Detailreiter "Allgemein" bearbeiten

Der Detailreiter Allgemein des Hauptreiters Definition enthält die wesentlichen Daten der jeweiligen Workflow-Definition und deren genauen Einsatzgebiete.

Der Reiter ist in drei Bereiche aufgeteilt: Workflow-Definition, Verwendung und Objekt-Typen.

Anleitung

So bearbeiten Sie den Detailreiter "Allgemein":

• Stellen Sie sicher, dass im Hauptreiter Definition der Detailreiter Allgemein angezeigt wird.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Ändern im Detailreiter Allgemein, wenn Sie diesen Bearbeiten möchten.
• Tragen Sie zunächst alle ggf. zwingend erforderlichen Informationen zur Workflow-Definition ein.
  
  Wie wird diese Information eingegeben?

  • Das Feld Name beinhaltet den Namen der Workflow-Definition, dieser kann nicht bearbeitet werden. Um eine Workflow-Definition umzubenennen, muss der Befehl Umbenennen im Menü oder im Kontextmenü Definition verwendet werden.

  Feld	Bedeutung	Format
  Beschreibung	Hier können Sie die optionale Beschreibung des Workflows erfassen.	Beliebiger Text
  Zugriff	Legt fest, welche Benutzer oder Benutzergruppen auf diese Workflow-Definition zugreifen dürfen. Benutzer mit Lesezugriff sehen diese Workflow-Definition und können auf deren Workflow-Durchläufe zugreifen. Benutzer mit Vollberechtigung können zusätzlich diese Workflow-Definition ändern und den Workflow aktivieren, deaktivieren oder löschen.	Festlegung pro Benutzer und/oder Gruppe: Ein Klick = Vollzugriff Zwei Klicks = Lesezugriff Rechtsklick = Auswahl inkl. Detailzugriffe   Nähere Informationen finden Sie unter Vergabe von Zugriffsberechtigungen

   

  Feld	Bedeutung	Format
  Aktiv	Legt fest, ob der Workflow aktiv ist. Workflow-Durchläufe dieses Workflows werden nur verarbeitet, wenn dieser aktiv ist. Nur aktive Workflows werden dem Benutzer zur Auswahl angeboten. Beim Dokumenteneingang werden Workflow-Durchläufe zu diesem Workflow nur verarbeitet, wenn er aktiv ist.	Setzen oder Löschen der Markierung

  • Alle aktiven oder inaktiven Workflows werden ihnen im Navigationsbereich unter der Kategorie Status angezeigt.
• Wählen Sie unter welcher Verwendungsmöglichkeiten die Workflow-Definition genutzt werden soll.
  
  Wie wird diese Information eingegeben?

  Feld	Bedeutung	Format
  Ohne Objekte	Legt fest, dass dieser Workflow ohne Objekt gestartet werden kann. Dieser Workflow wird dem Benutzer im Menü Workflow | Workflow starten auch dann angeboten, wenn kein Objekt ausgewählt ist.	Markierung
  Vorhandene Objekte	Legt fest, dass der Benutzer diesen Workflow einem vorhandenen Objekt zuordnen kann, z.B. über das Untermenü Workflow starten des Kontextmenüs oder über Neuen Workflow starten im Detailreiter Workflow eines Objekts.	Markierung
  Vorlagen für die Neuerstellung von Objekten	Legt fest, dass dieser Workflow beim Definieren einer Vorlage zur Auswahl angeboten wird. (Die Festlegung erfolgt über Programm | Auswahlfeld-Listen, in der jeweiligen Kategorie des Objekt-Typs in den Listen Vorlagen für ... im Feld Workflow starten). So besteht die Möglichkeit, dass bei Neuerstellung eines Objekts mit dieser Vorlage dieser Workflow automatisch gestartet wird.	Markierung
  Bearbeitungsstatus	Legt fest, dass dieser Workflow beim Definieren eines Bearbeitungsstatus zu einem Objekt angeboten wird (Festlegung erfolgt über Dialogfenster Funktionen für Status... im Reiter Workflow im Feld Workflow starten). So besteht die Möglichkeit, dass beim Setzen dieses Bearbeitungsstatus zu einem Objekt automatisch dieser Workflow gestartet wird.	Markierung

   

  Feld	Bedeutung	Format
  Dokumenteneingang	Wenn das Modul Workflow nicht lizenziert ist, ist die Option Dokumenteneingang die einzige verfügbare Verwendungsmöglichkeit, die Optionen Vorhandene Objekte, Vorlagen für die Neuerstellung von Objekten und Bearbeitungsstatus stehen in diesem Fall nicht zur Verfügung. Legt fest, dass mit dieser Workflow-Definition neue Dokumente über die Dokumenteneingangslösung aufgenommen werden können. Ist diese Markierung gesetzt, werden im rechten Bereich unten die Felder Datenlager für eingehende Schriftstücke und Dateispeicher für eingehende Schriftstücke angeboten.   Speicherung eingehender neuer Schriftstücke: Datenlager: Dieses Feld steht nur zur Auswahl, wenn Datenlager definiert wurden. Wurden keine Datenlager definiert, so wird hier standardmäßig das Datenlager Allgemein vorgegeben. Legt fest, in welchem Datenlager die eingehenden Schriftstücke angelegt werden. Dieses Datenlager sollte möglichst bereits das Datenlager sein, in dem die Schriftstücke durch die Verarbeitung der Workflows abgelegt werden, da ansonsten beim Ablegen eine zeitaufwändige Datenlager-Verschiebung durchgeführt werden muss. Dateispeicher: Hier wird festgelegt, auf welchem Server die angehängten Schriftstück-Dateien gespeichert werden. Für jeden regisafe-Arbeitsplatz hat der Administrator vorgegeben, welcher Dateispeicher als Standard verwendet wird. Aus diesem Grund muss das Feld Dateispeicher in der Regel nicht geändert werden.	Markierung                 Auswahl aus vorgegebener Liste (Liste generiert sich aus den in regisafe definierten Datenlager)                 Auswahl der vorgegebenen Dateispeicher

   

  • Folgende Optionen können ergänzend zur Verwendungsmöglichkeit Dokumenteneingang ausgewählt werden:
    Diese Optionen stehen nur zur Verfügung, wenn Dokumenteneingang markiert ist.

  Feld	Bedeutung	Format
  Mails manuell übernehmen	Legt fest, dass Mails manuell zur Verarbeitung durch diesen Workflow übernommen werden sollen, z.B. aus Outlook oder den Mail/Wiedervorlagen.	Markierung
  Mails automatisch aus Postfach übernehmen	Wird nur angeboten, wenn Mail-Postfächer für die automatische Übernahme vorhanden sind. Legt fest, dass Mails automatisch aus Postfächern übernommen werden. Ist diese Option markiert, erscheint ein zusätzliches Auswahlfeld, in dem das zu übernehmende Postfach ausgewählt werden kann. Dabei ist auch eine Mehrfachauswahl möglich.	Markierung
  Bestehende Datei zuordnen	Legt fest, dass über den Menübefehl Schriftstücke| Bestehende Datei zuordnen (auch nach Drag&Drop einer Datei) dieser Workflow für die Verarbeitung einer Datei ausgewählt werden kann.	Markierung
  Stapel zuordnen	Diese Option wird nur angeboten, wenn das Modul Schriftgut Scanner eingebunden ist. Für die Funktionen Stapel zuordnen und Stapel scannen können Stapel angelegt werden, die die Dokumente an diesen Workflow zur Verarbeitung übergeben. Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation zum Modul Schriftgut-Scanner | Stapel verwalten | Übergabe an Workflow.	Markierung
  Dateien automatisch aus Verzeichnissen importieren	Diese Markierung wird Ihnen nur angezeigt, wenn das Modul InflowImportService am IQServer bzw. am Client eingebunden ist und eine Freigabe eingerichtet wurde. Damit Sie in einer Workflow-Definition einen automatischen Dokumenteneingangs-Import einrichten können, benötigt Sie eine der beiden folgenden Berechtigungen in der Berechtigungs-Kategorie Dokumenteneingang: Dokumenteneingangs-Import für den eigenen Client konfigurieren oder Dokumenteneingangs-Import für IQ-Server und beliebige Clients konfigurieren Legt einen automatischen Import von Dokumenten aus Verzeichnissen fest, unabhängig von anderweitig konfigurierten Dokumenteneingangs-Importen, Schnittstellen etc. . Wenn eine entsprechende Freigabe eingerichtet wurde, wird beim Setzen der Markierung Dateien automatisch aus Verzeichnissen importieren eine Liste mit folgenden Schaltflächen angeboten: Mit Hinzufügen kann ein neuer Import erstellt werden. Mit Ändern kann der aktuell in der Liste markierte Import geändert werden (auch per Doppelklick in die Liste möglich). Mit Löschen kann der aktuell in der Liste markierte Import gelöscht werden.	Markierung                                           Nähere Informationen zum Dialogfenster für das Hinzufügen oder Ändern eines Imports, siehe:Dateien automatisch aus Verzeichnis importieren

  
  
• Wählen Sie für welche Objekt-Typen der Workflow genutzt werden soll.
  
  • Die Objekt-Typen stehen Ihnen nur zur Verfügung, wenn eines der folgenden Felder markiert wurde:
    Vorhandene Objekte, Vorlagen für die Neuerstellung von Objekten oder Bearbeitungsstatus.
  • Bei Verwendung des Dokumenteneingangs ohne lizenziertes Modul Workflow steht hier nur Schriftstücke zur Verfügung, ansonsten wird zusätzlich für alle in der regisafe-Installation verfügbaren Objekt-Typen jeweils ein Markierungsfeld angeboten, sofern die System-Einstellung Workflow verfügbar der jeweiligen Organisationsstruktur eingeschaltet ist.
  • Bei Objekt-Typen, welche über unterschiedliche Arten verfügen (bei Akten/Vorgänge z.B. "Personalakte", "Fahrzeugakte", bei Schriftstücken z.B. "Word", "Excel", "Posteingang") wird bei lizenziertem Modul Workflow und bei gesetztem Markierungsfeld des jeweiligen Objekt-Typs zusätzlich ein Auswahlfeld für die nutzbaren Arten angeboten. Hierbei ist eine Mehrfachauswahl mit gedrückter Strg-Taste möglich. Zudem steht der Eintrag Alle Arten zur Verfügung.
• Speichern Sie die Daten mit OK.