Benutzer und Benutzergruppen

Alle Benutzer, die mit regisafe arbeiten möchten, müssen in der Benutzerdefinition angelegt werden. Dort werden grundlegende Einstellungen für jeden Benutzer festgelegt, wie z.B. Name und Anmeldekennung, Berechtigungen und Zusatzdaten.

Neben Benutzern verwaltet die Benutzerdefinition auch Benutzergruppen. Benutzer können einer oder mehreren Gruppen als Mitglieder hinzugefügt werden.

Die Einstellmöglichkeiten für Gruppen sind denjenigen für die Benutzer ähnlich - werden Sie doch hauptsächlich dazu genutzt, Berechtigungen und Zusatzdaten festzulegen, die alle zugeordneten Benutzer automatisch übernehmen ("erben"). Der einzelne Benutzer verfügt dadurch z.B. über die Berechtigungen aller Gruppen, deren Mitglied er ist.
Beim einzelnen Benutzer selbst können Zusatzdaten modifiziert sowie Berechtigungen hinzugefügt werden.

Gruppen dienen überwiegend der Zuordnung von Objekten: Hat ein Anwender bei einem Objekt (z.B. Schriftstück) den Zugriff Gruppe X angegeben, dürfen alle Benutzer, die dieser Gruppe zugeordnet sind, auf dieses Objekt zugreifen.
Bei Verwendung des Moduls Mail/Wiedervorlage können Benutzergruppen auch als Mail-Verteiler genutzt werden.

• Eine detaillierte Anleitung zur Definition von Benutzern und Benutzergruppen finden Sie unter Benutzerdefinition verwenden.

Temporäre Gruppenmitgliedschaften

Es ist möglich, Benutzer zeitlich begrenzt oder erst ab einem zukünftigen Datum einer Gruppe als Mitglied hinzuzufügen.
Eine temporäre Gruppenmitgliedschaft hat ein Start- und ein End-Datum. So können über die Zeitsteuerung temporäre Gruppenmitgliedschaften erst zu einem gewünschten späteren Start-Zeitpunkt beginnen und später zum gewünschten End-Datum automatisch enden.
Über diese Funktion ist es ist auch möglich, eine permanente Gruppenmitgliedschaft einzurichten, die erst zu einem späteren Zeitpunkt beginnt.

Standardgruppen

Unabhängig von den individuell angelegten Benutzergruppen in einer regisafe-Umgebung sind zwei Benutzergruppen immer vorgegeben:

• Alle Benutzer
  Dieser Gruppe gehören automatisch alle Benutzer an. Weder die Gruppe selbst noch die Zuordnung der Benutzer zu dieser Gruppe kann geändert werden.
  Allerdings können in dieser Gruppe beispielsweise Berechtigungen vergeben werden, die für alle Benutzer gelten sollen.
• Alle Gruppen ("Basis-Gruppe")
  Dieser Gruppe werden alle Gruppen zugeordnet, die nicht einer anderen Gruppe zugeordnet sind. Sie bildet damit die Basis der hierarchischen Gruppen/Benutzer-Struktur.

Hierarchische Gruppen

Jede Gruppe kann einer oder mehreren Gruppen zugeordnet werden. Dadurch entsteht eine hierarchische Struktur der Benutzerverwaltung 

• Ein Benutzer ist der Gruppe A zugeordnet und diese wiederum der Gruppe B.
  Der Benutzer erbt nun auch die Zusatzdaten sowie die Berechtigungen der Gruppe B.
  Auf ein Objekt, das der Gruppe B zugeordnet ist, darf auch ein Benutzer zugreifen, welcher
  der Gruppe A zugeordnet ist.