Synchronisation von Mails

regisafe entfaltet noch mehr Potenzial, wenn die vollintegrierte Funktion für Mails und Wiedervorlagen genutzt wird. Nun können die Vorteile von regisafe-Mails genutzt werden, auch wenn zusätzlich mit Microsoft Outlook gearbeitet wird. Interne regisafe-Mails und Wiedervorlagen und Ablagefächern werden durch die Synchronisation auch in Outlook und Ihren mobilen Geräten sichtbar.

Auch Outlook-Mails und Ordner unterhalb des Posteingangs werden auf Wunsch in das regisafe-Mail-Modul übertragen; hier können sie dann bequem abgelegt werden.

Bei der Synchronisation von Mails gelten folgende Regeln:

• Postfach/Benutzer
• Es werden nur die Mails im Postfach des Benutzers von regisafe synchronisiert.
• Es werden nur die Mails im Posteingang des Outlook-Benutzers und den dortigen Unterordnern synchronisiert.
• Löschen/Erledigen
• Wenn eine Mail in regisafe erledigt/gelöscht oder ins Ablagefach verschoben wird, wird die Mail in Outlook gelöscht.
• Wenn eine Mail in Outlook gelöscht oder verschoben wird, wird diese in regisafe als erledigt markiert.
• Behandlung besonderer Mails/Wiedervorlagen aus regisafe
• Mails aus Arbeitsschritten eines Bearbeitungswegs können nur in regisafe für den Arbeitsschritt verwendet werden.
  Ein Löschen/Verschieben einer solchen Mail in Outlook ist nicht möglich.
• regisafe-Mails an eine Empfängergruppe erhalten bei der Synchronisation in Outlook die Kategorie Empfängergruppe.
  
  Wurde die Mail in regisafe mit der Option Es reicht aus, dass einer der "Empfänger im Hause" die Mail erledigt versendet und von einem Empfänger in Outlook gelöscht, wird sie zunächst in regisafeauch bei allen anderen Empfängern gelöscht. Anschließend erfolgt durch die Synchronisation die Löschung auch in Outlook.
• Wiedervorlagen werden erst synchronisiert, wenn das entsprechende Datum erreicht ist.
• In regisafe geänderte Mails werden, abgesehen vom Status, nicht (erneut) synchronisiert.
• Mails über eine Exchange-Empfängergruppe
• Die Mail wird nicht in der Liste der eigenen Mails, sondern in einem separaten Postfach angezeigt. Der Name dieses Postfachs entspricht dem Namen der Exchange-Empfängergruppe (also in der Regel der Name des Verteilers bzw. der Name des geteilten Postfachs).
• Alter und Status der Mails
• Mails, die älter als 2 Tage sind, werden nicht synchronisiert.
• "Erledigte" regisafe-Mails (gilt für alle "erledigt..."-Status) werden in Outlook gelöscht.
• "Ungelesene" und "gesehene" regisafe-Mails werden als "ungelesen" in Outlook angezeigt.
• Alle übrigen Status von regisafe-Mails werden in Outlook als "gelesen" angezeigt.

• Anhänge
• Angehängte regisafe-Objekte werden als IQO-Dateien an Outlook-Mails angehängt.
  Angehängte Dateien werden dagegen als reguläre Dateien an Outlook-Mails angehängt.
• Angehängte Dateien in Outlook-Mails werden als reguläre Dateien an regisafe-Mails angehängt.
• Sensible Mails
• Auf Basis einer System-Einstellung ist eine Synchronisierung von E-Mails möglich, die als privat, persönlich oder vertraulich gekennzeichnet sind (einzeln aktivierbar).
• Dadurch werden Outlook-Mails mit entsprechender Kennzeichnung zusätzlich synchronisiert.
  Auch regisafe-Mails können mit einer entsprechenden Aktivität gekennzeichnet und somit synchronisiert werden.