Glossar für KommunalPLUS Sitzung

In der kommunalen Sitzungsordnung unterscheidet man:

- Einfache Mehrheit: Im Normalfall fällt die Entscheidung bei einer Abstimmung und bei einer Wahl durch die einfache Mehrheit der anwesenden Mitglieder des Gemeinde zw. Stadtrates. Bei Stimmengleichheit ist ein Antrag abgelehnt. Einfache und absolute Mehrheit meint dasselbe: Eine solche Mehrheit liegt vor, wenn mehr als die Hälfte der Stimmen für einen Antrag ist.

- Relative Mehrheit: Das Gegenstück zur absoluten (auch unbedingt genannten) Mehrheit ist die relative Mehrheit, wenn von mehreren Wahlmöglichkeiten keine mehr als die Hälfte der Stimmen erreicht. Die relative Mehrheit ist in diesem Fall jene, die von allen am meisten Stimmen erhalten hat.

Die relative Mehrheit kommt nur bei Wahlen in Frage. Bei Abstimmungen lautet die Frage stets "ja" oder "nein", weshalb nur "angenommen" oder "abgelehnt" herauskommen kann (Stimmengleichheit gilt als Ablehnung).

- Zweidrittel-Mehrheit: In besonderen Fällen schreibt die Gemeindeordnung für das Zustandekommen eines Beschlusses eine Zweidrittel-Mehrheit vor.

Der Gemeinde- bzw. Stadtrat handelt, indem er abstimmt. Die Abstimmung ist also der Zeitpunkt, in dem die politische Auseinandersetzung formell entschieden wird. Abstimmungen und Wahlen können aber nur in einer ordnungsgemäß einberufenen und geleiteten Sitzung durchgeführt werden.

Über Gegenstände einfacher Art kann alternativ auch im Wege der sogenannten Offenlegung oder im schriftlichen Verfahren beschlossen werden. Hier ist ein gestellter Antrag angenommen, wenn kein Mitglied widerspricht. Normal sind diese Abstimmungsformen nicht Gegenstand von Sitzungsprogrammen.

Ein Beschluss ist die politische Entscheidung über das weitere Vorgehen oder die Beurteilung von Sachverhalten innerhalb einer Sitzung. Die Verwaltung hat diese Beschlüsse entsprechend umzusetzen.

Folgende Abstimmungsformen gibt es:

- Offene Abstimmung

- Geheime Abstimmung

- Namentliche Abstimmung

- Wahlen

- Getrennte Abstimmung

In der kommunalen Sitzungsordnung unterscheidet man:

- Zustimmung: Hier erfolgt die Stimmabgabe also mit "Ja".

- Ablehnung: Hier erfolgt die Stimmabgabe also mit "Nein".

- Stimmenthaltung: Eine Stimmenthaltung ist nach der Gemeindeordnung möglich, und stellt in der Regel weder eine Zustimmung, noch eine Ablehnung dar. Hier gibt es aber teilweise auch andere Rechtsauffassungen.

Der Ältestenrat ist in der kommunalen Sitzungsordnung dafür vorgesehen, den Bürgermeister in Fragen der Tagesordnung und des Ganges der Verhandlungen des Gemeinde bzw. Stadtrates zu beraten. Dazu tagt er mehrmals im Jahr, in der Regel zweimal. Vorsitzender ist der Bürgermeister. Die Details der Zusammensetzung, den Geschäftsgang und die Aufgaben regelt jede Kommune selbst in der sogenannten Geschäftsordnung.

Der in der kommunalen Sitzungsordnung vorgesehene Tagesordnungspunkt "Anfragen" dient den Teilnehmern dazu, Fragen an die Verwaltung zu stellen oder Sachverhalte mitzuteilen. Beschlüsse können rechtlich gesehen unter diesem Tagesordnungspunkt nicht getroffen werden. In der Praxis kommt dies aber immer wieder mal vor.

Die Begriffe Unterlage und Anlage werden in KommunalPLUS Sitzung für Schriftstücke verwendet, die neben der Sitzungsvorlage einem Tagesordnungspunkt zugeordnet sind.

Als Anlage wird dabei ein Schriftstück bezeichnet, das der Sitzungsvorlage "angehängt" ist. In regisafe wird dies umgesetzt, indem die Anlage als zusätzliche Datei der Sitzungsvorlage selbst hinzugefügt wird (in der Dateiverwaltung des Schriftstücks).

Als Unterlage wird dagegen ein separates Schriftstück bezeichnet, dass einem Tagesordnungspunkt unabhängig von der Sitzungsvorlage zugeordnet werden kann.

Wichtigster Unterschied von Unterlagen und Anlagen ist die Tatsache, dass Anlagen immer denselben Öffentlichkeitsstatus haben wie die zugehörige Sitzungsvorlage, während Unterlagen einen anderen Öffentlichkeitsstatus haben können.

Nach der kommunalen Sitzungsordnung darf ein ehrenamtlich tätiger Gemeinde bzw. Stadtrat weder beratend noch entscheidend mitwirken, wenn die Entscheidung einer Angelegenheit ihm selbst oder Verwandten einen unmittelbaren Vorteil oder Nachteil bringen kann.

Die kommunale Sitzungsordnung sieht vor, dass die Verwaltung unter dem Tagesordnungspunkt "Bekanntgaben" einer Sitzung die Öffentlichkeit bzw. das Gremium über Sachverhalte mit untergeordneter Bedeutung informiert. In aller Regel findet hier keine Beratung statt.

Beschlüsse können rechtlich gesehen unter diesem Tagesordnungspunkt nicht getroffen werden. In der Praxis kommt dies aber immer wieder mal vor.

In der Regel wird dieser Punkt in die Tagesordnung aufgenommen, egal ob zum Zeitpunkt der Einladung bekannt ist, ob überhaupt Bekanntgaben gemacht werden sollen.

Teilweise werden die Bekantgaben auch unter der Bezeichnung "Verschiedenes" oder "Sonstiges" gemacht.

Für beratende Ausschüsse gilt in der kommunalen Sitzungsordnung im Grundsatz dasselbe wie für beschließende Ausschüsse. Einziger Unterschied ist, dass diese Ausschüsse keinen abschließenden Beschluss treffen können. Diese bedürfen zuerst der Beratung und Abstimmung im Gemeinde bzw. Stadtrat.

Im Zusammenhang mit Sitzungen verschiedener Gremien werden viele Tagesordnungspunkte nicht nur in einer Sitzung beraten, sondern in mehreren Sitzungen. Ein Beispiel ist der Bebauungsplan, der vor der endgültigen Verabschiedung vom Gemeinderat meist zur Prüfung an den Technischen Ausschuss übergeben und später erneut beraten wird.

KommunalPLUS Sitzung ermöglicht es, die Abfolge der einzelnen Beratungen einer Sache im Voraus zu planen. Zu diesem Zweck werden die einzelnen Sitzungen, in denen eine Sitzungsvorlage zur Beratung kommt, in der Sitzungsvorlage eingetragen. Die zeitlich sortierte Abfolge dieser Sitzungen wird als Beratungsfolge bezeichnet. Dabei kann für jede Sitzung unter anderem der genaue Zweck der Beratung und der Öffentlichkeitsstatus festgelegt werden.

Jeder einzelne Tagesordnungspunkt in kommunalen Sitzungen enthält in der Regel einen Beratungsgegenstand, wobei zu besseren Gliederung manchmal gleichartige Beratungsgegenstände zusammengefasst werden. Dies geschieht insbesondere bei der Beratung von Bauanträgen.

Auf Basis der Hauptsatzung kann der Gemeinde- bzw. Stadtrat beschließende Ausschüsse bilden und ihnen bestimmte Aufgabengebiete zur dauernden Erledigung übertragen. Durch Beschluss des Gemeinde bzw. Stadtrates können auch einzelne Angelegenheiten auf bestehende beschließende Ausschüsse übertragen werden.

Im Rahmen der Zuständigkeit entscheiden beschließende Ausschüsse selbstständig anstelle des Gemeinderates. Bei Angelegenheiten von besonderer Bedeutung können diese beschließenden Ausschüsse die Angelegenheiten auch wieder an den Gemeinderat zur Beschlussfassung übertragen.

Angelegenheiten, deren Entscheidung dem Gemeinde- bzw. Stadtrat vorbehalten ist, sollen den beschließenden Ausschüssen innerhalb ihres Aufgabengebietes zur Vorberatung zugewiesen werden. Diese Vorberatungen sind in der Regel nicht-öffentlich.

Beschließende Ausschüsse bestehen aus mindestens vier Mitgliedern des Rates und dem Vorsitzenden und werden stets widerruflich bestellt. Sachkundige Einwohner können als beratende Mitglieder hinzugezogen werden.

Vorsitzender der beschließenden Ausschüsse ist der Bürgermeister, wobei er einen seiner Stellvertreter oder ein anderes Ratsmitglied als Vorsitzender beauftragen kann.

Beschlüsse können in kommunalen Sitzungen nur getroffen werden, wenn der Gemeinde bzw. Stadtrat auch beschlussfähig ist. Das bedeutet, dass mindestens die Hälfte aller Mitglieder (Gemeinderäte und Bürgermeister) anwesend und stimmberechtigt sind. Sollte dies nicht der Fall sein, so gibt es Sonderregelungen wegen Befangenheit und Abwesenheit.

Bei der Nachbereitung einer Sitzung in KommunalPLUS Sitzung kann die Ausführung eines Beschlusses pro Tagesordnungspunkt protokolliert und überwacht werden. Zu diesem Zweck können unter anderem Verantwortliche, Erledigungsfristen und der aktuelle Status festgelegt werden. Darüber hinaus lässt sich mithilfe der Funktion Jahresindex eine Liste zur Beschlusskontrolle erstellen.

Der Bürgermeister nimmt als sogenanntes geborenes Mitglied an Ratssitzungen teil. Seine Stellung ist in den verschiedenen Bundesländern unterschiedlich geregelt und festgelegt. Im Grundsatz ist er aber der Vorsitzende und leitet die Sitzung.

Der Bürgermeister lädt zu den Sitzungen ein und legt die Tagesordnung fest. Als Vorsitzender eröffnet, leitet und schließt er die Verhandlungen. Er handhabt die Ordnung und übt das Hausrecht aus.

Er ist auch für die Nachbereitung der Sitzung verantwortlich.

EDITH ist ein Content-Management-System (CMS) der Firma NetzWerkstatt, Rendsburg.

Es wird im Zusammenspiel mit regisafe als Ratsinformationssystem genutzt.

Der Bürgermeister lädt den Gemeinde- bzw. Stadtrat schriftlich mit angemessener Frist (in der Regel 1 Woche vorher) ein und teilt rechtzeitig die Verhandlungsgegenstände mit. Dabei sind die erforderlichen Unterlagen für die einzelnen Tagesordnungspunkte (TOP) beizufügen, wobei es nicht immer für jeden TOP eine entsprechende Sitzungsvorlage gibt.

Die Sitzungen sollen mindestens einmal im Monat stattfinden.

In Notfällen kann der Gemeinde- bzw. Stadtrat auch ohne Frist formlos einberufen werden.

File Transfer Protocol

Das File Transfer Protocol (engl. für „Dateiübertragungsverfahren“) ist ein im RFC 959 von 1985 spezifiziertes Netzwerkprotokoll zur Dateiübertragung über TCP/IP-Netzwerke. FTP ist in der Anwendungsschicht des TCP/IP Protokollstapels angesiedelt. Es wird benutzt, um Dateien vom Server zum Client (Download), vom Client zum Server (Upload) oder clientgesteuert zwischen zwei Servern zu übertragen. Außerdem können mit FTP Verzeichnisse angelegt und ausgelesen, sowie Verzeichnisse und Dateien umbenannt oder gelöscht werden.

Um Verschlüsselung und Authentifizierung zu nutzen, kann Transport Layer Security eingesetzt werden (FTP über SSL, kurz FTPS). Nach der Authentifizierung des Hosts und der Verschlüsselung durch TLS kann FTP die Authentifizierung des Client mittels Benutzername und Kennwort durchführen, wenn der Client sich nicht bereits mit einem Zertifikat über TLS authentifiziert hat.

Außerdem existiert mit dem SSH File Transfer Protocol (SFTP) eine auf SSH aufbauende Alternative zu FTP für Dateiverwaltung und -übertragung, bei dem nur der schon laufende sshd-Daemon genutzt und somit keine weitere Software auf Serverseite benötigt wird.

(Quelle: Wikipedia)

Eine geheime Abstimmung findet statt, wenn es vom Gemeinde- bzw. Stadtrat beschlossen wird oder gesetzlich vorgeschrieben ist (etwa beim Misstrauensantrag gegen den Bürgermeister, über den geheim abzustimmen ist). Finanzielle Entscheidungen und Entscheidungen über Bescheide dürfen nicht in geheimen Abstimmungen fallen.

Siehe auch: Abstimmungsformen

Gemeinde- bzw. Stadträte sind die Vertreter der Bürgerschaft, die in freier und geheimer Wahl alle fünf Jahre gewählt werden. Sie entscheiden im Rahmen der Gesetze nach ihrer freien, nur durch das öffentliche Wohl bestimmten Überzeugung. Sie sind ehrenamtlich tätig und werden vom Bürgermeister in der ersten Sitzung nach der Wahl auf die gewissenhafte Erfüllung ihrer Amtspflichten verpflichtet. Die Mitglieder sind verpflichtet, an den Sitzungen teilzunehmen.

Beim Begriff Gemeinde- bzw. Stadtrat selbst kann es sich je nach Verwendung um ein einzelnes gewähltes Mitglied oder um die Bezeichnung des Gesamtgremiums handeln.

Nach der kommunalen Sitzungsordnung können Geschäftsordnungsanträge gestellt werden, um die Vorgehensweise bei einzelnen Sachthemen zu regeln. Zuerst ist zu entscheiden, ob die Sache vertagt oder einem Ausschuss zugewiesen werden soll, erst dann folgt die Sachentscheidung. Dabei unterscheidet man grundsätzlich folgende Antragsinhalte:

- Antrag auf Vertagung

- Antrag auf Zuweisung des Gegenstandes an einen Ausschuss

- Antrag zur Vorberatung in einem Ausschuss

Wird einer dieser Anträge angenommen, so kommt es nicht mehr zur Abstimmung über die inhaltlichen Anträge zum Gegenstand.

Davon zu unterscheiden sind die Redezeit und/oder die Zahl der Wortmeldungen.

Die Gemeindeordnung trifft keine Regelung über die getrennte Abstimmung, die mitunter von Minderheitsfraktionen gewünscht wird (z.B. gruppenweise Abstimmung des Haushalts).

Von einer getrennten Abstimmung spricht man in der kommunalen Sitzungsordnung, wenn aus einem größeren Gegenstand - bestes Beispiel ist der Haushalt - ein Teil herausgelöst wird und getrennt von den anderen Teilen zur Abstimmung gebracht wird. Die Gemeindeordnung sagt nichts über diese Möglichkeit, doch spricht auch nichts dagegen. Schon im Abänderungsantrag ist ja eine getrennte Abstimmung enthalten.

Siehe auch: Abstimmungsformen

In den Kommunen gibt es verschiedene Gremien mit unterschiedlichen Bezeichnungen. Im Grundsatz unterscheidet man aber neben dem Gemeinderat zwischen beschließenden und nicht beschließenden Ausschüssen (z.B. dem Technischen Ausschuss). Darüber hinaus gibt es aber noch sonstige Gremien (z.B. den Personalrat).

Der Jugendgemeinderat zählt wie der Ältestenrat zu den sonstigen Ausschüssen im Rahmen der kommunalen Sitzungsordnung und besitzt keine Beschlusshoheit.

Ziel eines Ratsinformationssystems ist es, den Mandatsträgern alle benötigten Informationen und Dokumente zu Sitzungen bereitzustellen und zudem die Bürger über deren Ergebnisse zu informieren. Papierberge, ausufernde Aktenlager und zusätzlicher Arbeitsaufwand gehören damit der Vergangenheit an. Demgegenüber stehen schnellere Abläufe und Entscheidungen, mehr Informationsdichte und -verfügbarkeit bei weniger Zeit-, Lager- und Kostenaufwand sowie deutlich weniger interne Rückfragen.

Und so funktioniert’s mit regisafe:

Die Verwaltung von Sitzungsdaten und -dokumenten erfolgt mit dem regisafe-Modul KommunalPLUS Sitzung. KommunalPLUS Ratsinformation übernimmt darauf aufbauend diese Daten und stellt sie im angebundenen Online-Portal dar. Somit entfallen sonst häufig auftretende Schwierigkeiten mit systemfremden Schnittstellen. Zudem sind keine Abstimmungen mit einem externen Portal-/CMS-Anbieter erforderlich. Effizientes, transparentes Verwalten und bestmögliche Bürgernähe sind dementsprechend jederzeit und auch online gewährleistet.

Anwendungsmodul/Fachverfahren zum Einsatz in der öffentlichen Verwaltung.

KommunalPLUS Sitzung deckt folgende Arbeitsbereiche der Sitzungsverwaltung ab:

- Zügige Aufstellung der Tagesordnung auf Basis der Sitzungsvorlagen mit Beratungsfolge

- Unkomplizierte Arbeitsschritte für Sitzungseinladungen per Serienbrief (auch für gemeinsam tagende Gremien), Protokoll, Auszüge, Niederschriften (auch mit Übertragung von Anlagen und Daten aus der Sitzungsvorlage), Beschlusskontrolle und Jahresindex

- Einfache Verwaltung von Gremien und Sitzungsteilnehmern mit Ratsinformationssystem zur aktiven Einbindung der Gremiumsmitglieder

KommunalPLUS Sitzung kann um die Fachverfahren KommunalPLUS Sitzungsgeld und KommunalPLUS Ratsinformation erweitert werden.

Anwendungsmodul/Fachverfahren zum Einsatz in der öffentlichen Verwaltung.

KommunalPLUS Sitzungsgeld erweitert KommunalPLUS Sitzung um Folgendes:

- Abrechnungsvorlagen, wahlweise über Sitzungs-, Funktions- und/oder Monatspauschalen

- Erstellung von Jahres- und/oder Quartalsbescheinigungen in der Sitzungsgeldabrechnung.

- Erfassung und Abrechnung von Verdienstausfällen

- Automatisierte Zeitvergütung

- Unkomplizierte Reisekostenentschädigung

- Nachträgliche Abrechnungsmöglichkeit für verschiedene Sitzungsgeldbereiche

Zur direkten Übermittlung von Auszahlungen (z.B. an eine Bank) verfügt das Modul außerdem über:

- Schnittstelle zu SEPA

- Schnittstelle zu DSS

MandatsträgerAPP ist eine Anwendung für mobile Endgeräte der Firma brain-SCC GmbH. Die MandatsträgerAPP wird oft auch als Mandatsträgermodus bezeichnet.

Kurzbeschreibung:

- Darstellung von Web-Inhalten von BürgerPLUS Ratsinformation auf mobilen Endgeräten.

- Verfügbar für Geräte mit den Betriebssystemen iOS oder Android

- Zielgruppe sind die Mandatsträger, also die Mitglieder der in der Ratsinformation verwalteten Gremien

Allgemein:

Ein Mitglied im engeren Sinne ist ein konstitutiver Bestandteil einer Körperschaft (zum Beispiel eines Vereins, einer Akademie oder eines Parlaments), und zwar als natürliche oder auch als juristische Person. „Konstitutiv“ heißt hier, dass es diese Körperschaft ohne Mitglieder gar nicht geben könnte.

(Quelle: Wikipedia)

Im Rahmen der Sitzungsverwaltung mit KommunalPLUS Sitzung handelt es sich bei einem "Mitglied" immer um ein gewähltes Mitglied eines Gremiums oder um ein sogenanntes geborenes Mitglied, also z.B. der Bürgermeister. Einem Gremium gehören neben solchen Personen meist auch andere Personen an, z.B. Sachverständige oder Verwaltungsangehörige. Diese werden dann aber nicht als "Mitglied" bezeichnet. Um die Mitglieder als solche zu kennzeichnen kann jede Person im Gremiumsverteiler ein Haken in der Spalte "Mitglied" gesetzt werden.

Ob eine Person letztlich tatsächlich an einer Sitzung teilgenommen hat, kann separat über einen eigenen Haken "Anwesend" vermerkt werden.

Auch eine namentliche Abstimmung findet nur auf Beschluss des Gemeinde bzw. Stadtrates statt. Bei ihr sind die Mitglieder des Gremiums bei der Abstimmung einzeln aufzurufen; sie geben ihre Stimme ab. Außer dem dramaturgischen Effekt ist jedoch mit dieser Form der Abstimmung keine eigene Bedeutung verbunden, weil das Abstimmungsverhalten ohnehin genau zu protokollieren ist.

Siehe auch: Abstimmungsformen

Niederschrift ist als synonym für "Protokoll" zu verstehen. Es handelt sich hier ganz allgemein um die schriftliche Abfassung eines Berichts, der über den Inhalt, den Verlauf und das Ergebnis eines Gesprächs (Diskussion, Besprechung, Verhandlung, Sitzung, Unterrichtsstunde) informiert.

Im Bereich der Sitzungen ist eine Niederschrift über den wesentlichen Inhalt der Verhandlungen des Gemeinde- bzw. Stadtrates zu fertigen. Sie muss mindestens folgenden Inhalt besitzen:

- Name des Vorsitzenden

- Zahl der anwesenden Teilnehmer (oft auch die Namen)

- die Namen der abwesenden Räte unter Angabe des Grundes der Abwesenheit

- die Gegenstände der Verhandlung

- die Anträge

- die Abstimmungs- und Wahlergebnisse

- den Wortlaut der Beschlüsse

Der Vorsitzende und jedes Mitglied können verlangen, dass ihre Erklärungen oder Abstimmungen in der Niederschrift festgehalten werden.

Die Niederschrift ist vom Vorsitzenden, zwei Räten, die an der Sitzung teilgenommen haben, und dem Schriftführer zu unterzeichnen.

Sie ist innerhalb eines Monats zur Kenntnis des Gremiums zu bringen. Mehrfertigungen der Niederschrift über nicht-öffentliche Sitzungen dürfen nicht ausgehändigt werden.

Über die gegen die Niederschrift vorgebrachten Einwendungen entscheidet das Gremium. Die Einsichtnahme in die Niederschrift über die öffentlichen Sitzungen ist den Einwohnern gestattet. Daher wird in der Praxis zwischen öffentlichen und nicht-öffentlichen Protokollen unterschieden.

Als Niederschriftsauszug wird das Schriftstück bezeichnet, in dem die Beratung eines Tagesordnungspunktes einer Sitzung protokolliert wird und in dem auch das Ergebnis der Beratung enthalten ist. Typische Inhalte eines Niederschriftsauszugs sind die Nummer und Bezeichnung des Tagesordnungspunktes, der Diskussionsverlauf und das Abstimmungsergebnis. Seltener wird auch der zugrunde liegende Sachverhalt in den Niederschriftsauszug übernommen.

KommunalPLUS Sitzung bietet konfigurierbare Möglichkeiten zur automatischen Übernahme des Sachverhalts, Beschlussvorschlags oder Abstimmungsergebnisses in den Niederschriftsauszug.

Der Niederschriftsauszug wird wiederum automatisch in die Sitzungsniederschrift übernommen, die alle Niederschriftsauszüge einer Sitzung zusammenfasst.

Die Zustimmung zu einem Antrag wird bei der Abstimmung durch Erheben der Hand gegeben. Dies ist der Normalfall.

Die Beschlüsse werden mit Stimmenmehrheit gefasst, wobei es für einzelne Sachverhalte (z.B. Hauptsatzung) Sonderregelungen gibt. Bei Stimmengleichheit ist der Antrag abgelehnt. In der Regel erfolgt die Abstimmung durch Handzeichen.

Siehe auch: Abstimmungsformen

Die Sitzungen des Gemeinde bzw. Stadtrates sind in der Regel öffentlich. Nicht-öffentlich darf nur verhandelt werden, wenn es das öffentliche Wohl oder berechtigte Interessen Einzelner erfordert. Über Anträge von Gemeinderäten, einen Verhandlungsgegenstand entgegen der Tagesordnung in öffentlicher oder nicht-öffentlicher Sitzung zu behandeln, wird in nicht-öffentlicher Sitzung beraten und entschieden.

Beschlüsse aus nicht-öffentlicher Sitzung sind nur bekanntzugeben, wenn das öffentliche Wohl oder berechtigte Interessen Einzelner dem nicht entgegenstehen.

Während bei der öffentlichen Sitzung Zuschauer, Presse etc. den Verhandlungsverlauf verfolgen dürfen, sind diese Personenkreise bei nicht-öffentlichen Sitzungen ausgeschlossen. Über den Beratungsinhalt und über das Beratungsergebnis dürfen die Teilnehmer nicht berichten.

Die Verwaltung von Sitzungen mit KommunalPLUS Sitzung bietet die Möglichkeit, Einladungen an die Teilnehmer von Sitzungen zu erstellen und personalisiert jedem Einzelnen via E-Mail oder Post zuzusenden. Beim Versand via E-Mail wird außerdem ein Sendeprotokoll angefügt. Auf diese Weise lässt sich die Einhaltung der gesetzlich vorgeschriebenen Ladungsfristen belegen.

Der Versand der zugehörigen Sitzungsvorlagen ist nicht Bestandteil dieser Funktion.

Neben den Einladungen können auch Niederschriften oder Beschlussprotokolle personalisiert versendet werden.

Das regisafe-Portal bündelt 3 Onlinelösungen von regisafe in einer zentralen Plattform. Stellenbesetzung Online, Ratsinformation und Online-Anträge stehen in einem Portal gemeinsam zur Verfügung. So lässt sich eine verwaltungseigene Bürgerservice-Seite gestalten, die umfassende Dienste aus einer Hand anbietet. Die im Portal zusammengefassten Lösungen bauen jeweils auf einem bestehenden regisafe-Modul auf:

regisafe-Modul KommunalPLUS Sitzung --> Ratsinformation

regisafe-Modul KommunalPLUS Stellenbesetzung --> Stellenbesetzung Online

regisafe-Modul KommunalPLUS Genehmigung --> Online-Anträge

Das Portal und die beinhalteten Lösungen lassen sich an das jeweilige Design der Verwaltung anpassen und reagieren flexibel auf die Bildschirmgröße (responsives Design). Kleinere Anpassungen wie Logo und Schriftfarbe sind problemlos möglich, wenn das Portal allerdings wie die Website des Kunden aussehen soll, muss eine Aufwandsschätzung erfolgen. Das Portal lässt sich nicht in die Kunden-Website integrieren, sondern der Kunde muss von seiner Website auf das Portal verlinken.

Mit dem neuen regisafe-Portal steht regisafe-Kunden eine im Markt bislang einzigartige Lösung zur Verfügung. Individuell konfigurierbar und flexibel, vollständig in regisafe integriert, benutzerfreundlich und intuitiv sowie verbunden mit Support und Dienstleistung aus einer Hand

Bereitgestellt wird die Portallösung von der comundus GmbH unter dem Namen OBIS, was "Online Bürger Informationssystem" bedeutet. Dies ist eine Sammelbegriff für Portallösungen der comundus GmbH, die u. a. auf regisafe-Modulen aufsetzen und eine Darstellung von regisafe-Inhalten im Internet sowie einen Datenaustausch über das Internet ermöglichen.

Zur Kommunikation und zum Datenaustausch mit regisafe nutzt OBIS den regisafe-Webservice (IQ-API).

Die Sicherheit wird dabei dadurch gewährleistet, dass der Zugriff auf die IQ-API über einen Reverse Proxy erfolgt und eine Zwei-Wege-Authentifizierung (SSL-Zertifikat und IP-Adresse) nutzt. Außerdem wird in regisafe ein technischer Benutzer angelegt, der nur die Berechtigungen hat, ausschließlich auf die Daten vom jeweiligen regisafe-Modul zuzugreifen.

Nach der kommunalen Sitzungsordnung kann der Gemeinderat sachkundige Einwohner und Sachverständige zu den Beratungen einzelner Sachverhalte hinzuziehen.

Der Begriff "Sitzung" bezeichnet in Verwaltungen und Unternehmen in der Regel das Zusammentreten von Personen zur Beratung von Sachverhalten. Dies geschieht in der Regel auf Basis einer Tagesordnung oder Agenda mit dem Ziel einer Beschlussfassung.

Bei den Personen kann es sich z.B. um die Mitglieder einer gesetzgebenden Körperschaft oder auch die Teilnehmer einer Arbeitsgruppe handeln.

Demgegenüber wird der Begriff Sitzung auch in Zusammenhang mit der Nutzung von Computern verwendet. Dort bezeichnet er - oft auch engl. Session genannt - die Zeitspanne zwischen An- und Abmeldung eines Benutzers.

Die Sitzungsteilnehmer setzen sich aus folgenden Gruppen zusammen:

- Gemeinde bzw. Stadtrat

- Bürgermeister

- Verwaltungsmitglieder

- Sachkundige Einwohner und Sachverständige

Der Gemeinde- bzw. Stadtrat kann sachkundige Einwohner und Sachverständige zu den Beratungen einzelner Gegenstände hinzuziehen.

engl. für Etikett, Mal, Marke, Auszeichner, Anhänger, Aufkleber

Ein Tag ist eine Auszeichnung einer Information mit zusätzlichen Informationen und zur Kategorisierung.

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In Auszeichnungssprachen wie SGML, XML oder HTML bezeichnen Tags die in spitzen Klammern eingeschlossenen Kürzel, die beispielsweise in HTML dazu dienen, Textelemente auszuzeichnen oder in XML Daten zu klassifizieren und strukturieren.

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Bei der Speicherung von Daten in Dateien bezeichnet „Tag“ eine Meta- oder Zusatzinformation, die der Datei angefügt wird. Dabei werden neben den zu speichernden Daten zusätzlich Informationen beispielsweise über deren Ursprung oder Verwendungszweck abgelegt.

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Weitere spezielle Bedeutungen hat das Wort in der

- Objektorientierten Programmierung

- Versionsverwaltung

- Informationsarchitektur

- Datenkommunikation in Netzwerken

Allen Verwendungen ist gemein, dass sie sich sehr eng an der wörtlichen Bedeutung des englischen Begriffes orientieren, also ein Tag immer ein (abstraktes) Etikett oder Schildchen, ein Auszeichner oder eine wie auch immer geartete Markierung bedeutet.

(Quelle: Wikipedia)

Die Tagesordnung ist der Arbeitsplan einer Versammlung und wird vielfach in anderen Bereichen auch als Agenda bezeichnet. In einer Gemeinde legt grundsätzlich der Bürgermeister die Tagesordnung für die Sitzungen fest. Sie beinhaltet die einzelnen Beratungsgegenstände der Gemeinde- bzw. Stadtratsitzungen.

Die Tagesordnung kann unter Umständen auch noch während der Sitzung geändert werden, es können einzelne Punkte hinzukommen (sehr selten) und wegfallen (eher der Fall).

regisafe-Anwendungsmodul zur Verwaltung von Terminen in einem Kalender (bzw. Terminkalender). Beinhaltet Terminbenachrichtigungen über die Mail/Wiedervorlage, Terminsuchfunktion, Ressourcen-Verwaltung von Räumlichkeiten, Geräten, Fahrzeugen etc. Zugriffsmöglichkeit auf Termine sind durch Einschränkung der Berechtigung steuerbar.

Nach der kommunalen Sitzungsordnung können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einer Verwaltung zur Unterstützung des Bürgermeisters an Sitzungen teilnehmen. Im Unterschied zu den Räten und dem Bürgermeister haben sie aber kein Stimmrecht.

Bei Wahlen handelt es sich in der Regel um eine Abstimmung mit Stimmzettel, wobei es auch die Möglichkeit gibt, eine Wahl offen durchzuführen, wenn kein Mitglied widerspricht. Gewählt ist, wer mehr als die Hälfte der anwesenden Stimmberechtigten erhält. Hat keiner der Bewerber diese Mehrheit im ersten Wahlgang erreicht, findet zwischen den beiden Bewerbern mit den meisten Stimmen eine Stichwahl statt. Hier reicht die einfache Stimmenmehrheit.

Siehe auch: Abstimmungsformen