Autotexte für Word importieren

Bei Verwendung des optionalen IQ-Moduls DateitypDOCAutotext können Autotexte, die außerhalb von regisafe in Form von Word-Dateien existieren, in regisafe importiert und automatisch als Autotexte zur Verfügung gestellt werden.
Diese Funktion kann vom Administrator am IQ-Server ausgeführt werden.

Sofern die Berechtigung Autotexte einlesen erteilt wird, können auch Benutzer Autotexte im Start-Menü über den Befehl Schriftgutverwaltung | Autotexte importieren.

Voraussetzungen

Damit Word-Dokumente importiert und automatisch als Autotexte zur Verfügung gestellt werden können, müssen verschiedene Voraussetzungen für den Import erfüllt sein:

• Benennung der Word-Dateien/Autotexte:
  Benennen Sie die zu importierenden Word-Dateien so, wie die Autotexte heißen sollen.
  Grund: Beim Import wird der Name der Word-Datei als Name des Autotexts übernommen.
• Ordner der Word-Dateien/Autotexte:
  Legen Sie die zu importierenden Word-Dateien in einer Ordnerstruktur ab, die den Kategorien/Ordnern in der Autotext-Auswahl entsprechen.
  Grund: Beim Import werden die Verzeichnisse als Kategorien/Ordner übernommen. Beachten Sie dabei, dass zum Import eine Datei ausgewählt werden muss. Alle Dateien, die im selben Verzeichnis oder in Unterverzeichnissen liegen, werden ebenfalls importiert. Für diese Dateien werden die Namen der Unterverzeichnisse als Kategorien/Ordner übernommen. Da die Startdatei sozusagen im "Root"-Ordner liegt, wird für diese keine Kategorie eingetragen.
  • Wenn Sie Dateien in eine bestehende Autotext-Ordnerstruktur importieren wollen und keine Datei aus dem "Root"-Verzeichnis dabei ist, kann auch eine beliebige andere Datei ausgewählt werden. Sofern die Datei nicht vom Typ DOC bzw. DOCX ist, wird sie beim Import einfach ignoriert.
• Zugriff und Aktenzeichen:
  Nach dem Start des Imports werden Zugriff und Aktenzeichen abgefragt. Das Aktenzeichen ist dabei zwingend anzugeben. Wird kein Zugriff angegeben, ist dieser automatisch für Alle Benutzer möglich. Zugriff und Aktenzeichen werden für alle zu importierenden Word-Dateien übernommen.
• Abhängigkeit:
  Angaben zur Abhängigkeit sind für Autotexte nicht von Bedeutung, da eine Abhängigkeit beim Neuanlegen von Schriftstücken benötigt wird, um Vorlagen nur in bestimmten Aktenzeichen anzubieten. Autotexte werden aber generell nicht als Vorlagen zum Neuanlegen von Schriftstücken angeboten.
  
  
  • Beispiel:
    In einem Ordner Autotext befindet sich eine Datei Standard-Begrüßung.doc und ein Verzeichnis Mahnung. Das Verzeichnis Mahnung enthält wiederum 4 Word-Dateien und das Unterverzeichnis Frist. Im Unterverzeichnis Frist befinden sich 3 weitere Word-Dateien.
    
    

Anleitung

So importieren Sie die oben beschriebenen Beispieldaten als Autotexte:

• Starten Sie den Import im IQ-Server-Menü mit dem Befehl Extras | Schnittstellen | Microsoft-Word-Integration | Word-Dokumente als Autotext importieren….
  • Das Dialogfenster zur Auswahl der "Startdatei“ wird geöffnet.
• Wählen Sie die Datei Standard-Begrüßung.doc als "Import-Startdatei" aus und bestätigen Sie mit der Schaltfläche Öffnen.
  • Das Dialogfenster zur Auswahl von Zugriff und Aktenzeichen wird geöffnet.
• Geben Sie das Aktenzeichen an, legen Sie ggf. den Zugriff fest und bestätigen Sie mit OK.
  • Der Import wird durchgeführt. Die einzelnen Schritte werden im IQ-Server-Fenster protokolliert.
    Als Ergebnis stehen die importierten Autotexte in der Auswahlfeld-Liste Vorlagen für Schriftstück-Typ 'Word-Autotext' zur Verfügung.
  • Um die importierten Autotexte anwenden zu können, muss der betreffende regisafe-Client nach dem Import neu gestartet werden.