Aktion "Temporären Zugriff vergeben"

In diesem Abschnitt erhalten Sie die notwendigen Informationen zur Aktion Temporären Zugriff vergeben innerhalb des Workflow-Diagramms.

Diese Aktion ermöglicht es, für Objekte des Workflow-Durchlaufs (z.B. Schriftstücke oder Akten/Vorgänge) temporäre Zugriffsberechtigungen für Benutzer und/oder Gruppen zu vergeben.

Diese temporären Zugriffe werden beim Beenden oder Abbrechen des Workflow-Durchlaufs automatisch wieder entfernt.
Die temporären Zugriffe sind gültig und werden zusammen mit den permanenten Zugriffen im Feld Zugriff des Datensatzes des Objekts angezeigt. Sie werden bei allen regisafe-Funktionen berücksichtigt.
Nähere Informationen hierzu, siehe Temporäre Zugriffe vergeben.

Anleitung

So führen Sie die Aktion zur Vergabe des temporären Zugriffs durch:

Wählen Sie im Dialogfenster Aktion auswählen unter der AktionskategorieZugriffsberechtigung die AktionTemporären Zugriff vergeben aus.
- Das Dialogfenster Temporären Zugriff vergeben wird Ihnen geöffnet.

Wählen Sie zunächst den Objekt-Name aus:

Wie wird diese Information eingegeben?

Feld	Bedeutung	Format
Objekt-Name	Vorgegeben wird hier Schriftstück, was der Standard-Objekt-Name des Schriftstücks ist, mit dem der Workflow-Durchlauf gestartet wurde. Wählen Sie hier den Namen des Objekts aus, für das Sie einen temporären Zugriff einrichten möchten. Sie können auch mehrere Objekte auswählen. Der temporäre Zugriff wird dann für alle ausgewählten Objekte gewährt.	Auswahl möglicher zugeordneter Objekte.

Feld

Bedeutung

Format

Objekt-Name

Vorgegeben wird hier Schriftstück, was der Standard-Objekt-Name des Schriftstücks ist, mit dem der Workflow-Durchlauf gestartet wurde.

Wählen Sie hier den Namen des Objekts aus, für das Sie einen temporären Zugriff einrichten möchten.

Sie können auch mehrere Objekte auswählen. Der temporäre Zugriff wird dann für alle ausgewählten Objekte gewährt.

Auswahl möglicher zugeordneter Objekte.

Tragen Sie im den Temporären Zugriff ein:

Wie wird diese Information eingegeben?

Feld	Bedeutung	Format
Temporärer Zugriff	Legen Sie hier den temporären Zugriff fest, der vergeben werden soll. Dabei haben Sie folgende Möglichkeiten: Über das Symbol [ ] können Sie ein Metadatenfeld übernehmen. Durch Aufklappen mit dem Pfeil-nach-unten-Symbol können Sie einen oder mehrere Einträge aus der Liste der Benutzer und Gruppen auswählen. Durch Klicken auf das Listen-Symbol können Sie den Zugriff schrittweise aus mehreren Bestandteilen zusammenstellen und die Zugriffsberechtigungen auswählen bzw. die einzelnen Einträge bearbeiten. Sie geben den Zugriff manuell ein bzw. ändern übernommene Einträge direkt in diesem Eingabefeld. Das Eingabefeld unterstützt die folgenden Formate, wobei jeweils sowohl Benutzer als auch Gruppen sowie Metadatenfelder in eckigen Klammern angegeben werden können: "Beispiel1; Beispiel2; Beispiel3; Beispiel4" (alle angegebenen Benutzer/Gruppen haben Vollzugriff) "Beispiel1; Beispiel2 \| Lesezugriff: Beispiel 3; Beispiel 4" (Benutzer/Gruppen mit Vollzugriff und Benutzer/Gruppen mit Lesezugriff) "Beispiel1 [LSV]; Beispiel2 [FAD]; Beispiel 3 [L]; Beispiel 4 [FADMÄBZWK]" (Angabe von Rechten pro Benutzer/Gruppe, inkl. Möglichkeit von Detail-Rechten) Werden hier Metadatenfelder als Variablen verwendet werden, wird automatisch ein zusätzliches Informationsfeld eingeblendet: Zugriff mit ersetzten Metadatenfeldern (sofern bekannt) Klicken Sie auf das Symbol rechts im Eingabefeld, um die Zugriffsangaben einfacher zusammenzustellen. Nähere Informationen finden Sie unter Zugriff hinzufügen/ändern.	Eingabefeld mit Auswahl Sie können auf bereits vorhandene oder definierte Metadaten zurückgreifen oder einfach ein neues Metadatenfeld definieren, das später als Variable verwendet werden soll. Nähere Informationen finden Sie unter Metadatenfeld einfügen

Feld

Bedeutung

Format

Temporärer Zugriff

Legen Sie hier den temporären Zugriff fest, der vergeben werden soll.

Dabei haben Sie folgende Möglichkeiten:

Über das Symbol [ ] können Sie ein Metadatenfeld übernehmen.
Durch Aufklappen mit dem Pfeil-nach-unten-Symbol können Sie einen oder mehrere Einträge aus der Liste der Benutzer und Gruppen auswählen.
Durch Klicken auf das Listen-Symbol können Sie den Zugriff schrittweise aus mehreren Bestandteilen zusammenstellen und die Zugriffsberechtigungen auswählen bzw. die einzelnen Einträge bearbeiten.
Sie geben den Zugriff manuell ein bzw. ändern übernommene Einträge direkt in diesem Eingabefeld.

Das Eingabefeld unterstützt die folgenden Formate, wobei jeweils sowohl Benutzer als auch Gruppen sowie Metadatenfelder in eckigen Klammern angegeben werden können:
- "Beispiel1; Beispiel2; Beispiel3; Beispiel4" (alle angegebenen Benutzer/Gruppen haben Vollzugriff)
- "Beispiel1; Beispiel2 | Lesezugriff: Beispiel 3; Beispiel 4" (Benutzer/Gruppen mit Vollzugriff und Benutzer/Gruppen mit Lesezugriff)
- "Beispiel1 [LSV]; Beispiel2 [FAD]; Beispiel 3 [L]; Beispiel 4 [FADMÄBZWK]" (Angabe von Rechten pro Benutzer/Gruppe, inkl. Möglichkeit von Detail-Rechten)
Werden hier Metadatenfelder als Variablen verwendet werden, wird automatisch ein zusätzliches Informationsfeld eingeblendet:
Zugriff mit ersetzten Metadatenfeldern (sofern bekannt)
Klicken Sie auf das Symbol rechts im Eingabefeld, um die Zugriffsangaben einfacher zusammenzustellen. Nähere Informationen finden Sie unter Zugriff hinzufügen/ändern.

Eingabefeld mit Auswahl

Sie können auf bereits vorhandene oder definierte Metadaten zurückgreifen oder einfach ein neues Metadatenfeld definieren, das später als Variable verwendet werden soll. Nähere Informationen finden Sie unter Metadatenfeld einfügen

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