Funktionsumfang von Schriftgut-Scanner Capture

Übersicht

Mit den Standard-Funktionen des regisafe-Moduls Schriftgut-Scanner können Sie einen eingescannten Stapel manuell zuordnen. Sie müssen hierbei zu jedem Dokument die Datensatzmaske ausfüllen und jeweils festlegen, wie viele Seiten zu einem Dokument zusammengefasst werden sollen.
Das Modul Schriftgut-Scanner Capture hingegen ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung und Ablage der eingescannten Seiten.

Unabhängig vom Scan-Stapel kann ausgewählt werden, ob der Scanvorgang interaktiv durch einen regisafe-Benutzer gestartet wird (in diesem Fall verwendet er die Standard-Funktion Stapel scannen) oder ob die Scandaten zunächst automatisch in einem Scan-Stapel gesammelt und erst später von einem regisafe-Benutzer mithilfe der Funktion Stapel zuordnen zugeordnet werden.
Das Zuordnen zu einem Scan-Stapel kann direkt beim Scannen (z.B. mit einem Netzwerk-Drucker) erfolgen. Eine andere Möglichkeit ist es, Scanergebnisse in Form von Dateien in einem Verzeichnis abzulegen, das von regisafe zur Stapelzuordnung überwacht wird.

 

Zur automatisierten Verarbeitung von Scan-Stapeln mit "Schriftgut-Scanner Capture" stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

• Über Texterkennung (OCR) kann der Inhalt der gescannten Seiten automatisiert ausgelesen werden. Über entsprechende Definitionen wird festgelegt, welche Daten einer Seite relevant sind und wie diese erkannt werden können.
• Zusätzlich oder alternativ können Barcodes aus der gescannten Seite ausgelesen werden.
• Die ausgelesenen Daten (aus der Texterkennung sowie Barcodes) können anschließend weiterverarbeitet werden
• Beispielsweise können anhand dieser Daten zusätzliche Informationen aus der regisafe-Datenbank oder einer externen Datenquelle (z.B. Access usw.) ausgelesen werden.
  Die Abfrage aus der regisafe-Datenbank ist z.B. sinnvoll, wenn über eine Schnittstelle vor dem Scannen Daten aus einem Fachverfahren übernommen wurden.
  Die Abfrage aus einer externen Datenquelle ist z.B. sinnvoll, wenn direkt auf die Daten eines Fachverfahrens zugegriffen werden kann.
• Optional können die erfassten Daten über QScript-Funktionen beliebig weiterverarbeitet werden.
• Die ausgelesenen oder ausgewerteten Daten können verwendet werden, um das Schriftstück abzulegen.
• Es ist zudem möglich, dass zusätzlich zum Schriftstück auch z.B. Akten/Vorgänge oder andere regisafe-Objekte angelegt werden.
• Anhand der ausgelesenen Daten wird auch festgestellt, ob eine Seite den Beginn eines neuen Dokuments darstellt oder ob sie eine Folgeseite zur vorhergehenden Seite des Stapels ist.

 

Die Zuordnung des Stapels kann automatisch ablaufen. Bevor die erfassten Daten jedoch zur Zuordnung verwendet werden, erhält der Anwender die Möglichkeit, diese zu kontrollieren und ggf. manuell zu korrigieren.
Auch wird er über erkannte Fehler informiert und kann manuell eingreifen.

Die Art und Weise, wie gescannte Seiten verarbeitet werden sollen, wird in so genannten Regeln festgelegt.

In einer Regel wird u.a. definiert, ...

• welche Daten nach welchen Kriterien aus gescannten Seiten ausgelesen werden sollen,
• nach welchen Kriterien festgestellt wird, ob es sich um eine gültige erste Seite eines Dokuments handelt,
• ob und wie zusätzliche Daten aus der regisafe-Datenbank, einer externen Datenquelle oder QScript-Funktionen ermittelt werden sollen,
• wie diese Daten genutzt werden, um das Schriftstück abzulegen,
• ob dabei weitere regisafe-Objekte (z.B. Akten/Vorgänge) angelegt werden sollen.

Einsatzgebiete

"Schriftgut-Scanner Capture" kann in zahlreichen Einsatzgebieten genutzt werden. Einige typische Beispiele:

• Gleichförmig aufgebaute Schriftstücke (z.B. Rechnungen eines bestimmten Lieferanten, Belege aus einer Fachanwendung usw.) enthalten sämtliche Informationen, die zum Ablegen nötig sind.
  Sofern die Qualität der gescannten Seiten geeignet ist, kann Schriftgut-Scanner Capture die benötigten Daten auslesen und die Dokumente auf Basis dieser Informationen automatisiert ablegen.
• Die zu scannenden Dokumente enthalten einen Barcode. Schriftgut-Scanner Capture kann nun die Dokumente automatisiert ablegen, indem es den Barcode der gescannten Seiten ausliest und daraufhin die für die Ablage notwendigen Daten aus einer externen Datenquelle (z.B. einer Access-Datenbank) ermittelt.
• Auf den zu scannenden Dokumenten steht an einer festgelegten Stelle eine eindeutige Kennung (z.B. Belegnummer). Schriftgut-Scanner Capture kann nun die Dokumente automatisiert ablegen, indem es via Texterkennung (OCR) die eindeutige Kennung der gescannten Seiten ausliest und daraufhin die für die Ablage notwendigen Daten aus der externen Datenquelle (z.B. einer Access-Datenbank) ermittelt.
• Die zu scannenden Dokumente enthalten einen Barcode und/oder eine via Texterkennung (OCR) auslesbare eindeutige Kennung.
  Die Fachanwendung, welche diese Dokumente erstellt, kann über eine Schnittstelle die für die Ablage notwendigen Daten zur Verfügung stellen.
  In diesem Fall muss zunächst regisafe-seitig eine Schnittstelle programmiert werden, um die Daten aus der Fachanwendung abzufragen. Dann kann Schriftgut-Scanner Capture verwendet werden, um die eingescannten Seiten automatisiert abzulegen, indem es auf die Daten zurückgreift, welche die Schnittstelle zur Verfügung stellt.

 

Das Modul "Schriftgut-Scanner Capture" ist dagegen in folgenden Fällen nicht geeignet:

• Beliebige Dokumente ohne gleichförmigen Aufbau und ohne eindeutige Kennzeichnung (z.B. mittels Barcode) sollen abgelegt werden. In diesem Fall ist entweder eine manuelle Zuordnung mit dem regisafe-Modul Schriftgut-Scanner nötig oder der Einsatz externer Analyse-Werkzeuge.
• Dokumente sollen anhand handschriftlicher Eintragungen abgelegt werden. Da die von regisafe genutzte Texterkennung (OCR) keine Handschrifterkennung bietet, kann auch Schriftgut-Scanner Capture solche Dokumente nicht automatisiert verarbeiten.
• Dokumente, die über regisafe erstellt werden, sollen zu einem späteren Zeitpunkt, z.B. ergänzt um handschriftliche Eintragungen oder zusätzliche Seiten, nachgescannt werden. In diesem Fall nutzen Sie die regisafe-Möglichkeit der automatischen Übergabe von Barcodes an Microsoft Word sowie das regisafe-Modul Schriftgut-Scanner Barcode.
  Sie können zwar auch Schriftgut-Scanner Capture zu diesem Zweck nutzen, wenn Sie das Modul aber nicht noch anderweitig einsetzen, genügt hier der Schriftgut-Scanner Barcode.
• Dokumente, die über das regisafe-Modul Spooldaten-Import bereits importiert wurden, sollen zu einem späteren Zeitpunkt, z.B. ergänzt um handschriftliche Eintragungen oder zusätzliche Seiten, nachgescannt werden. In diesem Fall verwenden Sie ebenfalls das regisafe-Modul Schriftgut-Scanner Barcode.