoben.
- Workflow-Schritte, bei welchen ein Fehler aufgetreten ist, sowie Workflow-Schritte, bei denen die Frist abgelaufen ist, werden durch eine rote Umrandung gekennzeichnet.
Wie wird der Detailreiter "Status/Protokoll" angezeigt?
- Wählen Sie im Listenbereich Workflow-Durchläufe den Workflow-Durchlauf aus, über dessen Details Sie sich informieren wollen.
- Auf der rechten Seite im Detailreiter Status/Protokoll wird der dazugehörige Status sowie mögliche Protokollierungen zum ausgewählten Workflow-Durchlauf angezeigt.
- Unter "Status" wird der aktuelle Status angezeigt.
- Ist ein Fehler aufgetreten, wird unter "Fehler" die Fehlermeldung hierzu angezeigt.
- Unter "Protokoll" werden alle bisher durchgeführten Aktivitäten aufgelistet mit einer internen ID (sechsstellige Q-Nummer), der Beschreibung der Aktivität sowie dem dazugehörigen Zeitpunkt.
- Über einen Doppelklick auf einen Protokolleintrag gelangen Sie zum Dialogfenster Protokolleintrag, in welchem Ihnen detailliertere Informationen zu diesem Protokolleintrag angezeigt werden:
- ID (sechsstellige Q-Nummer)
- Zeitpunkt
- Benutzer: Entweder der Name des ausführenden Benutzers oder die Angabe "System" bei serverseitigen Aktivitäten.
- Text: Beschreibung der Aktivität.
- Zusatzinformationen: Eventuell ergänzende Informationen zu dieser Aktivität.
- Neue/geänderte Metadaten: Wenn durch diese Aktivität die Metadaten des Workflow-Durchlaufs geändert wurden, werden hier die neuen/geänderten Metadatenfelder zusammen mit ihren neuen Werten angezeigt.
- Über einen Doppelklick auf einen Protokolleintrag gelangen Sie zum Dialogfenster Protokolleintrag, in welchem Ihnen detailliertere Informationen zu diesem Protokolleintrag angezeigt werden:
- Auf der rechten Seite im Detailreiter Status/Protokoll wird der dazugehörige Status sowie mögliche Protokollierungen zum ausgewählten Workflow-Durchlauf angezeigt.