Gruppe bearbeiten

Im Reiter Benutzerdefinition können neue oder bestehende Benutzergruppen bearbeitet werden. Dabei werden allgemeine Daten, wie Name, Zusatzdaten und Berechtigungen festgelegt.

Vorgegebene Benutzergruppen:
Alle Benutzer: Dieser Gruppe gehören automatisch alle Benutzer an. Weder die Gruppe selber noch die Zuordnung der Benutzer zu dieser Gruppe kann geändert werden. Allerdings können in dieser Gruppe beispielsweise Berechtigungen vergeben werden, die für alle Benutzer gelten sollen
Basis-Gruppe / Alle Gruppen: Dieser Gruppe werden alle Gruppen zugeordnet, die nicht einer anderen Gruppe zugeordnet sind. Sie bildet damit die Basis der hierarchischen Gruppen/Benutzer-Struktur.

Anleitung

So bearbeiten Sie eine Gruppendefinition:

Stellen Sie sicher, dass der Reiter <Gruppenname> geöffnet ist.
Geben Sie zunächst die allgemeinen Benutzerdaten im Reiter Allgemein ein.

Wie werden die Daten eingegeben?

Name & Versteckt

Name der Gruppe, so wie er auch in den regisafe-Dialogfenstern und Feldern angezeigt werden soll.

Gruppen, die in "normalen" regisafe-Fenstern (z.B. im Feld Zugriff von Objekten) nicht zur Auswahl stehen sollen, werden zusätzlich mit der Option Versteckt gekennzeichnet. Dadurch wird dem Namen automatisch ein Unterstrich vorangestellt.
Als versteckte Benutzer definiert man z.B. Gruppen von Ressourcen (Räume, Beamer usw.) oder Gruppen, die ausschließlich zur Zuweisung von Berechtigungen auf Programm-Funktionen gedacht sind.

Wird eine Gruppe nachträglich als Versteckt gekennzeichnet, kann sie bereits in die Zugriffsberechtigung von Objekten eingetragen worden sein. In diesem Fall wird die versteckte Gruppe - abweichend von der sonstigen Regelung - trotzdem noch im Zugriffsfeld angezeigt. Erst wenn der Zugriff der versteckten Gruppe entfernt wird, verschwindet sie auch aus dem Benutzerbaum. In der Folge ist also keine Zuweisung mehr möglich.

Die eindeutige Identifikationsnummer des Benutzers in regisafe. Sie wird automatisch vom System vergeben und ist nicht änderbar.

Übergeordnete Gruppen

Die Benutzergruppe bzw. -gruppen, denen die bearbeitete Gruppe untergeordnet ist.
Auf diese Weise lassen sich auch hierarchisch aufgebaute Gruppen-Zuordnungen verwirklichen.
Mehrere Gruppen lassen sich durch Drücken der Strg-Taste auswählen.

Die Basis-Gruppe ist jeder anderen Gruppe übergeordnet und entspricht damit dem Eintrag Alle Gruppen in der Liste der Gruppen.

Von übergeordneten Gruppen werden geerbt:

Zusatzdaten, sofern diese nicht für die Gruppe selbst festgelegt sind
Berechtigungen - additiv zu denen, die für die Gruppe selbst festgelegt sind
Zugriff auf Objekte (z.B. Akten/Vorgänge, Schriftstücke usw.)
Wenn Sie bei der Gruppen-Zuordnung zweimal auf eine Gruppe klicken, legen Sie für diese Gruppe nur einen Lesezugriff auf Objekte der übergeordneten Gruppe fest!.
Damit würde der Zugriff auf ein Objekt über eine solche Gruppe immer nur lesend möglich sein, auch wenn der Zugriff der Gruppe auf das Objekt als Vollzugriff definiert ist.
Da dieses Verhalten wenig transparent ist, empfehlen wir hier, an dieser Stelle nur mit Vollzugriffen zu arbeiten!
Stattdessen sollten Sie die Unterscheidung zwischen Lese- und Vollzugriff nur beim betreffenden Objekt selbst im Feld Zugriff machen!

Zusätzliche Zugriffsberechtigungen

Benutzer und Benutzergruppen, auf deren Objekte (z.B. Akten/Vorgänge, Schriftstücke usw.) Mitglieder der Gruppe außerdem mit Lese- oder Vollzugriff zugreifen dürfen.

In der Baum-Struktur können Sie eine oder mehrere (durch Drücken der Strg-Taste) Gruppen sowie Benutzer auswählen. Mitglieder dieser Gruppe dürfen dann auch auf alle Objekte zugreifen, welche den hier ausgewählten Gruppen bzw. Benutzern zugeordnet sind.
Eine Vererbung von Zusatzdaten und Berechtigungen findet von diesen Benutzern/Gruppen nicht statt.
Auch werden die hier ausgewählten Gruppen und Benutzer in der hierarchischen Anzeige (z.B. in den Zugriff-Feldern oder bei Mail-Empfänger) unter der entsprechenden Gruppe nicht angezeigt.

Geben Sie die Zusatzdaten der Gruppe im Detailreiter Zusatzdaten ein.
- Voraussetzung dafür ist die Definition der Zusatzdaten-Felder in der System-Einstellung Benutzerverwaltung | Benutzer-Zusatzdaten.
  Dort können beliebig viele Zusatzdaten-Felder definiert werden, die anschließend für jeden Benutzer und jede Benutzergruppe im Detailreiter Zusatzdaten der Benutzerdefinition zum Ausfüllen bereitstehen.
  Siehe auch: Benutzer-Zusatzdaten definieren
Geben Sie die Berechtigungen der Benutzergruppe zur Verwendung einzelner Programm-Funktionen im Detailreiter Berechtigungen ein.
Dort sehen Sie zu jeder Kategorie die zugehörigen Berechtigungen und können diese aktivieren.
Außerdem wird zu jeder Berechtigung eine Erläuterung gezeigt und auch, welche Gruppen diese Berechtigung erben, bzw. von welcher Gruppe die Berechtigung geerbt wird.
- Eine besondere Berechtigung ist Vollberechtigung in der Kategorie System:
  Benutzer oder Mitglieder von Benutzergruppen, welche über diese Vollberechtigung verfügen, besitzen automatisch alle Berechtigungen aller Kategorien, ohne das diese einzeln aktiviert werden müssen. Diese Berechtigung wird meist nur für Administratoren verwendet.
  Die Vollberechtigung bewirkt jedoch nicht, dass Benutzer mit dieser Berechtigung auch auf die Objekte (z.B. Akten/Vorgänge, Schriftstücke etc.) aller Gruppen zugreifen dürfen: Auch Benutzer mit Vollberechtigung haben lediglich Zugriff entsprechend der Einstellungen in den Feldern Der Benutzer ist folgenden Gruppen zugeordnet sowie Zusätzliche Zugriffsberechtigung auf Gruppen/ Benutzer (im Reiter Allgemein). Die Vollberechtigung bewirkt also lediglich, dass Berechtigung auf alle Programmfunktionen besteht.
  
  Listen mit Kurzbeschreibungen der einzelnen Berechtigungen finden Sie unter Berechtigungen.
Legen Sie die Mitglieder der Gruppe und die Benutzer mit zusätzlichen Zugriffsberechtigungen auf Objekte der Gruppe im Detailreiter Mitglieder fest.
Eine ausführliche Anleitung zur Bedienung des Detailreiters Mitglieder finden Sie unter Mitglieder einer Gruppe bearbeiten
Schließen Sie den Reiter mit OK.
- Der Reiter wird geschlossen und Ihre Eingaben werden gespeichert.
  Die Einstellungen der Benutzergruppe sind ab sofort aktiviert!