Autotexte einlesen (Word)

regisafe erlaubt das Erfassen separater Textbausteine als sogenannte Autotexte. Damit diese regisafe-Autotexte in Word-Dokumente eingefügt werden können, müssen sie zunächst in regisafe als einzelne Word-Dokumente abgelegt und anschließend als Vorlage für Word-Autotexte definiert werden.

• Die Funktion zur Verwendung von Autotexten steht nur zur Verfügung, wenn das optionale IQ-Modul DateitypDocAutotext verwendet wird.
  Außerdem muss die Berechtigung Schriftgutverwaltung | Autotexte einlesen gesetzt sein.

Anleitung

So gehen Sie vor, um Autotexte einzulesen:

• Erstellen Sie ein neues Word-Dokument oder bearbeiten Sie eine vorhandene Datei in Microsoft Word.
  • Legen Sie die Datei(en) in einem dafür vorgesehenen Verzeichnis ab, das auch Unterverzeichnisse enthalten kann. Die Namen der Verzeichnisse werden als Kategorien verwendet. Die Dateinamen werden als Namen der Autotexte übernommen.
• Tragen Sie die Textpassage ein, die später als Autotext verfügbar sein soll. Wichtig ist, dass sich im Dokument nur dieser eine Textbaustein befindet. Kopf- und Fußzeilen sind dabei irrelevant.
  Achten Sie darauf, den Text so zu formatieren, wie er später auch aussehen soll – also z.B. mit Absatz- und Zeichenformatierungen sowie Überschriften, Nummerierungen und Aufzählungen.
  • Autotexte können sowohl Textformularfelder zur Übergabe von regisafe-Daten als auch sonstige Felder aus dem Word-Funktionsumfang enthalten. Damit in Autotexten enthaltene Datenfelder beim Einfügen auch gefüllt bzw. alle Felder im Dokument aktualisiert werden, müssen die System-Einstellungen Microsoft-Word-Integration | Autotext: Daten übergeben und Microsoft-Word-Integration | Autotext: Felder aktualisieren aktiviert sein.
• Speichern Sie das Dokument.
• Um den so erstellten Autotext in regisafe einzulesen, wählen Sie im Start-Menü den Befehl Schriftstücke | Autotexte einlesen aus.
•  Die Zugriffsberechtigung und das Aktenzeichen werden über eine spezielle Abfrage beim Import festgelegt.
• Geben Sie als Aktenzeichen ein Verzeichnis der untersten Ebene an, falls in den Benutzereinstellungen in der Kategorie Schriftgutverwaltung die Einstellung Akten-/Vorgangskennung nur aus unterster Ebene erlauben aktiviert ist.
Was ist für Autotexte besonders zu beachten?

Feld	Bedeutung
Bezeichnung der Vorlage	Die Bezeichnung legt den Namen des Autotextes fest.   Falls Autotexte später per Mehrfachauswahl in einer bestimmten Reihenfolge in ein Dokument eingefügt werden sollen, müssen Sie hier dafür sorgen, dass die Bezeichnung eine entsprechende Reihenfolge festlegt (z.B. indem Sie die Bezeichnungen der Autotexte durchnummerieren).
Kategorie	Der Eintrag unter Kategorie legt den Ordner fest, in dem ein Autotext später angeboten wird. Ordner und Unterordner werden durch "\" getrennt. Autotexte ohne Angabe der Kategorie werden direkt im "Root-Ordner" angeboten.
Abhängigkeit	Diese Angabe schränkt die Verfügbarkeit einer Vorlage auf bestimmte Aktenzeichen ein. Dies ist für Autotexte irrelevant, da Schriftstücke dieser Art grundsätzlich nicht zum Erstellen anderer, neuer Schriftstücke angeboten werden.
Zugriff	regisafe-Benutzer bekommen nur diejenigen Autotexte zur Auswahl, auf welche sie auch Zugriff haben.
Vorlage-Schriftstück	In diesem Reiter wird das zugeordnete Schriftstück angezeigt. Es lässt sich hier bei Bedarf auch ein anderes Schriftstück zuordnen