Bestehende Datei zuordnen

Der Befehl Bestehende Datei zuordnen ermöglicht es, beliebige bestehende Dateien aus dem Windows-Verzeichnis auszuwählen und als neues regisafe-Schriftstück abzulegen. Hierfür steht der Reiter Dateien zuordnen zur Verfügung.

Der Reiter Dateien zuordnen ist in drei Bereiche unterteilt:

Liste aller zu übernehmenden Dateien
Auf der linken Seite befindet sich die Liste der zu übernehmenden Dateien. Sie enthält gelistet alle Dateien zum Zuordnen und auswählen.
- Ausgewählte Dateien werden in der Mitte des Dialogfensters in der Vorschau angezeigt.

Vorschau
In der Mitte des Dialogfensters wird die aktuell markierte Datei in einer Datei-Vorschau angezeigt.

Die Vorschau ist nur verfügbar, wenn das Anwendungsmodul Schriftstück-Viewer eingesetzt wird.
Mehr Informationen zum Schriftstück-Viewer finden Sie unter: Datei-Vorschau (Schriftstück-Viewer).

Die folgenden Befehle der Datei-Vorschau werden auch im Reiter "Dateien zuordnen" angezeigt:

Symbol	Funktion
	Ganzer Bildschirm Vergrößert die angezeigte Seite auf die volle Bildschirmgröße. Erneutes Verwenden des Befehls oder der Esc-Taste stellt die ursprüngliche Größe wieder her.
	Optimale Breite / Optimale Höhe Passt den Datei-Inhalt optimal an die momentane Breite oder Höhe des Datei-Vorschau-Fensters an. Die Befehle stehen nur für bestimmte Dateiformate zur Verfügung.
	Vergrößern / Verkleinern Vergrößert bzw. verkleinert die Anzeige des Datei-Inhalts jeweils stufenweise. Dieselbe Funktionalität steht auch durch Drücken der Plus- bzw. Minus-Taste sowie durch Drücken und Drehen des Mausrads zur Verfügung.
	Zoomfaktor: Verändert die Anzeigegröße des Datei-Inhalts. Sie müssen dazu einen vorgegebenen Vergrößerungsfaktor aus dem Untermenü auswählen. Der Zoom-Faktor bleibt auch dann erhalten, wenn Sie die Größe des Fensters ändern oder eine andere Seite anzeigen lassen. Der Befehl steht nur für bestimmte Dateiformate zur Verfügung.
	Drehen im Uhrzeigersinn / Drehen gegen den Uhrzeigersinn / Umdrehen Dreht den Datei-Inhalt jeweils um 90° nach rechts, um 90° nach links oder um 180°. Die Befehle stehen nur für bestimmte Dateiformate zur Verfügung.
	Schrift vergrößern / Schrift verkleinern Ändert die Schriftgröße des enthaltenen Texts. Die Befehle stehen nur für Dateien im Textformat zur Verfügung.
	Markierten Bereich vergrößern Verändert die Anzeigegröße des Datei-Inhalts. Vor Verwendung des Befehls müssen Sie daher mit gedrückter linker Maustaste einen Rahmen auf den gewünschten Bereich platzieren. Durch Verwendung des Befehls passen Sie dann den markierten Bereich des Datei-Inhalts möglichst optimal in das Datei-Vorschau-Fenster ein. Dieser Befehl steht nur für bestimmte Dateiformate zur Verfügung.
	Suchen / Weitersuchen Der Befehl Suchen öffnet recht oben ein verschiebbares Feld zur Eingabe des Suchbegriffs und sucht den eingegebenen Text im angezeigten Datei-Inhalt (Tastaturkürzel: Strg+F). Erscheint der Suchbegriff im Eingabefeld in roter Schrift, kommt er im Dokument nicht vor. Der Befehl Weitersuchen (Tastaturkürzel: F3 vorwärts; Umschalt+F3 rückwärts) sucht dann das nächste Vorkommen eines Suchtextes im Datei-Inhalt. Wurde zuvor der Befehl Suchen nicht aufgerufen, öffnet diese Befehl ebenfalls das Eingabefeld für den Suchbegriff. Es genügt, den Befehl Weitersuchen (oder die F3-Taste) zu verwenden, um im Schriftstück-Viewer die Suche nach einem Begriff fortzusetzen, die Sie zuvor z.B. über die Schnellsuche oder Volltext-Suche durchgeführt haben, sofern Sie noch keine Suche im Viewer selbst durchgeführt hatten. Die Befehle funktionieren nur für PDF mit auslesbarem Text. Das Auslesen aus bearbeiteten PDF, d.h. auf die einer der Bearbeitungsbefehle wie z.B. Ränder entfernen angewendet wurden, funktioniert nicht mehr zuverlässig.
	Anmerkungen/Stempel/Schwärzungen ein-/ausblenden Blendet Anmerkungen bzw. Stempel oder Schwärzungen, die dem Dokument zuvor im Bearbeitungsmodus hinzugefügt wurden, ein- oder aus. Für das Einblenden von Dokumentbereichen, die unter einer Schwärzung liegen, müssen Sie über die Zugriffsberechtigung verfügen, mit der die Schwärzung versehen wurde. Diese Befehle stehen über das Kontextmenü der Symbole Anmerkungen hinzufügen, Stempeln, Schwärzen zur Verfügung. Das Symbol für das Ein-/Ausblenden von Stempeln wird nur angezeigt, sofern in der Auswahlfeld-Liste Schriftgutverwaltung \| Stempel (in TIFF/PDF-Dateien) Stempel für definiert wurden.
	PDF-Anlagen anzeigen Öffnet für PDF-Dateien ein separates Vorschau-Fenster, falls die PDF-Datei eigene Anlagen enthält. Dieses Fenster zeigt die Anlagen an und bietet zusätzlich die Befehle Datei öffnen, Ablegen und In Windows-Ordner speichern. Dieser Befehl steht nur für PDF-Dateien zur Verfügung.
	Kopieren Kopiert den markierten Bereich/die aktuelle Seite bzw. mehrere ausgewählte Seiten. Dies bedeutet: Die Inhalte werden in eine Zwischenablage kopiert und können an beliebiger anderer Stelle, auch in andere Dateien, mit dem Befehl Einfügen eingefügt werden. Text-Formate: Vor Verwendung des Befehls müssen Sie mit gedrückter linker Maustaste den gewünschten Text markieren. Grafik-Formate: Vor Verwendung des Befehls müssen Sie mit gedrückter linker Maustaste einen Rahmen auf den gewünschten Bereich platzieren. Ohne Markierung wird die Grafik komplett in die Zwischenablage kopiert. Zusätzlich wird die markierte Seite in die Windows-Zwischenablage kopiert und steht so in anderen Anwendungsprogrammen zur Verfügung (meistens über den Befehl Bearbeiten \| Einfügen oder Strg+V).
	Kopieren als neues Schriftstück Kopiert die aktuelle Seite bzw. mehrere markierte Seiten und öffnet ein neues Schriftstück-Datensatzfenster, um aus den Seiten ein neues Schriftstück zu erstellen. regisafe unterstützt Sie dabei mit dem Zuordnungsdialog, in dem Sie bequem die gewünschten Zuordnungen auswählen können. Die kopieren Seiten verbleiben in der Datei.
	Drucken Druckt das gesamte Dokument (= alle Seiten) auf dem unter Windows eingestellten Standard-Drucker aus und zwar mit allen Anmerkungen und Stempeln, die ihm hinzugefügt worden sind. Falls eine Seite im Querformat angezeigt wird, der Drucker jedoch Hochformat druckt, wird die Seite automatisch gedreht. Passt eine Seite nicht auf das Papier, wird sie automatisch verkleinert. Um ein ungewolltes Verkleinern einer Seite zu verhindern, wird das Verkleinern nicht durchgeführt, wenn die zu druckende Seite nur geringfügig größer ist als der Druckbereich. Ihr Drucker lässt den von ihm nicht druckbaren Bereich leer, druckt die Seite jedoch ansonsten 1:1 in der Originalgröße aus.
	Drucken mit Auswahl Zeigt ein Dialogfenster an, in dem Sie z.B. den Drucker, die zu druckenden Seiten, die Anzahl an Kopien oder den Druck von Anmerkungen auswählen können. Nach Bestätigen dieses Dialogfensters wird der Druck durchgeführt.

Symbol

Funktion

Ganzer Bildschirm
Vergrößert die angezeigte Seite auf die volle Bildschirmgröße.
Erneutes Verwenden des Befehls oder der Esc-Taste stellt die ursprüngliche Größe wieder her.

Optimale Breite / Optimale Höhe
Passt den Datei-Inhalt optimal an die momentane Breite oder Höhe des Datei-Vorschau-Fensters an.

Die Befehle stehen nur für bestimmte Dateiformate zur Verfügung.

Vergrößern / Verkleinern

Vergrößert bzw. verkleinert die Anzeige des Datei-Inhalts jeweils stufenweise.

Dieselbe Funktionalität steht auch durch Drücken der Plus- bzw. Minus-Taste sowie durch Drücken und Drehen des Mausrads zur Verfügung.

Zoomfaktor:
Verändert die Anzeigegröße des Datei-Inhalts. Sie müssen dazu einen vorgegebenen Vergrößerungsfaktor aus dem Untermenü auswählen. Der Zoom-Faktor bleibt auch dann erhalten, wenn Sie die Größe des Fensters ändern oder eine andere Seite anzeigen lassen.

Der Befehl steht nur für bestimmte Dateiformate zur Verfügung.

Drehen im Uhrzeigersinn / Drehen gegen den Uhrzeigersinn / Umdrehen
Dreht den Datei-Inhalt jeweils um 90° nach rechts, um 90° nach links oder um 180°.

Die Befehle stehen nur für bestimmte Dateiformate zur Verfügung.

Schrift vergrößern / Schrift verkleinern

Ändert die Schriftgröße des enthaltenen Texts.

Die Befehle stehen nur für Dateien im Textformat zur Verfügung.

Markierten Bereich vergrößern
Verändert die Anzeigegröße des Datei-Inhalts. Vor Verwendung des Befehls müssen Sie daher mit gedrückter linker Maustaste einen Rahmen auf den gewünschten Bereich platzieren. Durch Verwendung des Befehls passen Sie dann den markierten Bereich des Datei-Inhalts möglichst optimal in das Datei-Vorschau-Fenster ein.

Dieser Befehl steht nur für bestimmte Dateiformate zur Verfügung.

Suchen / Weitersuchen
Der Befehl Suchen öffnet recht oben ein verschiebbares Feld zur Eingabe des Suchbegriffs und sucht den eingegebenen Text im angezeigten Datei-Inhalt (Tastaturkürzel: Strg+F).

Erscheint der Suchbegriff im Eingabefeld in roter Schrift, kommt er im Dokument nicht vor.

Der Befehl Weitersuchen (Tastaturkürzel: F3 vorwärts; Umschalt+F3 rückwärts) sucht dann das nächste Vorkommen eines Suchtextes im Datei-Inhalt. Wurde zuvor der Befehl Suchen nicht aufgerufen, öffnet diese Befehl ebenfalls das Eingabefeld für den Suchbegriff.

Es genügt, den Befehl Weitersuchen (oder die F3-Taste) zu verwenden, um im Schriftstück-Viewer die Suche nach einem Begriff fortzusetzen, die Sie zuvor z.B. über die Schnellsuche oder Volltext-Suche durchgeführt haben, sofern Sie noch keine Suche im Viewer selbst durchgeführt hatten.

Die Befehle funktionieren nur für PDF mit auslesbarem Text. Das Auslesen aus bearbeiteten PDF, d.h. auf die einer der Bearbeitungsbefehle wie z.B. Ränder entfernen angewendet wurden, funktioniert nicht mehr zuverlässig.

Anmerkungen/Stempel/Schwärzungen ein-/ausblenden
Blendet Anmerkungen bzw. Stempel oder Schwärzungen, die dem Dokument zuvor im Bearbeitungsmodus hinzugefügt wurden, ein- oder aus. Für das Einblenden von Dokumentbereichen, die unter einer Schwärzung liegen, müssen Sie über die Zugriffsberechtigung verfügen, mit der die Schwärzung versehen wurde.

Diese Befehle stehen über das Kontextmenü der Symbole Anmerkungen hinzufügen, Stempeln, Schwärzen zur Verfügung.

Das Symbol für das Ein-/Ausblenden von Stempeln wird nur angezeigt, sofern in der Auswahlfeld-Liste Schriftgutverwaltung | Stempel (in TIFF/PDF-Dateien) Stempel für definiert wurden.

PDF-Anlagen anzeigen
Öffnet für PDF-Dateien ein separates Vorschau-Fenster, falls die PDF-Datei eigene Anlagen enthält. Dieses Fenster zeigt die Anlagen an und bietet zusätzlich die Befehle Datei öffnen, Ablegen und In Windows-Ordner speichern.

Dieser Befehl steht nur für PDF-Dateien zur Verfügung.

Kopieren
Kopiert den markierten Bereich/die aktuelle Seite bzw. mehrere ausgewählte Seiten. Dies bedeutet: Die Inhalte werden in eine Zwischenablage kopiert und können an beliebiger anderer Stelle, auch in andere Dateien, mit dem Befehl Einfügen eingefügt werden.

Text-Formate:
Vor Verwendung des Befehls müssen Sie mit gedrückter linker Maustaste den gewünschten Text markieren.
Grafik-Formate:
Vor Verwendung des Befehls müssen Sie mit gedrückter linker Maustaste einen Rahmen auf den gewünschten Bereich platzieren. Ohne Markierung wird die Grafik komplett in die Zwischenablage kopiert.

Zusätzlich wird die markierte Seite in die Windows-Zwischenablage kopiert und steht so in anderen Anwendungsprogrammen zur Verfügung (meistens über den Befehl Bearbeiten | Einfügen oder Strg+V).

Kopieren als neues Schriftstück

Kopiert die aktuelle Seite bzw. mehrere markierte Seiten und öffnet ein neues Schriftstück-Datensatzfenster, um aus den Seiten ein neues Schriftstück zu erstellen. regisafe unterstützt Sie dabei mit dem Zuordnungsdialog, in dem Sie bequem die gewünschten Zuordnungen auswählen können.

Die kopieren Seiten verbleiben in der Datei.

Drucken
Druckt das gesamte Dokument (= alle Seiten) auf dem unter Windows eingestellten Standard-Drucker aus und zwar mit allen Anmerkungen und Stempeln, die ihm hinzugefügt worden sind.

Falls eine Seite im Querformat angezeigt wird, der Drucker jedoch Hochformat druckt, wird die Seite automatisch gedreht.

Passt eine Seite nicht auf das Papier, wird sie automatisch verkleinert. Um ein ungewolltes Verkleinern einer Seite zu verhindern, wird das Verkleinern nicht durchgeführt, wenn die zu druckende Seite nur geringfügig größer ist als der Druckbereich. Ihr Drucker lässt den von ihm nicht druckbaren Bereich leer, druckt die Seite jedoch ansonsten 1:1 in der Originalgröße aus.

Drucken mit Auswahl
Zeigt ein Dialogfenster an, in dem Sie z.B. den Drucker, die zu druckenden Seiten, die Anzahl an Kopien oder den Druck von Anmerkungen auswählen können.

Nach Bestätigen dieses Dialogfensters wird der Druck durchgeführt.

Ablageart
Auf der rechten Seite befinden sich die Funktionen zum Ablegen und zur Übergabe an den Workflow.
- Wenn in der Liste aller zu übernehmenden Dateien mehrere Dateien markiert sind, werden auf der rechten Seite unter der Überschrift Mehrere markierte Dateien zusätzlich die Markierungen Zusammen als ein Schriftstück und Als einzelne Schriftstücke angeboten.
- Sofern Sie das Modul Workflow lizenziert und eingebunden haben, wird Ihnen in diesem Bereich unter der Überschrift An Workflow übergeben ein neues Auswahlfeld Workflow zur Festlegung des Workflows sowie die neue Schaltfläche Workflow starten angeboten.
  Zur Auswahl stehen alle aktiven Workflows, in deren Workflow-Definition der Dokumenteneingang verwendet und die Option Bestehende Datei zuordnen markiert wurde.
  
  Nach Betätigen der Schaltfläche Workflow starten wird die markierte Datei an den ausgewählten Workflow übergeben und dieser sofort gestartet.
  Sind mehrere Dateien markiert, entscheiden die Markierungen Zusammen als ein Schriftstück und Als einzelne Schriftstück darüber, ob alle markierten Dateien zusammen als ein Schriftstück gespeichert und mit diesem ein Workflow-Durchlauf gestartet wird bzw. ob jede Datei jeweils als einzelnes Schriftstück gespeichert und für jedes dieser Schriftstücke ein eigener Workflow-Durchlauf gestartet wird.

Anleitung

So ordnen Sie eine bestehende Datei im Reiter "Datei zuordnen" zu:

Markieren Sie in einer Trefferliste die Akte oder das Aktenzeichen, der Sie die neuen Schriftstücke zuordnen möchten. Das erleichtert Ihnen später die Zuordnung.
Öffnen Sie den Reiter Dateien zuordnen.

Wie wird der Reiter "Datei zuordnen" geöffnet?

Öffnen Sie den Reiter "Dateien zuordnen"...

über das Start-Menü mit dem Befehl Schriftstücke | Datei | Bestehende Datei zuordnen.
Wenn sich im Reiter noch keine Dateien für die Zuordnung befinden , öffnet regisafe direkt im Anschluss an das Öffnen des Reiters Dateien zuordnen einen Mini-Explorer. In diesem können Sie eine oder mehrere Dateien aus Ihrem Windows-Dateisystem markieren und mit der Schaltfläche Öffnen der Liste im Reiter Dateien zuordnen hinzufügen.
Sind im Reiter bereits Dateien für die Zuordnung vorhanden, öffnet der Befehl Datei hinzufügen den Reiter Dateien zuordnen direkt.
durch Ziehen und Ablegen mit der Maus (Drag & Drop) einer oder mehrerer bestehender Dateien aus dem Windows-Dateisystem in das regisafe-Programmfenster.
Der Reiter Dateien zuordnen wird automatisch geöffnet und die bestehenden Dateien werden der Liste in diesem Reiter automatisch hinzugefügt.
Ausnahme: Wenn die Benutzer-Einstellung Schriftgutverwaltung | Drag&Drop-Dateien sofort ablegen auf Ein gesetzt ist, wird stattdessen bei mehreren Dateien zunächst eine Abfrage angezeigt, ob sie in einem oder in mehreren Schriftstücken abgelegt werden sollen, und anschließend ein neuer Schriftstück-Reiter geöffnet.

Um bestehende Dateien zuordnen zu können, müssen Sie über die Berechtigung Schriftgutverwaltung | Bestehende Datei zuordnen verfügen.

Mithilfe der folgenden Benutzer-Einstellungen der Schriftgutverwaltung kann der Arbeitsablauf bei der Zuordnung bestehender Dateien optimiert werden:
Drag&Drop-Dateien sofort ablegen
Beim Ziehen von Dateien in das regisafe-Fenster kann der Reiter Dateien zuordnen oder sofort ein Schriftstück-Reiter geöffnet werden.
Automatische Datei-Zuordnung
Hier können bestimmte Pfade und Dateitypen angegeben werden. regisafe überwacht die Pfade und öffnet automatisch den Reiter Dateien zuordnen, sobald neue Dateien in diesem Pfad vorhanden sind.
Verzeichnis für Datei-Zuordnen
Hier kann ein Standard-Pfad angegeben werden, der beim Hinzufügen neuer Dateien aus dem Windows-Dateisystem im Reiter Dateien zuordnen automatisch geöffnet wird.

Markieren Sie mit der Maustaste eine oder mehrere Dateien in der Dateiliste.
1. Falls Sie mehrere Dateien markiert haben, geben Sie auf der rechten Seite über die Markierungen Zusammen als ein Schriftstück und Als einzelne Schriftstücke an, ob die Dateien gemeinsam einem Schriftstück oder ob jede Datei einem eigenen Schriftstück zugeordnet werden soll.
Wählen Sie auf der rechten Seite unter Als Schriftstück ablegen im Feld Schriftstück-Art aus, welche Schriftstück-Art die neuen Schriftstücke erhalten sollen.
Wählen Sie über das Kontextmenü den Befehl Ablegen oder klicken Sie unten auf die Schaltfläche Ablegen..., um die markierten Dateien als neues regisafe-Schriftstück abzulegen.

Der Zuordnungsdialog öffnet sich. Er schlägt Ihnen die Zuordnungen der zuvor markierten Akte bzw. des Aktenzeichens vor.

Prüfen Sie die vorgeschlagenen Zuordnungen und ändern Sie diese bei Bedarf. Bestätigen Sie den Zuordnungsdialog mit OK.
- Die Datensatzmaske für das neue Schriftstück wird geöffnet.
  Falls Sie mehrere Dateien ausgewählt hatten und jede Datei einem eigenen Schriftstück zugeordnet werden soll, erstellt regisafe für jede Datei ein neues Schriftstück und trägt automatisch den Dateinamen in das Feld Text/Beschreibung des Detailreiters Allgemein ein. Die übrigen Daten, die Sie im Schriftstück-Reiter eingeben, gelten dann für alle Schriftstücke gemeinsam.Der Schriftstück-Reiter bleibt weiterhin geöffnet, sodass bei Bedarf mit dem neu abgelegten Schriftstückdirekt weitere Aktionen durchgeführt werden können. Weiter Informationen zum Ausfüllen des Schriftstück-Reiters finden Sie unter Schriftstück neu anlegen.
  
  Falls Sie eine oder mehrere E-Mails aus Outlook zum Ablegen ins regisafe-Programmfenster gezogen hatten und die System-Einstellung Schriftgutverwaltung | Ablegen von MSG-/EML-Dateien: Abzulegende Komponenten Abfragen lautet, öffnet sich das Dialogfenster E-Mail ablegen, in dem Sie auswählen können, welche Bestandteile der E-Mail in welchem Format als Schriftstück in regisafe abgelegt werden sollen. Das Feld Text/Beschreibung des Schriftstücks wird dabei aus den Angaben der E-Mail (Betreff, Absender, Empfänger usw.) gebildet.
Bestätigen Sie Ihre Eingaben im Schriftstück-Reiter mit OK.
- Der Schriftstück-Reiter bleibt weiterhin geöffnet, sodass bei Bedarf mit dem neu abgelegten Schriftstückdirekt weitere Aktionen durchgeführt werden können und der Reiter Dateien zuordnen wird wieder angezeigt. Sie können jetzt mit der Zuordnung weiterer Dateien fortfahren.
Um in der Liste verbliebene Dateien zu löschen, markieren Sie diese und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Löschen oder in der Menüleiste den Befehl Datei löschen.

Die markierten Dateien werden aus der Liste gelöscht.

Um weitere bestehende Dateien aus dem Windows-Verzeichnis zuzuordnen, wählen Sie in der Menüleiste den Befehl Datei hinzufügen, ergänzen Sie weitere Dateien aus dem Windows-Verzeichnis und wiederholen die vorangegangenen Schritte.
Wenn Sie keine Dateien mehr zuordnen wollen, schließen Sie den Reiter Dateien zuordnen mit Schließen.
1. Der Reiter wird geschlossen. Falls es noch Dateien in der Zuordnungsliste gibt, werden diese beim nächsten Öffnen des Reiters wieder zum Zuordnen angeboten.

Aus jedem geöffneten regisafe-Dialogfenster heraus können Sie das regisafe-Start-Menü öffnen, ohne dazu das Dialogfenster verlassen zu müssen. So können Sie z.B. die Inhalte des Dialogfensters drucken. Um das Start-Menü zu öffnen, klicken Sie im Infobereich der Windows-Taskleiste mit der rechten Maustaste auf das regisafe-Symbol . Alternativ können Sie auch die Taste F10 drücken. In Dialogfenstern, die über eine eigene Menüleiste verfügen, müssen Sie die Taste F10 zweimal drücken, um das Start-Menü anzuzeigen, denn das erste Drücken von F10 aktiviert zunächst das Menü des Dialogfensters.