PDF/A-Konverter

Das Format PDF/A stellt eine spezielle Weiterentwicklung des PDF-Formats dar. Im Gegensatz zu diesem eignet sich das Format PDF/A auch zur Langzeitarchivierung elektronischer Dokumente. Die Anforderungen an eine PDF-Datei des Formats PDF/A wurden in ISO-Normen festgelegt. Diese Anforderungen stellen sicher, dass eine PDF/A-Datei auch nach Jahren noch unverändert angezeigt und gedruckt werden kann. Unter anderem darf eine PDF/A-Datei keine Verweise auf andere Dateien enthalten und alle verwendeten Schriftarten müssen in die Datei eingebettet sein.

Die Dateinamens-Erweiterung für PDF-Dateien des Formats PDF/A lautet ebenfalls PDF.

Der PDF/A-Konverter (IQ-Modul: PDFAKonverter) erzeugt aus "allen" Dateiformaten PDF-Dateien, die den Anforderungen der PDF/A-ISO-Normen genügen. Das gilt auch für Standard-PDF-Dateien! Diese werden durch die Konvertierung auf Übereinstimmung mit den Anforderungen des PDF/A-Formats geprüft und ggf. angepasst.

Voraussetzung für das Konvertieren aller Formate in das PDF/A-Format:

• Installation aller Anwendungsprogramme am Server, die zum Öffnen der Quelldateien notwendig sind
• Installation des mitgelieferten PDF/A-Druckertreibers am Server (siehe unten)

Die Konvertierung erfolgt, indem die jeweilige Datei automatisiert in der entsprechenden Anwendung aufgerufen und über einen speziellen PDF/A-Druckertreiber gedruckt wird. Als Druckertreiber wird der Treiber 3-Heights™ PDF Producer der Firma PDF Tools AG verwendet. Dieser Druckertreiber ist Bestandteil des Moduls. Im IQ-Modul-Verzeichnis PDFAKonverter findet sich im Unterverzeichnis Installer das Installationsprogramm pdfprninstaller.exe sowie im Unterverzeichnis doc eine Installationsanleitung.

Für die Konfiguration des Moduls gelten dieselben Bedingungen, wie sie im vorhergehenden Abschnitt für das Modul PDFKonverter angegeben sind.

Besonderheiten der Konvertierung von PDF nach PDF/A:

• Bestimmte regisafe-Daten des ursprünglichen Dokuments werden an die PDF/A-Datei übergeben. Sie sind dort in den Dokumenten-Eigenschaften unter Zusätzliche Metadaten | Erweitert | http://regisafe.de/xml zu sehen. Die berücksichtigten regisafe-Daten werden in der Konfigurationsdatei IQServer.ini festgelegt (siehe unter Schlüssel "Metadaten").
• Wenn die Quelldatei und die Zieldatei einen identischen Dateinamen tragen (wie bei der Konvertierung einer PDF-Datei in das Format PDF/A), wird bei jeder Änderung des Datei-Inhalts sowie bei jeder Änderung des Zielformats im Schriftstück-Datensatz die Quelldatei geprüft und ggf. konvertiert. Der Grund für dieses Verhalten ist, dass nicht festgestellt werden kann, ob es sich bei der vorhandenen Datei um eine zu konvertierende Quelldatei oder bereits die konvertierte Zieldatei handelt.

 

Dokumentenservice

Der in regisafe integrierte PDF/A-Konverter basiert auf dem Dokumentenservice der PDV.blue.

Der Dokumentenservice ist eine produktions- und prozesstaugliche Lösung zur Dokumenten- und Datenkonvertierung und Komprimierung. Er ist ideal für Verwaltungen, Unternehmen und Institutionen mit Bedarf an zentraler Verarbeitung.
Durch die Komprimierung der Dokumente nach PDF/A werden die anfallenden Datenmengen reduziert. Gleichzeitig wird eine gute Bildqualität in einem ISO-konformen Format auch für die Langzeitarchivierung erreicht. Durch die Erweiterung mit unserer OCR-Technologie können alle Dateien im Volltext durchsucht werden. Die extrahierten Daten werden automatisch an bestehende Systeme zur Weiterverarbeitung in unterschiedlichsten Geschäftsprozessen übergeben.

Die wichtigsten Vorteile dieser Lösung in Stichworten:

• Einheitliche Verwendung des PDF/A-Formats für die Langzeitarchivierung Ihrer Belege und Dokumente.
  Dies enthält:
  • ISO 19005-1 kompatibles PDF/A-1a und -1b
  • ISO 19005-2 kompatibles PDF/A-2u und -2b
  • ISO 19005-1 kompatibles PDF/A-3u und -3b
  • PDF/A-2a und -3a
  • Reader 5-11 kompatibles PDF 1.7
• Optimale Kompression
  Komprimiert farbige gescannte PDF- oder PDF/A Dateien. Die Kompressionsergebnisse führen zu geringeren Speicherkosten und Bandbreitenbedarf bei konstanter Qualität.
• Zusammenführen mehrerer PDF- oder PDF/A-Dateien (auch aus unterschiedlichen Quellformaten) zu einer PDF- oder PDF/A-Datei
• Einfügen von Seitenzahlen
• Optionale Erweiterung mit dem Modul "OCR-Konverter"
  Erkennen von Text in Bilddateien oder nicht durchsuchbaren PDF-Dateien und Konvertieren in die gewünschten Zielformate.
• Optionale Erweiterung mit dem Modul "Filemerger"
  Ermöglicht das Zusammenführen von Dateien mittels Filemerger unter Verwendung von einstellbaren Faktoren wie z.B. Seitennummerierung (deren Position, Schriftgröße und Schriftfarbe). Zusätzlich kann ein optionales Inhaltsverzeichnis in der zusammengeführten PDF-Datei erstellt werden. Die Generierung von hierarchisch korrekten Lesezeichen ist hierbei Teil dieser Lösung.
  

 

Erweiterungsmodul "Filemerger"

Das IQ-Modul "Filemerger" erweitert den "PDF/A-Konverter" um folgende Funktionen:

• Neue Schriftstück-Art "Zusammengeführte Datei"
  Der Detailreiter "Inhalt" ermöglicht die Auflistung von beliebigen Schriftstücken und deren Sortierung.
• Einfügen eines Inhaltsverzeichnisses
  Im Detailreiter "Inhalt" der Schriftstück-Art "Zusammengeführte Datei" kann über das Setzen der Markierung "Inhaltsverzeichnis" ein Inhaltsverzeichnis erzeugt werden.
• Automatische Konvertierung der aufgelisteten Schriftstücke in eine gemeinsame PDF-Datei
  Von jedem gelisteten Schriftstück wird jeweils die Hauptdatei in das PDF-Dokument übernommen. Weitere Datei werden dem neuen Schriftstück als Anlage hinzugefügt. Zusätzlich können zu jedem Schriftstück weitere Daten wie - Schriftstück-Datensatz, Integritätsprüfung, Unterschriften oder Stempel und Notizen in die zusammengeführte Datei übernommen werden.
  Versteckte Dateien (Dateien beginnend mit "_") und Ergebnisse aus Konvertierungen werden nicht übernommen.
  Die zusammengeführte PDF-Datei enthält ein Lesezeichen pro Schriftstück und wird fortlaufend paginiert.
• Zusammenführen ganzer Akten/Vorgänge
  Aus dem Kontextmenü der Akten-/Vorgangsverwaltung heraus können die Inhalte der Schriftstücke ganzer Akten/Vorgänge zusammengeführt werden. Sind untergeordnete Akten/Vorgänge vorhanden, kann dabei ausgewählt werden, welche davon ebenfalls übernommen werden sollen.

 

Einrichtung / Installation

Der PDF/A-Konverter ist in der Lage, den Dokumentenservice selbstständig zu installieren und Updates durchzuführen.
Wenn der PDF/A-Konverter integriert ist, wird der Dokumentenservice automatisch im SYSCACHE-Verzeichnis installiert. Läuft der Konvertierungsserver als separater Server, wird er in dessen SYSCACHE-Verzeichnis installiert; läuft er auf dem Hauptserver, wird er in dessen SYSCACHE installiert.