Zielsetzung der Altregistratur
Mit dem Modul Altregistratur kann der regisafe-Datenbestand einer aktenführenden Stelle in zwei verschiedene Datenbestände aufgeteilt werden:
einen aktiven Datenbestand in unmittelbarem Zugriff und einen passiven Datenbestand in optionalem Zugriff in Form einer elektronischen Altregistratur.
Die Altregistratur nimmt dabei Akten/Vorgänge sowie Schriftstücke auf, deren Bearbeitung seit einer bestimmten Zeit - der sogenannten Transferfrist - abgeschlossen ist, oder die manuell in die Altregistratur überführt wurden.
Der Benutzer kann wählen, ob er z.B. bei Suchfunktionen auch den passiven Datenbestand in der Altregistratur berücksichtigen will.
Die Vorteile für den Benutzer sind:
- Der Datenbestand der Altregistratur kann deaktiviert werden, sodass er in der täglichen Arbeit nicht belastet, z.B. durch zu umfangreiche Trefferlisten.
- Dennoch kann bei Bedarf problemlos auf den vollständigen Datenbestand inkl. Altregistratur zurückgegriffen werden.
"Lebenslauf", Fristen und Vorhaltung von Schriftstücken in den unterschiedlichen regisafe-Modulen:
Der "Lebenslauf" von Akten/Vorgängen oder von Schriftstücken beginnt mit der Anlage in regisafe. Der weitere Weg wird z.T. automatisiert über die in regisafe definierten Bearbeitungsstatus und Transferfristen gesteuert