Funktionsumfang der Outlook Mailübergabe

Überwachung von Exchange-Postfächern

Konfigurierbare Exchange-Postfächer können überwacht und jedem Postfach ein bestimmter Workflow zugeordnet werden, an den alle in diesem Postfach eingehenden E-Mails übergeben werden.

Die Mails werden als HTML-Datei, samt den angehängten Dateien und einem Satz an Metadaten an den Dokumenteneingang übergeben.

Folgende Metadaten werden übergeben:

• Absender
• Adresse (E-Mail-Adresse des Absenders)
• Anzeigetext (Einzeiliger Anzeigetext, kann z.B. zusätzlich zur E-Mail-Adresse den Anzeigenamen enthalten)
• Antwort-Adressen, falls vorhanden (Liste externer E-Mail-Adressen, die für Antworten genutzt werden sollen)
• Empfänger
• Adressen (E-Mail-Adressen der Empfänger)
• Adressen-Cc (E-Mail Adressen im Cc, falls vorhanden)
• Anzeigetext (Aufzählung aller Empfänger zur Anzeige, ggf. mehrzeilig und gruppiert nach Empfänger und Cc)
• Zeitpunkt
• Gesendet (Datum und Zeit)
• Empfangen (Datum und Zeit)
• Betreff
• Nachricht
• Wichtigkeit, sofern sie vom Standard abweicht (als Text)

Outlook-Add-In

Einzelne E-Mails können über ein regisafe-Outlook-Add-In manuell an einen beliebigen der zuvor im Modul Workflow definierten Workflows für den E-Mail-Eingang übergeben werden.

Das regisafe Add-In umfasst die folgenden Funktionen:

• Benutzerauthentifizierung/-anmeldung:
  Benutzer können sich über die Add-in Benutzeroberfläche mit ihren regisafe-Anmeldedaten authentifizieren/anmelden.
  Die Anmeldedaten werden sicher verarbeitet und gespeichert, um wiederholte Eingaben zu vermeiden.
• Bei erfolgreicher Anmeldung wird eine Verbindung zu regisafe über die regisafe-Webservice-API hergestellt.
  Eine Passwortänderung in regisafe wird im Add-in berücksichtigt und führt ggf. zu einer automatischen Abmeldung vom Add-In. So muss sich der Benutzer lediglich neu anmelden.
• E-Mail-Übergabe an einen Workflow
  Nach Markieren einer E-Mail werden im Add-In-Fenster alle für Maileingang verfügbaren Workflows in einer Liste angezeigt. Der Benutzer kann nun per Klick auf einen Eintrag die E-Mail an einen der verfügbaren Workflows in regisafe übergeben. Die E-Mail-Inhalte (Betreff, Nachricht, Anhänge, etc.) werden an regisafe übertragen und können später als Metadaten verarbeitet werden.

Folgende Metadaten werden übergeben:

• Absender
  • Adresse (E-Mail-Adresse des Absenders)
  • Anzeigetext (Einzeiliger Anzeigetext, kann z.B. zusätzlich zur E-Mail-Adresse den Anzeigenamen enthalten)
• Empfänger
  • Adressen (E-Mail-Adressen der Empfänger)
  • Adressen-Cc (E-Mail Adressen im Cc, falls vorhanden)
• Anzeigetext (Aufzählung aller Empfänger zur Anzeige, ggf. mehrzeilig und gruppiert nach Empfänger und Cc)
• Zeitpunkt
  • Gesendet (Datum und Zeit)
  • Empfangen (Datum und Zeit)
• Betreff
• Nachricht