Schriftstücke mit Adressen versehen

Adressen können anderen Objekten in regisafe zugeordnet werden. Auf diese Weise lassen sich betreffende Firmen oder Personen in Aktenzeichen oder Akten/Vorgängen eintragen. Besonders wichtig ist diese Zuordnung für Schriftstücke: Durch die Zuordnung von Adressen lassen sich besonders bequem Briefe oder auch Serienbriefe erstellen.

Anleitung

So gehen Sie vor, um Adressen einem Schriftstück zuzuordnen:

  1. Erstellen Sie das Schriftstück zunächst wie üblich (wählen Sie ein Aktenzeichen aus, wählen Sie dann den Befehl Neu anlegen usw.).
    1. Im Verlauf der Bearbeitung wird auch der Objektreiter mit dem Detailreiter Allgemein angezeigt.
  2. Bearbeiten Sie das Feld Adresskennung, um das Schriftstück einer oder mehreren Adressen zuzuordnen.
    Klicken Sie dazu auf das Pfeilsymbol .
    • Das folgende Kontextmenü wird aufgeklappt, in dem Sie eine Adresse suchen, neu anlegen, bearbeiten, entfernen oder anzeigen können:
  3. Wählen Sie einen der Befehle des Kontextmenüs, um den Inhalt des Felds zu bearbeiten.

    4. Schaltfläche

    		 Bedeutung
    <Objekt>

    Zeigt Details zum Objekt und öffnet ein Untermenü mit folgenden Befehlen:
     Anzeigen
    Zeigt das zugeordnete Objekt in einem neuen Objektreiter an.
     Bearbeiten
    Zeigt das zugeordnete Objekt im Änderungsmodus an, sodass es sofort bearbeitet werden kann.
     Entfernen
    Entfernt die Zuordnung aus dem Feld.

    • Details werden für bis zu maximal sieben Objekte angezeigt.
    Alle <Objektart> anzeigen
    • Wird nur angeboten, wenn in dem Feld mehrere Einträge vorhanden sind.

    Öffnet einen Detailreiter der zugeordneten Objektart. In diesem werden die Objekte in einer Liste angezeigt.
    Alle <Objektart> entfernen
    • Wird nur angeboten, wenn in dem Feld mehrere Einträge vorhanden sind.

    Entfernt alle Objekt der ausgewählten Objektart.
    Verlauf

    Öffnet ein Untermenü, das den Verlauf bzw. die Favoriten des jeweiligen Objekts anzeigt. Wenn Sie auf einen Eintrag im Untermenü klicken, ersetzt diese Auswahl einen ggf. bereits vorhandenen Eintrag in dem Feld. Dieses können Sie umgehen, indem Sie während des Klickens die Strg-Taste gedrückt halten. In diesem Fall wird der ggf. bereits vorhandene Eintrag ergänzt.

     

    Sofern mehr Einträge vorhanden sind als in dem Menü angezeigt werden, dann wird ein zusätzlicher Menüpunkt Alle <Objekte> aus dem Verlauf anzeigen bzw. Alle Favoriten anzeigen angeboten, mit dem Sie die entsprechende Liste im Reiter Finden & Wissen öffnen können.
    Nachdem Sie in einer solchen Liste ein oder mehrere Objekte markiert haben, wählen Sie die Schaltfläche Übernehmen, um sie in das bearbeitete Feld zu übernehmen.
    regisafe öffnet das Dialogfenster <Objekt> - Zuordnung, welches neue und ggf. bereits vorhandene Objekte anzeigt. Bei bereits vorhandenen Objekten ist das Wort "Beibehalten:" vorangestellt. Durch Setzen der entsprechenden Markierungen können Sie wählen, ob die ggf. vorhandenen Objekte mit dem neuen Objekt ergänzt oder durch dieses ersetzt werden sollen.

    • Wenn sich keine Objekte im Verlauf oder den Favoriten befinden, wird der Menüeintrag nicht angezeigt.
    Favoriten
    Suche <Objekt>...

    Öffnet die Suche nach passenden Objekten.

     

    Nachdem Sie ein oder mehrere Objekte gefunden und in der Liste markiert haben, wählen Sie die Schaltfläche Übernehmen, um sie in das bearbeitete Feld zu übernehmen.
    regisafe öffnet das Dialogfenster <Objekt> - Zuordnung, welches neue und ggf. bereits vorhandene Objekte anzeigt. Bei bereits vorhandenen Objekten ist das Wort "Beibehalten:" vorangestellt. Durch Setzen der entsprechenden Markierungen können Sie wählen, ob die ggf. vorhandenen Objekte mit dem neuen Objekt ergänzt oder durch dieses ersetzt werden sollen.
    <Objekt> neu anlegen

    Wechselt in den regisafe-Programmreiter Neu anlegen, in dem Sie aus den verschiedenen Arten des Objekts (z.B. Personenadresse oder Firmenadresse) wählen können, und öffnet anschließend einen leeren Reiter des ausgewählten Objekts.

     

    Speichern Sie das neue Objekt mit OK und klicken Sie auf die Schaltfläche Übernehmen, um es in das bearbeitete Feld zu übernehmen.
    regisafe öffnet das Dialogfenster <Objekt> - Zuordnung, welches neue und ggf. bereits vorhandene Objekte anzeigt. Bei bereits vorhandenen Objekten ist das Wort "Beibehalten:" vorangestellt. Durch Setzen der entsprechenden Markierungen können Sie wählen, ob die ggf. vorhandenen Objekte mit dem neuen Objekt ergänzt oder durch dieses ersetzt werden sollen.
    Zuordnung ändern
    • Dieser Befehl erscheint nur bei Zuordnungen für solche Objekte, die im Ordnungsbaum angezeigt werden, wie z.B. Aktenzeichen oder Akten/Vorgänge.

    Öffnet den Zuordnungsdialog, über den Sie eine neue oder zusätzliche Zuordnung auswählen können und eine bereits im Feld vorhandene beibehalten können.

  4. Speichern Sie die Eingaben im Objektreiter mit OK.
    1. Die Adresskennung ist nun dem bearbeiteten Schriftstück zugeordnet.
      Falls es sich bei dem Schriftstück um einen neuen Brief handelt, öffnet regisafe nun diesen Brief und trägt die Adresse automatisch und korrekt formatiert in den Briefkopf ein.
      Falls es sich um ein bestehendes Schriftstück handelt können Sie eine geänderte Adresse mit dem Befehl Datei | Datei öffnen und aktualisieren im Schriftstück aktualisieren.

Weiterführende Anleitungen zur Verwendung von Adressen in Serienbriefen finden Sie unter: