Daten an Kopf- und Fußzeilen in Word übergeben

Bei Verwendung von Microsoft Word als Textverarbeitungsprogramm können regisafe-Daten nicht nur an das Textfeld von Word-Dokumenten übergeben werden, sondern auch an Kopf- und Fußzeilen.

Allerdings bestehen Einschränkungen in Microsoft Word, die es grundsätzlich nicht erlauben, Word-Textformularfelder in Kopf- und Fußzeilen zu platzieren. Daher ist für die Datenübergabe an Kopf- und Fußzeilen die Verwendung von Fill-in-Feldern erforderlich.

Anleitungen

So fügen Sie regisafe-Daten mit Hilfe von Fill-in-Feldern in die Kopf- oder Fußzeile einer Word-Vorlage ein:

• Setzen Sie die Einfügemarke an die gewünschte Stelle in der Kopf- oder Fußzeile des Word-Dokuments.
  • Beachten Sie, dass die so eingefügten Texte länger sein können als das Layout der Kopf- oder Fußzeile vorsieht.
• Fügen Sie dort das gewünschte Datenfeld über die im Word-Menü integrierte Funktion ein. Achten Sie dabei besonders darauf, im Dialogfenster Datenfelder aus regisafe unter Art des Feldes den Wert Fill-in-Feld auszuwählen.
  Näheres dazu finden Sie in Einfügen von regisafe-Datenfeldern über das regisafe-Makro.
• Der Inhalt von Fill-in-Feldern lässt sich auch mehrfach über den Befehl Datei öffnen und aktualisieren aktualisieren.

So fügen Sie regisafe-Daten in die Kopf- oder Fußzeile einer Word-Vorlage ein, wenn Ihnen Fill-in-Felder nicht zur Verfügung stehen:

• Das beschriebene Verfahren kann sowohl für "normale" Word-Vorlagen als auch für Word-Serienbrief-Vorlagen verwendet werden. Für Serienbriefe müssen allerdings regisafe-Adressen als Datenquelle verwendet werden - bei Verwendung einer externen Datenquelle kann das beschriebene Verfahren nicht eingesetzt werden.

• Sorgen Sie dafür, dass die benötigten Daten für die Übergabe an Kopf- oder Fußzeilen auch tatsächlich zur Verfügung stehen.
  Dazu müssen Sie sicherstellen, dass...
  • die System-Einstellungen Microsoft-Word-Integration | Daten an Kopfzeile übergeben und/oder ...| Daten an Fußzeile übergeben aktiviert sind.
  • die benötigten Datensatzfelder in den System-Einstellungen Microsoft-Word-Integration | Übergabe aus... zur Übergabe ausgewählt sind.
  • in der Konfigurationsdatei regisafe.ini unter [DateitypDoc] der Schlüssel ZusätzlicheÜbergabefelder eingetragen ist, der alle für Kopf- und Fußzeilen benötigten regisafe-Datensatzfelder auflistet.
• Öffnen Sie die betreffende Vorlage in Word.
• Fügen Sie an der gewünschten Stelle in der Kopf- oder Fußzeile ein Seriendruckfeld (= Feld MERGEFIELD) ein. Als Feldname muss der Name des benötigten Datenfelds eingesetzt werden, also z.B. SS_Sachbearbeiter für den Sachbearbeiter eines Schriftstücks.
• Speichern Sie die Vorlage und stellen Sie diese - falls noch nicht geschehen - als Standard-Vorlage in regisafe zur Verfügung.
  • Das Seriendruckfeld wird als Platzhalter für das eigentlich benötigte Textformularfeld eingesetzt.
    Beim Erstellen einer neuen Datei auf Basis solch einer Vorlage ersetzt regisafe das Seriendruckfeld vollständig mit dem Inhalt des gewünschten Datenfelds. Durch diese Vorgehensweise werden die regisafe-Daten einmalig an die Kopf- oder Fußzeile übergeben. Ein späteres Aktualisieren mithilfe des Befehls  Datei öffnen und aktualisieren ist für diese Felder nicht mehr möglich!