Detailreiter "Dateien automatisch aus Verzeichnis importieren"

Mit dem Detailreiter Dateien automatisch aus Verzeichnis importieren kann ein Dokumenteneingangs-Import für den jeweiligen Workflow-Definition eingerichtet werden.

Anleitung

So bearbeiten Sie den Detailreiter "Dateien automatisch aus Verzeichnis importieren":

Tragen Sie zunächst alle ggf. zwingend erforderlichen Informationen in die Felder System und Verzeichnis ein.

Wie wird diese Information eingegeben?

Feld	Bedeutung	Format
System	Das Feld System wird nicht angezeigt, wenn der Benutzer lediglich die Berechtigung besitzt, den Dokumenteneingangs-Import für den eigenen Client zu konfigurieren Hier werden die Namen aller IQ-Server, auf denen ein Import möglich ist, zur Auswahl angeboten. Zusätzlich wird die Auswahl Client angeboten, wenn auch am Client ein Import möglich ist. Wenn die Option Client ausgewählt ist, wird daneben das Feld Benutzer angezeigt, in dem ausgewählt werden kann, bei welchem Benutzer dieser Import gültig sein soll. Es können auch mehrere Benutzer oder Gruppen ausgewählt werden, in diesem Fall wird der Import an den Clients aller hierdurch festgelegten Benutzern durchgeführt.	Auswahl
Verzeichnis	Hier wird das Verzeichnis eingegeben, aus dem importiert werden soll, z.B. "c:\Import\Beispiel".	Verzeichnisauswahl : Die Verzeichnisauswahl (durch Anklicken des Symbols rechts neben dem Eingabefeld) bietet grundsätzlich die Verzeichnisse des aktuellen Clients an, die Verwendung dieser Auswahlmöglichkeit ist daher nur sinnvoll, wenn für diesen Client ein Import definiert ist oder auf freigegebene Verzeichnisse zugegriffen wird.

Feld

Bedeutung

Format

System

Das Feld System wird nicht angezeigt, wenn der Benutzer lediglich die Berechtigung besitzt, den Dokumenteneingangs-Import für den eigenen Client zu konfigurieren

Hier werden die Namen aller IQ-Server, auf denen ein Import möglich ist, zur Auswahl angeboten.

Zusätzlich wird die Auswahl Client angeboten, wenn auch am Client ein Import möglich ist.

Wenn die Option Client ausgewählt ist, wird daneben das Feld Benutzer angezeigt, in dem ausgewählt werden kann, bei welchem Benutzer dieser Import gültig sein soll.
- Es können auch mehrere Benutzer oder Gruppen ausgewählt werden, in diesem Fall wird der Import an den Clients aller hierdurch festgelegten Benutzern durchgeführt.

Auswahl

Verzeichnis

Hier wird das Verzeichnis eingegeben, aus dem importiert werden soll, z.B. "c:\Import\Beispiel".

Verzeichnisauswahl :

Die Verzeichnisauswahl (durch Anklicken des Symbols rechts neben dem Eingabefeld) bietet grundsätzlich die Verzeichnisse des aktuellen Clients an, die Verwendung dieser Auswahlmöglichkeit ist daher nur sinnvoll, wenn für diesen Client ein Import definiert ist oder auf freigegebene Verzeichnisse zugegriffen wird.

Wählen Sie im Feld Dokumentdateien den Namen der zu importierenden Dokumentdateien aus.

Wie wird diese Information eingegeben?

Bedeutung
Tragen Sie hier den Namen der zu importierenden Dokumentdateien ein, wobei das Sternchen als Platzhalter verwendet werden kann, beispielsweise .pdf oder Scan.tif. Sollen nur Metadaten importiert werden (ohne Dokumentdatei), kann dieses Feld leer gelassen werden.

Wählen Sie im Feld Metadatendateien den Namen der Metadatendateien aus.

Wie wird diese Information eingegeben?

Bedeutung
Wenn zu den Dokumentdateien gleichnamige Metadatendateien (oft auch als Indexdateien bezeichnet) vorhanden sind, geben Sie hier den Namen der Metadatendateien mit einem Sternchen als Platzhalter ein, z. B. .xml oder Scan.idx. Wenn Sie Metadatendateien angegeben haben, darf als Dokumentdateien lediglich die Angabe der Dateinamenserweiterung mit vorangestelltem * angegeben werden, also z.B. *.pdf, da der Name der Dokumentdatei jeweils identisch mit dem Namen der Metadatendatei sein muss. Sind keine Metadatendateien vorhanden, lassen Sie dieses Feld leer. Haben Sie Metadatendateien angeben, werden Ihnen folgende weitere Felder angeboten: Metadaten-Format Metadaten-Codierung Wählen Sie hier das Format und die Codierung der Metadatendateien aus.

Bedeutung

Wenn zu den Dokumentdateien gleichnamige Metadatendateien (oft auch als Indexdateien bezeichnet) vorhanden sind, geben Sie hier den Namen der Metadatendateien mit einem Sternchen als Platzhalter ein, z. B. *.xml oder Scan*.idx. Wenn Sie Metadatendateien angegeben haben, darf als Dokumentdateien lediglich die Angabe der Dateinamenserweiterung mit vorangestelltem * angegeben werden, also z.B. *.pdf, da der Name der Dokumentdatei jeweils identisch mit dem Namen der Metadatendatei sein muss.

Sind keine Metadatendateien vorhanden, lassen Sie dieses Feld leer.

Haben Sie Metadatendateien angeben, werden Ihnen folgende weitere Felder angeboten:

Metadaten-Format
Metadaten-Codierung

Wählen Sie hier das Format und die Codierung der Metadatendateien aus.

Wählen Sie im Feld Zusatzdateien mögliche Dateien aus, welche jeweils zusätzlich zur Dokumentendatei in das Schriftstück übernommen werden sollen.

Wie wird diese Information eingegeben?

Bedeutung
Diese Datei wird nicht verarbeitet, d.h. im Gegensatz zur Metadatendatei nicht ausgelesen, sondern unverändert als zusätzliche Datei im Dokument gespeichert. Eine Angabe wie *.txt bedeutet: Wenn die Dokumentdatei Beispiel.pdf heißt, wird zusätzlich eine Datei Beispiel.txt in das Schriftstück übernommen. Zusatzdateien - Als versteckte Dateien importieren: Dieses Markierungsfeld wird nur angezeigt, wenn Zusatzdateien angegeben sind. Wenn diese Markierung gesetzt ist, wird die Zusatzdatei als sogenannte versteckte Datei in das Schriftstück übernommen. Dem Dateinamen wird ein Unterstrich vorangestellt, was bewirkt, dass diese Datei im Schriftstück des Detailreiter Datei normalerweise nicht angezeigt wird, allerdings über den Menübefehl Versteckte Dateien anzeigen eingeblendet werden kann.

Bedeutung

Diese Datei wird nicht verarbeitet, d.h. im Gegensatz zur Metadatendatei nicht ausgelesen, sondern unverändert als zusätzliche Datei im Dokument gespeichert.

Eine Angabe wie *.txt bedeutet: Wenn die Dokumentdatei Beispiel.pdf heißt, wird zusätzlich eine Datei Beispiel.txt in das Schriftstück übernommen.

Zusatzdateien - Als versteckte Dateien importieren: Dieses Markierungsfeld wird nur angezeigt, wenn Zusatzdateien angegeben sind. Wenn diese Markierung gesetzt ist, wird die Zusatzdatei als sogenannte versteckte Datei in das Schriftstück übernommen.
Dem Dateinamen wird ein Unterstrich vorangestellt, was bewirkt, dass diese Datei im Schriftstück des Detailreiter Datei normalerweise nicht angezeigt wird, allerdings über den Menübefehl Versteckte Dateien anzeigen eingeblendet werden kann.

Speichern Sie die Daten mit OK.

Allgemeine Hinweise

Die hier beschriebene Konfiguration eines Dokumenteneingangs-Imports in einer Workflow-Definition ist eine vereinfachte Konfigurationsmöglichkeit und bietet nicht alle Optionen, die bei der Konfiguration eines Dokumenteneingangs-Imports in einer INI-Datei möglich sind.
Der Dokumenteneingangs-Import wird auch dann durchgeführt, wenn die Workflow-Definition nicht aktiv ist. Die durch den Import erzeugten Workflow-Durchläufe werden jedoch erst nach Aktivierung der Workflow-Definition abgearbeitet.
Sobald die Workflow-Definition mit OK gespeichert wird, werden neue bzw. geänderte Import-Konfigurationen berücksichtigt. Ein Neustart des IQ-Servers bzw. des regisafe-Clients ist nicht notwendig.