Akten/Vorgänge bearbeiten - Reiter "Zusatzdaten"
Im Detailreiter Zusatzdaten des Akten-Reiters können Zusatzdaten gespeichert werden, die zusätzlich zu den Feldinhalten der Datensatzfelder im Datensatz erfasst werden.
Welche Zusatzdaten es zu einem Objekt geben kann, muss nicht konfiguriert oder definiert werden. Jedes Objekt kann beliebige Zusatzdaten aufnehmen.
Diese Zusatzdaten können beispielsweise verwendet werden, um bei Anträgen, die über die Dokumenteneingangslösung in regisafe eingehen, sämtliche empfangene Daten zu speichern – auch wenn nicht für alle diese Daten eigene Felder zur Verfügung stehen.
- Für den Reiter Zusatzdaten gibt es folgende Berechtigung in der Kategorie Akten-/Vorgangsverwaltung:
- Zusatzdaten anzeigen
- Zusatzdaten bearbeiten
Wie wird der Akten-Reiter geöffnet?
Öffnen Sie den Akten-Reiter zum Anlegen einer neuen Akte mit einer der folgenden Methoden:
- Wählen Sie im Programmreiter Neu anlegen die Kategorie
Akten/Vorgänge und doppelklicken Sie anschließend die gewünschte Akten-Art. - Wählen Sie im Programmreiter Finden & Wissen im Kontextmenü eines Objektes in der Trefferliste den Befehl
Neu anlegen | Akte/Vorgang und im Untermenü die gewünschte Akten-Art. - Wählen Sie im Start-Menü Akten/Vorgänge | Neu anlegen und im Untermenü die gewünschte Akten-Art.
Öffnen Sie den Akten-Reiter zum Ändern einer bestehenden Akte mit einer der folgenden Methoden:
- Markieren Sie eine bestehende Akte in einer Trefferliste und wählen Sie im Kontextmenü oder in der Menüleiste
Ändern. - Doppelklicken Sie auf eine bestehende Akte in einer Trefferliste und klicken Sie ggf. anschließend auf die Schaltfläche Ändern.
- Die Reaktion von regisafe auf einen Doppelklick in einer Akten-Trefferliste ist abhängig von der Benutzer-Einstellung Akten-/Vorgangsverwaltung | Doppelklick in Akten-/Vorgangs-Listen. Um durch Doppelklick den Akten-Reiter anzuzeigen, muss hier Akte/Vorgang ändern oder Akte/Vorgang-Datensatz anzeigen ausgewählt werden.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Ändern in einem Akten-Reiter, wenn Sie diesen zuvor mit dem Befehl
Anzeigen geöffnet haben. - Um Akten/Vorgänge ändern zu können, müssen Sie über die Berechtigung Akten-/Vorgangsverwaltung | Akten/Vorgänge ändern verfügen.
Anleitung
So erstellen oder bearbeiten Sie Zusatzdatenfelder:
- Stellen Sie sicher, dass der Detailreiter Zusatzdaten im Akten-Reiter aktiviert ist.
Sollte der Detailreiter, in dem Sie Eintragungen vornehmen möchten, nicht angezeigt werden, blenden Sie ihn über die Detailreiterliste ein. Die Detailreiterliste öffnen Sie mit einem Klick auf das
-Symbol rechts der eingeblendeten Detailreiter. - Fügen Sie ein neues Zusatzdatenfeld hinzu oder bearbeiten Sie ein bestehendes Zusatzdatenfeld, indem Sie auf die entsprechende Schaltfläche klicken.
Nutzen Sie dazu die Schaltflächen Hinzufügen ... und Bearbeiten.- Das Dialogfenster Zusatzdatenfeld wird geöffnet.
- Wählen Sie im Feld Kategorie die Kategorie aus, unter der das Zusatzdatenfeld eingetragen werden soll.
- Sollte keine Auswahl zur Verfügung stehen, tragen Sie bitte einen Namen einer neuen Kategorie ein.
- Die Sortierung der definierten Zusatzdatenfelder orientiert sich innerhalb der Kategorien automatisiert nach der Namensbezeichnung in alphabetischer Reihenfolge.
- Tragen Sie im Feld Name des Feldes den Namen des Zusatzdatenfeldes ein.
- Tragen Sie im Feld Wert den dazugehörigen Wert des Zusatzdatenfeldes ein.
- Es ist auch ein leerer Wert möglich.
- Speichern Sie ihre Eingabe mit OK.
- Über die Schaltfläche Entfernen können Sie ein markiertes Zusatzdatenfeld entfernen.
Wie wird das Dialogfenster "Zusatzdatenfeld" bearbeitet? - Wählen Sie im Feld Kategorie die Kategorie aus, unter der das Zusatzdatenfeld eingetragen werden soll.
- Das Dialogfenster Zusatzdatenfeld wird geöffnet.
- Speichern Sie die Akte mit OK.
- regisafe prüft, ob das im Feld Aktenzeichen angegebene Aktenzeichen vor dem Doppelpunkt auch im Feld Akten-/Vorgangskennung eingetragen ist. Sind dem Objekt mehrere Aktenzeichen zugeordnet, muss eines dieser Aktenzeichen im Feld Akten-/Vorgangskennung angegeben sein. Danach speichert regisafe die Akte wird nach Ihren Angaben.
Falls Sie mehrere Akten/Vorgänge markiert hatten, wird die Änderung für alle Akten/Vorgänge gespeichert.
Falls Sie eine Änderung in den Feldern Aktenzeichen oder Akten-/Vorgangskennung des Detailreiters Allgemein vorgenommen haben, wirkt diese sich auch auf alle untergeordneten Objekte aus - also auf alle Akten/Vorgänge usw., die dieser Akte zugeordnet sind. Da es sich hier um eine Änderung mit weitreichenden Folgen handelt, müssen Sie nochmals bestätigen, dass diese Änderung gemacht und auf alle untergeordneten Objekte übertragen werden soll.
Falls Änderungen in Feldern gemacht wurden, die auf untergeordnete Objekte übertragen werden können (z.B. Aufbewahrungsfrist), müssen Sie auswählen, ob die Änderungen auf die untergeordneten Objekte übertragen werden sollen oder nicht.