Aktion "Zugriff setzen/anpassen"
In diesem Abschnitt erhalten Sie die notwendigen Informationen zur Aktion Zugriff setzen/anpassen innerhalb des Workflow-Diagramms.
Mithilfe dieser Aktion können Sie den vorhandenen Zugriff für Objekte des Workflow-Durchlaufs anpassen und/oder einen neuen Zugriff setzen.
Anleitung
So führen Sie die Aktion zum Setzen eines Zugriffs durch:
- Wählen Sie im Dialogfenster Aktion auswählen unter der Aktionskategorie Zugriffsberechtigung die Aktion Zugriff setzen/anpassen aus.
- Das Dialogfenster Zugriff setzen/anpassen wird Ihnen geöffnet.
- Tragen Sie zunächst den Objekt-Name ein:
Wie wird diese Information eingegeben?Feld Bedeutung Format Objekt-Name
- Vorgegeben wird hier Schriftstück, was der Standard-Objekt-Name des Schriftstücks ist, mit dem der Workflow-Durchlauf gestartet wurde.
Wählen Sie hier den Namen des Objekts aus, für das Sie einen Zugriff anpassen oder setzen möchten.
Auswahl möglicher zugeordneter Objekte.
- Wählen Sie im unteren Bereich des Dialogfensters einen der vier Optionen für den Zugriff aus: Bisherigen Zugriff beibehalten, Bisherigen Zugriff in Lesezugriff umwandeln, Bisherigen Zugriff entfernen oder Neuen Zugriff setzen Wie werden diese Informationen eingegeben?
Feld Bedeutung Format Bisherigen Zugriff beibehalten
Ist diese Markierung gesetzt, wird ein unter Neuer Zugriff setzen festgelegter Zugriff zusätzlich zu dem bereits vorhandenen Zugriff eingetragen.
- Ist nur diese Markierung gesetzt, ohne dass ein neuer Zugriff gesetzt wird, dann hat dieser Workflow-Schritt keine Auswirkungen, d.h., der Zugriff bleibt unverändert.
Markierung
Bisherigen Zugriff in Lesezugriff umwandeln
Ist diese Markierung gesetzt, haben alle im Zugriff eingetragenen Benutzer und Gruppen nur noch Lesezugriff.
- Unter Neuer Zugriff setzen können, wenn gewünscht, neue Benutzer oder Gruppen mit Schreibzugriff festgelegt werden.
Markierung
Bisherigen Zugriff entfernen
Ist diese Markierung gesetzt, wird der bisherige Zugriff entfernt.
Somit ist nur noch der unter Neuen Zugriff setzen festgelegte Zugriff gültig.Markierung
Neuen Zugriff setzen
Ist diese Markierung gesetzt, erscheint das Eingabefeld Zugriff darunter.
Zugriff:
Hier können Sie den neu zu setzenden Zugriff festlegen. Dabei haben Sie folgende Möglichkeiten:
- Über das []-Symbol können Sie ein Metadatenfeld übernehmen
- Durch Aufklappen mit dem Pfeil-nach-unten-Symbol können Sie einen oder mehrere Einträge aus der Liste der Benutzer und Gruppen auswählen
- Durch einen Klick auf das Listen-Symbol können Sie den Zugriff aus mehreren Bestandteilen und mit auswählbaren Zugriffsberechtigungen schrittweise zusammenstellen bzw. die einzelnen Einträge bearbeiten
- Sie geben den Zugriff manuell ein bzw. ändern übernommene Einträge direkt in dem Eingabefeld
Das Eingabefeld unterstützt die folgenden Formate, wobei jeweils sowohl Benutzer als auch Gruppen sowie Metadatenfelder in eckigen Klammern angegeben werden können:- "Beispiel1; Beispiel2; Beispiel3; Beispiel4" (alle angegebenen Benutzer/Gruppen haben Vollzugriff)
- "Beispiel1; Beispiel2 | Lesezugriff: Beispiel 3; Beispiel 4" (Benutzer/Gruppen mit Vollzugriff und Benutzer/Gruppen mit Lesezugriff)
- "Beispiel1 [LSV]; Beispiel2 [FAD]; Beispiel 3 [L]; Beispiel 4 [FADMÄBZWK]" (Angabe von Rechten pro Benutzer/Gruppe, inkl. Möglichkeit von Detail-Rechten)
- Werden hier Metadatenfelder als Variablen verwendet werden, wird automatisch ein zusätzliches Informationsfeld eingeblendet:
Zugriff mit ersetzten Metadatenfeldern (sofern bekannt) - Klicken Sie auf das Symbol
rechts im Eingabefeld, um die Zugriffsangaben einfacher zusammenzustellen. Nähere Informationen finden Sie unter Zugriff hinzufügen/ändern.
Markierung
- Sie können auf bereits vorhandene oder definierte Metadaten zurückgreifen oder einfach ein neues Metadatenfeld definieren, das später als Variable verwendet werden soll. Nähere Informationen finden Sie unter Metadatenfeld einfügen
- Speichern Sie Ihre Angaben mit OK oder gehen Sie zur Folgeschritt mit Folgeschritt hinzufügen... weiter.