PDF/A-Konverter Office
Der PDF/A-Konverter Office
Hintergrundinformationen zu PDF/A
Das Format PDF/A stellt eine spezielle Weiterentwicklung des PDF-Formats dar. Im Gegensatz zu diesem eignet sich das Format PDF/A auch zur Langzeitarchivierung elektronischer Dokumente. Die Anforderungen an eine PDF-Datei des Formats PDF/A wurden in ISO-Normen festgelegt. Diese Anforderungen stellen sicher, dass eine PDF/A-Datei auch nach Jahren noch unverändert angezeigt und gedruckt werden kann. Unter anderem darf eine PDF/A-Datei keine Verweise auf andere Dateien enthalten und alle verwendeten Schriftarten müssen in die Datei eingebettet sein.
Die Dateinamens-Erweiterung für PDF-Dateien des Formats PDF/A lautet ebenfalls PDF.
Voraussetzung für den Einsatz des "PDF/A-Konverter Office":
- Dieselben Voraussetzungen wie auch für den PDF/A-Konverter Image-Compressor
- Einbinden des Moduls PDF/A-Konverter Office (IQ-Modul PDFAKonverterOffice) am selben Server, an dem auch PDF/A-Konverter Image-Compressor eingebunden ist.
- Für die Konvertierung von Microsoft-Office-Dokumenten muss die aktuellste Office-Version auf demselben Computer installiert werden, auf dem auch der PDF Compressor installiert ist - inklusive der erforderlichen AddIns (z.B Silbentrennung, Office-Konverter etc), sodass alle Office-Dokument-Typen die konvertiert werden sollen, auch geöffnet werden können. Das AddIn Microsoft Save as PDF or XPS muss ebenfalls installiert werden
- Details zur Funktionsweise und zur Konfiguration der PDF/A-Konvertierung mit dem PDF Compressor finden Sie unter PDF/A-Konverter Image-Compressor.
Der "PDF/A-Konverter Office" ergänzt den "PDF/A-Konverter Image-Compressor" um folgende Konvertierungs-Funktionen:
| Funktion | Beschreibung | Quellformate | Zielformat |
|
Document2PDF |
Konvertierung von Office-Dokumenten nach PDF
|
DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPT, PPTX, ODP, ODT, ODS, RTF, HTML, XML, EML, MSG, TXT |
(*.pdf) |
|
Document2PDFA |
Konvertierung von Office-Dokumenten nach PDF/A
|
DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPT, PPTX, ODP, ODT, ODS, RTF, HTML, XML, EML, MSG, TXT |
PDF/A (*.pdf) |
- Die Konvertierungs-Funktionen werden in der IQ-Server.ini eingetragen. Siehe dazu: Schlüssel "Konvertierung:..."
IQ-Modul "PDFAKonverterOffice"
Am Konvertierungs-IQ-Server muss neben dem PDF/A-Konverter Image-Compressor auch der PDF/A-Konverter Office in der Konfigurationsdatei IQServer.ini eingebunden werden.
Die ergänzenden Konvertierungs-Funktionen werden zusätzlich in den Abschnitt [PDFAKonverterImage] eingetragen.
- Beispiel:
[Module]
PDFAKonverterImage
PDFAKonverterOffice
[PDFAKonverterImage]
Austauschverzeichnis = Temp:PDFADocument
Konvertierung:Image2PDF = Standard
Konvertierung:Image2PDFA = Standard
Konvertierung:Document2PDF = Standard
Konvertierung:Document2PDFA = Standard
OCR = Ja
- Details zu den einzelnen Schlüsseln: siehe Gruppe [PDFAKonverterImage]
Erweiterung des PDF/A-Konverters
Der PDF/A-Konverter bietet mit mit dem IQ-Modul Filemerger eine optionale Erweiterung, mit der beliebige Schriftstücke sortiert in einer gemeinsamen PDF-Datei zusammengefasst und fortlaufend nummeriert und positioniert werden können.
Nach Einbinden der neuen IQ-Module steht die neue Schriftstück-Art Zusammengeführte Datei zur Verfügung.
Ein Schriftstück dieser Art bietet einen eigenen Reiter Inhalt an, in den beliebige Schriftstücke sortiert eingefügt werden können.
Nach Speichern eines solchen Schriftstücks erzeugt der PDF/A-Konverter automatisch eine PDF-Datei auf Basis der Inhaltsliste und versieht diese Datei mit einer fortlaufenden Paginierung.
Zusammengeführte Dateien können unter anderem dazu genutzt werden, um den Inhalt von Akten in einem Dokument zusammenzuführen und zu archivieren oder weiterzuleiten (z.B. als "Gerichtsakte").
- Zurzeit gilt hier allerdings die Einschränkung, dass von jedem Schriftstück der Inhaltsliste jeweils nur die Hauptdatei der einzelnen Schriftstücke in die zusammengeführte PDF-Datei übernommen wird: zusätzliche Dokumentdateien im Schriftstück (Anlagen) und darüber hinausgehende "Metadaten" (z.B. Signaturen) werden zurzeit noch nicht in zusammengeführte Dateien integriert.