Dokumentenklassifikationen bearbeiten

Eine Dokumentenklassifikation ist das zentrale Element der beiden KI-gestützten Aktionen:

• Dateiinhalte klassifizieren (KI)
• Daten aus Dateiinhalt ermitteln (KI)

Das Dialogfenster "Dokumentenklassifikation" ist in folgende Bereiche unterteilt:

• Menüleiste
  Am oberen Rand befindet sich die Menüleiste. Dort stehen Ihnen verschiedene Befehle zur Verfügung, mit denen Sie Dokumentenklassifikationen bearbeiten können.
• Listenbereich
  Auf der linken Seite befindet sich die Liste der zu bearbeitenden Dokumentenklassifikationen.
• Bearbeitungsbereich
  Auf der rechten Seite befindet sich der Bearbeitungsbereich der zu bearbeitenden Dokumentenklassifikation.

Anleitungen

So bearbeiten Sie eine Dokumentenklassifikation:

• Stellen Sie sicher, dass das Dialogfenster Dokumentenklassifikationen geöffnet ist.
  • Im linken Listenbereich sehen Sie ggf. alle existierenden Dokumentenklassifikationen.
• Navigieren Sie im linken Listenbereich des Dialogfensters zur gewünschten Dokumentenklassifikation und markieren Sie diese, um sie zu bearbeiten.
  • Die bestehenden Einträge der Dokumentenklassifikation werden auf der rechten Seite angezeigt.
• Wählen Sie Neu, Duplizieren, Umbenennen oder Löschen, um die Dokumentenklassifikation zu bearbeiten.
  (zum Duplizieren, Umbenennen oder Löschen müssen Sie den gewünschten Eintrag im Listenbereich zuvor markieren).
Was bewirken diese Befehle?

Befehl	Bedeutung
Neu	Öffnet das Dialogfenster Neue Dokumentenklassifikation. Geben Sie den Namen der neuen Dokumentenklassifikation ein. Im Dialogfenster Dokumentenklassifikationen wird Ihnen im rechten Bearbeitungsbereich die neu angelegte Dokumentenklassifikation zur weiteren Bearbeitung angezeigt.   Anleitung So erfassen Sie alle notwendigen Daten zur Dokumentenklassifikation: Tragen Sie den Namen der neuen Dokumentenklassifikation ein. Wählen Sie im Feld KI-System den gewünschten Eintrag aus. Der Eintrag Standard bezeichnet das in den System-Einstellungen als Standard ausgewählte System. Wählen Sie im Feld Vorlage eine oder mehrere Dokumentenklassifikationen aus. Die in einer anderenDokumentenklassifikation definierten Datenfelder werden berücksichtigt, wenn Sie die Dokumentenklassifikation verwenden, die Sie aktuell bearbeiten. Setzen Sie die Markierung Beim Klassifizieren berücksichtigen, damit diese Dokumentenklassifikation beim Klassifizieren mit der Aktion Dateiinhalt klassifizieren (KI) berücksichtigt wird. Dadurch kommt sie als mögliches Ergebnis der Klassifizierung infrage. Ist die Markierung nicht gesetzt, kann die Dokumentenklassifikation beispielsweise als Vorlage bei anderen Dokumentenklassifikationen eingetragen werden. Oder sie kann explizit bei der Aktion Daten aus Dateiinhalten ermitteln (KI) verwendet werden. Als Ergebnis einer Klassifizierung kommt sie jedoch nicht infrage. Optional können Sie Informationen in das Eingabefeld Detaillierte Beschreibung/Anweisung für das KI-System eingeben. Diese helfen dem KI-System, die vorhandenen Dokumente dieser Dokumentenklassifikation richtig zuzuordnen. Diese Anweisung könnte z.B. lauten: "Suche alle Verträge außer Arbeitsverträgen". Ergänzen Sie die Dokumentenklassifikation um beliebig viele Datenfelder. Ausführliche Informationen zu Datenfeldern finden Sie im Abschnitt Datenfelder.
Duplizieren	Öffnet das Dialogfenster Neue Dokumentenklassifikation und füllt die Felder der neuen Dokumentenklassifikation als Vorgabe mit dem Inhalt aus der zuvor markierten. Passen Sie die Vorgaben nach Bedarf an, bevor Sie die Dokumentenklassifikation speichern. Ansonsten gehen Sie vor wie auch beim Befehl Neu. Besitzt die markierte Workflow-Definition untergeordnete Workflow-Definitionen, werden diese ebenfalls kopiert.
Umbenennen	Öffnet das Dialogfenster Dokumentenklassifikation umbenennen . Ändern Sie die Angaben nach Bedarf.
Löschen	Öffnet eine Sicherheitsabfrage, in der Sie bestätigen müssen, dass Sie die markierte Dokumentenklassifikation vollständig löschen wollen.

• Speichern Sie Ihre Angaben mit OK.

 

So importieren Sie eine Dokumentenklassifikation in eine Datei:

• Wählen Sie im Dialogfenster Dokumentenklassifikationen den Menübefehl Importieren aus.
  • Das Dialogfenster Dokumentenklassifikationen importieren wird geöffnet.
• Wählen Sie im Feld Dateiname eine Dokumentenklassifikation mit der Dateinamen-Endung .def auf Ihrem Laufwerk aus, indem Sie über das
  Symbol Auswahl den Windows Explorer öffnen.
  
  • Im Feld Inhalt der Datei sehen Sie Details der Dokumentenklassifikation sowie das Erstellungsdatum.
• Setzen Sie die Markierung Vorhandene Dokumentenklassifikation überschreiben, falls Sie eine gleichnamige Dokumentenklassifikation in Ihrem regisafe überschreiben möchten.
  • Wenn Sie nichts überschreiben möchten, vergeben Sie einen neuen Namen. Andernfalls wird der Vorgang nicht ausgeführt.
• Bestätigen Sie den Import mit OK. Alternativ können Sie den Vorgang mit Abbrechen beenden.
• Bestätigen Sie den Hinweisdialog Dokumentenklassifikationen importieren mit OK.

 

So exportieren Sie eine Dokumentenklassifikation aus einer Datei:

• Markieren Sie im Listenbereich den Namen der betreffenden Dokumentenklassifikation und wählen Sie den Menübefehl Exportieren aus.
  • Das Dialogfenster Dokumentenklassifikationen exportieren wird geöffnet.
• Geben Sie im Feld Dateiname den gewünschten Namen ein, oder wählen Sie den Speicherort mithilfe des Symbols Auswahl.
  • Das Symbol befindet sich am rechten Rand des Eingabefeldes und öffnet den Windows Explorer.
• Bestätigen Sie die Eingabe mit OK, oder klicken Sie auf Abbrechen.
  • Der Hinweisdialog Dokumentenklassifikationen exportieren wird Ihnen angezeigt.
• Bestätigen Sie den Exportvorgang mit OK. Alternativ können Sie den Vorgang mit Abbrechen beenden.

Folgendes Dialogfenster enthält das Dialogfenster "Dokumentenklassifikationen" zur Bearbeitung: