Die Outlook Mailübergabe in regisafe - Übersicht

Die Outlook Mailübergabe ist ein eigenes kostenpflichtiges Ergänzungsmodul zu regisafe.

Die regisafe ermöglicht die Übergabe von eingehenden E-Mails aus Outlook an den Dokumenteneingang des regisafe-Moduls Workflow. Von dort können E-Mails an zuvor definierte Workflows übergeben werden.

E-Mails aus Outlook können auf folgende Weisen an den regisafe-Dokumenteneingang übergeben und nachfolgend über einen Workflow bearbeitet werden:

• automatisiert durch Überwachung konfigurierbarer Exchange-Postfächer
• manuell durch Übergabe einzelner E-Mails aus dem Posteingang von Outlook über ein Add-In

Überwachung von Exchange-Postfächern

Konfigurierbare Exchange-Postfächer können überwacht und jedem Postfach ein bestimmter Workflow zugeordnet werden, an den alle in diesem Postfach eingehenden E-Mails übergeben werden.

Die Mails werden als HTML-Datei, samt den angehängten Dateien und einem Satz an Metadaten an den Dokumenteneingang übergeben.

Folgende Metadaten werden übergeben:

• Absender
• Adresse (E-Mail-Adresse des Absenders)
• Anzeigetext (Einzeiliger Anzeigetext, kann z.B. zusätzlich zur E-Mail-Adresse den Anzeigenamen enthalten)
• Antwort-Adressen, falls vorhanden (Liste externer E-Mail-Adressen, die für Antworten genutzt werden sollen)
• Empfänger
• Adressen (E-Mail-Adressen der Empfänger)
• Adressen-Cc (E-Mail Adressen im Cc, falls vorhanden)
• Anzeigetext (Aufzählung aller Empfänger zur Anzeige, ggf. mehrzeilig und gruppiert nach Empfänger und Cc)
• Zeitpunkt
• Gesendet (Datum und Zeit)
• Empfangen (Datum und Zeit)
• Betreff
• Nachricht
• Wichtigkeit, sofern sie vom Standard abweicht (als Text)

Outlook-Add-In

Einzelne E-Mails können über ein regisafe-Outlook-Add-In manuell an einen beliebigen der zuvor im Modul Workflow definierten Workflows für den E-Mail-Eingang übergeben werden.

Das regisafe Add-In umfasst die folgenden Funktionen:

• Benutzerauthentifizierung/-anmeldung:
  Benutzer können sich über die Add-in Benutzeroberfläche mit ihren regisafe-Anmeldedaten authentifizieren/anmelden.
  Die Anmeldedaten werden sicher verarbeitet und gespeichert, um wiederholte Eingaben zu vermeiden.
• Bei erfolgreicher Anmeldung wird eine Verbindung zu regisafe über die regisafe-Webservice-API hergestellt.
  Eine Passwortänderung in regisafe wird im Add-in berücksichtigt und führt ggf. zu einer automatischen Abmeldung vom Add-In. So muss sich der Benutzer lediglich neu anmelden.
• E-Mail-Übergabe an einen Workflow
  Nach Markieren einer E-Mail werden im Add-In-Fenster alle für Maileingang verfügbaren Workflows in einer Liste angezeigt. Der Benutzer kann nun per Klick auf einen Eintrag die E-Mail an einen der verfügbaren Workflows in regisafe übergeben. Die E-Mail-Inhalte (Betreff, Nachricht, Anhänge, etc.) werden an regisafe übertragen und können später als Metadaten verarbeitet werden.

Folgende Metadaten werden übergeben:

• Absender
  • Adresse (E-Mail-Adresse des Absenders)
  • Anzeigetext (Einzeiliger Anzeigetext, kann z.B. zusätzlich zur E-Mail-Adresse den Anzeigenamen enthalten)
• Empfänger
  • Adressen (E-Mail-Adressen der Empfänger)
  • Adressen-Cc (E-Mail Adressen im Cc, falls vorhanden)
• Anzeigetext (Aufzählung aller Empfänger zur Anzeige, ggf. mehrzeilig und gruppiert nach Empfänger und Cc)
• Zeitpunkt
  • Gesendet (Datum und Zeit)
  • Empfangen (Datum und Zeit)
• Betreff
• Nachricht

Voraussetzungen

Für die Mailübergabe aus überwachten Exchange-Postfächern müssen die folgenden IQ-Module in den regisafe-Konfigurationsdateien eingetragen werden:

• InflowExchangeImportClient (regisafe.ini)
• Da das Modul nur die systemseitige Konfiguration zur Verfügung stellt, muss es nicht bei allen Clients eingebunden werden, sondern es reicht aus, wenn es bei den Clients eingebunden wird, über die System-Einstellungen und Auswahlfeld-Listen gepflegt werden.
• InflowExchangeImportService (IQServer.ini eines beliebigen Servers)

Für die Mailübergabe über das Outlook-Add-In müssen die folgenden IQ-Module in den regisafe-Konfigurationsdateien eingetragen werden:

• OutlookAddInApi
  [IQServer.ini des Servers, an dem auch das Modul ApiHttpServer (regisafe-Gateway) eingebunden ist.]

Für die Outlook Mailübergabe sind folgende regisafe-Module erforderlich:

• regisafe Gateway
• Workflow

Für die Outlook Mailübergabe bestehen folgende weitere Voraussetzungen:

• regisafe 4.17 oder höher
• Microsoft Exchange-Server Version 2016 oder höher
• Office 2021, 2024 oder Microsoft 365
• Für die Mailübergabe aus überwachten Exchange-Postfächern muss bei Nutzung von Office 365 für die Kommunikation mit dem Exchange-Server die Authentifizierung über OAuth2 erfolgen. In diesem Fall muss im Exchange-Admin-Center eine App registriert werden und die Zugangsdaten in den System-Einstellungen von regisafe eingetragen werden.