Workflows (Arbeitsschritte) für KommunalPLUS Friedhof

Die speziellen Workflows (Arbeitsschritte) stellen neben den automatischen Plausibilitätsprüfungen das "Herzstück" von KommunalPLUS Friedhof dar.
Mit ihrer Hilfe ist es möglich, die Gräber und ihre Belegung effektiv zu verwalten.

Einrichtung von Arbeitsschritten

Die Arbeitsschritte werden in der Regel bei der Installation von KommunalPLUS Friedhof individuell auf die Bedürfnisse der Verwaltung abgestimmt und fertig eingerichtet. Sie können ohne weitere Konfiguration damit arbeiten.

KommunalPLUS Friedhof beinhaltet bereits alle Arbeitsschritte, die Sie zur Durchführung der üblichen Abläufe benötigen. Diese Arbeitsschritte sind soweit automatisiert, dass Sie in der Regel nichts weiter tun müssen.
Bei Bedarf können Sie in der Auswahlfeld-Liste KommunalPLUS | Friedhof | Schriftstückfunktionen weitere Arbeitsschritte hinzufügen sowie in der System-Einstellung KommunalPLUS | Friedhof | Arbeitsabläufe für Gräber den Ablauf der Arbeitsschritte automatisieren.

Nicht benötigte Arbeitsschritte können Sie über die System-Einstellung Arbeitsschritte für Grabakten ausblenden.

Verfügbare Arbeitsschritte im Reiter "Grabbelegung" von Grabakten

Standardmäßig stehen folgende Arbeitsschritte zur Verfügung:

Datenblatt erstellen

Erstellt die Beschriftung für eine Papierakte.
Die Beschriftung enthält die wesentlichen Angaben der Grabakte.

Voraussetzung:
Vorlage mit der Kennung KP_FH_BESC

Bestattung erfassen
Öffnet zunächst ein Dialogfenster, das die möglichen Bestattungspositionen des Grabs und Angaben zu deren aktueller Belegung zur Auswahl auflistet.

Die Auswahlliste zeigt für jedes Grab immer nur die Grabstellen und Bestattungspositionen, die für die jeweilige Grabart überhaupt möglich sind. Ist z.B. ein Grab nur einfachtief, erscheinen automatisch nur die Bestattungspositionen der Grabstellen in der einfachtiefen Ebene. Wurde eine Bestattungsposition innerhalb einer Ebene einer Grabstelle schon mal belegt, dann erscheinen nur die Bestattungspositionen, die in Ergänzung zur ersten möglich sind. Ist also z.B. in einem entsprechend festgelegten Grab bereits eine normale Erdbestattung und eine Urnenbestattung erfasst, erscheinen gar keine freien Bestattungspositionen mehr, da das Grab als voll belegt angesehen wird.
Entsprechend der Realität wird aber auch nur die Bestattungsposition angezeigt, die auch noch "erreichbar" ist. Wurde z.B. eine normale Bestattung in der einfachtiefen Ebene bei einem doppeltiefen Grab vorgenommen, dann erscheinen automatisch keine Bestattungspositionen mehr, die sich in der doppeltiefen Ebene befinden.

Nach erfolgter Auswahl öffnet sich ein weiteres Dialogfenster, in dem Detailangaben zur Bestattung erfasst werden können.Besteht für das Grab eine Reservierung, so muss diese zunächst über den Arbeitsschritt Reservierung aufheben aufgehoben werden.

Grabnutzung | Grabnutzung reservieren

Öffnet ein Dialogfenster, in dem die Adresse der Person eingegeben werden kann, für welche die Grabnutzung reserviert werden soll. Nach erfolgter Adressangabe und -bestätigung wird das Datum abgefragt, zu dem die Reservierung endet. Im weiteren Ablauf des Arbeitsschritts wird der Reservierungsvermerk bestätigt und es besteht die Möglichkeit, eine Rechnung zu erstellen.

Voraussetzung für die Rechnungserstellung:
Vorlage mit der Kennung KP_FH_Rechnung

Grabnutzung | Reservierung verlängern

Öffnet ein Dialogfenster, in dem das Datum abgefragt wird, zu dem die Reservierung endet. Im weiteren Ablauf des Arbeitsschritts wird der Reservierungsvermerk bestätigt und es besteht die Möglichkeit, eine Rechnung zu erstellen.

Voraussetzung für die Rechnungserstellung:
Vorlage mit der Kennung KP_FH_Rechnung

Grabnutzung | Reservierung aufheben

Öffnet eine Abfrage, ob die Reservierung tatsächlich aufgehoben werden soll.

Grabnutzung | Grabnutzungsrecht erwerben

Öffnet zunächst ein Dialogfenster, das die Bestattungpositionen des Grabes und Angaben zu deren aktueller Belegung zur Auswahl listet. Nach erfolgter Auswahl öffnet sich ein weiteres Dialogfenster zur Rechnungserstellung, in dem die anfallenden Gebühren bereits eingetragen sind.

Voraussetzungen für den Erwerb des Grabnutzungsrechts sind, dass das Grab nicht bereits für einen anderen Nutzungsberechtigten reserviert wurde und dass mindestens eine Bestattungsposition im Grab belegt ist.

Voraussetzung für die Rechnungserstellung:
Vorlage mit der Kennung KP_FH_Rechnung

Grabnutzung | Grabnutzungsrecht verlängern

Öffnet ein Dialogfenster zur Eingabe des Jahres, bis zu dem die Nutzung verlängert werden soll, und ruft anschließend die Rechnungserstellung auf. Beim Aufruf dieses Arbeitsschritts wird zunächst geprüft, ob entsprechend dem Eintrag in der Grabakte eine Verlängerung zulässig ist.

Voraussetzung für die Rechnungserstellung:
Vorlage mit der Kennung KP_FH_Rechnung

Grabnutzung | Grabnutzungsrecht - Datum ändern

Öffnet ein Dialogfenster, in dem ein geändertes Nutzungsende-Datum in der Grabakte eingetragen werden kann. Anders als mit dem Arbeitsschritt Grabnutzungsrecht verlängern, kann über diesen Arbeitsschritt ein tagesgenaues Nutzungsende für ein Grab eingegeben werden, ohne dass die Rechnungserstellung aufgerufen wird.

Grabnutzung | Urkunde erstellen

Öffnet nacheinander zwei Dialogfenster zur Abfrage der Bestattungsposition und der Dokumentbezeichnung und erstellt anschließend eine Urkunde mit den entsprechenden Angaben.

Voraussetzung:
Vorlage mit der Kennung KP_FH_URK

Exhumierung genehmigen

Öffnet nacheinander zwei Dialogfenster zur Abfrage der Bestattungsposition, für die eine Genehmigung zur Exhumierung erteilt werden soll, und des Adressaten der Genehmigung und erstellt anschließend eine Genehmigung zur Exhumierung mit den entsprechenden Angaben.

Voraussetzung:
Vorlage mit der Kennung KP_FH_Exhum

Grab abräumen | Abräumung ankündigen

Erstellt eine Mitteilung an den Nutzungsberechtigten des Grabes, das eine Abräumung erfolgen soll.

regisafe prüft vor der Durchführung dieses Arbeitsschritts, ob für das betreffende Grab die Voraussetzungen für eine Abräumung erfüllt sind.

Voraussetzung:
Vorlage mit der Kennung KP_FH_MITRÄUM

Grab abräumen | Auftrag zur Grababräumung erteilen

Öffnet ein Dialogfenster zur Abfrage des Adressaten des Auftrags und erstellt anschließend einen Auftrag zur Grababräumung an dessen Adresse.

Voraussetzung:
Vorlage mit der Kennung KP_FH_RäumAuf

Grab abräumen | Grababräumung erfassen

Öffnet ein Dialogfenster, in dem die Bestätigung erfolgen muss, dass das Grab tatsächlich abgeräumt werden soll. Bei Bestätigung werden anschließend alle Angaben zur Belegung des Grabs - mit Ausnahme der Einträge im Reiter Historie - aus der Grabakte gelöscht und die Grabakte erhält den Status, der in den System-Einstellungen für leere Gräber vorgegeben wurde.

Grab abräumen | Grababräumung abrechnen

Öffnet das Dialogfenster, das alle Bestattungspositionen des Grabs listet. Nach Bestätigung, dass eine Rechnungsstellung für die Abräumung erfolgen soll, öffnet sich das Dialogfenster zur Rechnungserstellung.

Voraussetzung für die Rechnungserstellung:
Vorlage mit der Kennung KP_FH_Rechnung

Grab auflösen

Öffnet eine Sicherheitsabfrage zur Bestätigung, dass das Grab aufgelöst werden soll. Im Unterschied zu abgeräumten Gräbern können aufgelöste Gräber nicht mehr belegt werden. Beim Aufruf dieses Arbeitsschritts wird zunächst geprüft, ob die Voraussetzungen für eine Auflösung erfüllt sind; nämlich, dass die Angaben zu allen Bestattungspositionen gelöscht wurden und dass das Nutzungsrecht abgelaufen ist.

Schriftverkehr
Die hier enthaltenen Arbeitsschritte ermöglichen die Verwendung von Standard-Vorlagen zur Erstellung von Schriftstücken (z.B. Brief, Aktenvermerk usw.) sowie Rechnungen zur Ablage in der Grabakte. Neben dem Arbeitsschritt Standard-Schriftstück erstellen und Rechnung erstellen werden hier auch individuelle Arbeitsschritte angeboten, die in der Auswahlfeld-Liste KommunalPLUS | Friedhof | Schriftstückfunktionen festgelegt worden sind.

Verfügbare Arbeitsschritte im Reiter "Grabpflege" von Grabakten

Grabstein | Gestaltung und Aufstellung genehmigen

Erstellt eine Genehmigung zur Gestaltung und Aufstellung eines Grabsteins.

Voraussetzung:
Vorlage mit der Kennung KP_FH_Grabstein

Grabstein | Hinweis zur Standsicherheit erstellen
Öffnet ein Dialogfenster zur Erfassung des Datums, an dem die Standsicherheitsprüfung erfolgte, und des Ergebnisses dieser Überprüfung. Wurden Mängel festgestellt, können zusätzlich eine Frist zur Nachbesserung sowie Details über die Beanstandung eingetragen werden. Außerdem kann ein Mitteilungsschreiben an den Nutzungsberechtigten über die Standsicherheitsprüfung erstellt werden.

Voraussetzung für das Mitteilungsschreiben:
Vorlage mit der Kennung: KP_FH_MITSS

Grabstein | Mahnung zur Instandsetzung erstellen
Öffnet ein Dialogfenster zur Erfassung des Datums, an dem die Standsicherheit nachkontrolliert wurde, und des Ergebnisses dieser Nachkontrolle. Wurden Mängel festgestellt, können zusätzlich eine Frist zur Nachbesserung sowie Details über die Beanstandung eingetragen werden. Außerdem kann ein Mahnschreiben an den Nutzungsberechtigten über die fehlende Behebung der Mängel, welche die Nachprüfung der Standsicherheit ergab, erstellt werden.

Voraussetzung für das Mitteilungsschreiben:
Vorlage mit der Kennung: KP_FH_MAHNSS

Grabstein | Arbeiten zur Standsicherheit abrechnen
Öffnet das Dialogfenster, das alle Bestattungspositionen des Grabs listet. Soll in der Rechnung auf eine bestimmte Bestattungsposition Bezug genommen werden, kann diese hier ausgewählt werden. Danach öffnet sich das Dialogfenster zur Rechnungserstellung.

Voraussetzung für die Rechnungserstellung:
Vorlage mit der Kennung KP_FH_Rechnung

Grabpflege | Hinweis wegen Verwahrlosung erstellen
Öffnet ein Dialogfenster zur Erfassung des Datums, an dem die Überprüfung des Pflegezustands des Grabs erfolgte, und des Ergebnisses dieser Überprüfung. Wurden Mängel festgestellt, können zusätzlich eine Frist zur Nachbesserung sowie Details über die Beanstandung eingetragen werden. Außerdem kann ein Mitteilungsschreiben an den Nutzungsberechtigten über den Pflegezustand des Grabes erstellt werden.

Voraussetzung für das Mitteilungsschreiben:
Vorlage mit der Kennung: KP_FH_MITGP

Grabpflege | Mahnung zur Grabpflege erstellen
Öffnet ein Dialogfenster zur Erfassung des Datums, an dem die Grabpflege nachkontrolliert wurde, und des Ergebnisses dieser Nachkontrolle. Wurden Mängel festgestellt, können zusätzlich eine Frist zur Nachbesserung sowie Details über die Beanstandung eingetragen werden. Außerdem kann ein Mahnschreiben an den Nutzungsberechtigten über die fehlende Behebung der Mängel, welche die Nachprüfung der Grabpflege ergab, erstellt werden.

Voraussetzung für das Mitteilungsschreiben:
Vorlage mit der Kennung: KP_FH_MAHNGP

Grabpflege | Grabpflege abrechnen
Öffnet das Dialogfenster, das alle Bestattungspositionen des Grabs listet. Soll in der Rechnung auf eine bestimmte Bestattungsposition Bezug genommen werden, kann diese hier ausgewählt werden. Danach öffnet sich das Dialogfenster zur Rechnungserstellung.

Voraussetzung für die Rechnungserstellung:
Vorlage mit der Kennung KP_FH_Rechnung