Voraussetzungen für den MailConnector

Die Verwendung des IQ-Moduls MailConnector zum Senden/Empfangen externer Mails benötigt diverse Voraussetzungen und Konfigurationen. Diese unterscheiden sich wiederum für den Einsatz der MAPI- bzw. POP3/SMTP-Schnittstelle.

• Einen Überblick der Konfigurationsmöglichkeiten und der Funktionsweise des MailConnectors finden Sie unter Mail-Verwaltung via "MailConnector".

MAPI

Das IQ-Modul MailConnector greift standardmäßig über die von Microsoft definierte MAPI auf ein externes E-Mail-System zu (MAPI = Messaging Application Programming Interface; Windows-DLL: MAPI32.DLL).
Aufgrund der Verwendung dieses Standards ist es möglich, MailConnector in Verbindung mit jedem E-Mail-System zu verwenden, das seinerseits die MAPI (SimpleMAPI und/oder ExtendedMAPI) unterstützt (z.B. Microsoft Outlook).

Wenn Sie in der Windows-Systemsteuerung unter Mail sogenannte Profile anlegen können, dann können Sie davon ausgehen, dass an Ihrem System die MAPI unterstützt wird und Sie daher MailConnector einsetzen können.

 

Konfiguration

In den Konfigurationsdateien IQServer.ini bzw. regisafe.ini müssen Sie das IQ-Modul MailConnector eintragen!

Das IQ-Modul MailConnector benötigt zunächst keine eigene Konfiguration, da es alle notwendigen Daten von den IQ-Modulen MailServer und QSessionServer (Benutzerverwaltung) abruft.
Das von MailConnector automatisch geladene IQ-Modul QInetMAPI besitzt dagegen optionale Einstellungen, die Sie aber in der Regel nicht benötigen. In diesen Einstellungen wird z.B. die Verwendung der MAPI-Version oder das Verhalten beim Löschen von verarbeiteten E-Mails eingestellt (siehe Gruppe [MAPI]).

• Verwendung der MAPI zusammen mit Microsoft Outlook:
  n Outlook kann so konfiguriert werden, dass die MAPI umgangen wird. Eine derartige Konfiguration von Outlook sollten Sie aus naheliegenden Gründen nicht vornehmen!

 

SMTP/POP3

Wenn zusätzlich zum IQ-Modul MailConnector das IQ-Modul QInetPOP verwendet wird, ist MailConnector in der Lage, E-Mails direkt über das SMTP/POP3-Protokoll mit anderen Mail-Servern auszutauschen. Dabei ist es unerheblich, ob es sich z.B. um den Mail-Server beim Internet-Provider oder um einen lokalen Mail-Server handelt. Die MAPI wird in diesem Fall nicht mehr benötigt!
Wichtig ist nur, dass der Mail-Server via SMTP und POP3 kommunizieren und alle E-Mails in einem zentralen Postfach verarbeiten kann. Siehe Abschnitt MailConnector via "POP3/SMTP".

Konfiguration

Das IQ-Modul QInetPOP ist eine lizenzpflichtige Ergänzung zu den IQ-Modulen MailServer und MailConnector des Moduls Mail/Wiedervorlage und setzt diese voraus.
In der Konfigurationsdatei IQServer.ini müssen Sie neben dem IQ-Modul MailConnector auch das IQ-Modul QInetPOP eintragen!

• Tragen Sie die Module folgendermaßen ein:
  [Module]
  (MailServer) – siehe Hinweis
  MailConnector
  QInetPOP

Dabei ist es wichtig, dass MailConnector zuerst eingetragen ist und erst danach QInetPOP folgt.
Grund: MailConnector ist Voraussetzung für QInetPOP und lädt automatisch auch QInetMAPI zur Verwendung der MAPI-Schnittstelle. Erst nachdem MailConnector und QInetMAPI geladen sind, kann QInetPOP die Konfiguration zur Verwendung der SMTP/POP3-Schnittstelle anpassen!

• Das Beispiel oben gilt, wenn nur ein einziger IQ-Server verwendet wird. In der Regel wird aber der MailConnector auf einem separaten IQ-Server installiert (empfohlen). Auf dem "MailConnector-Server" wird das IQ-Modul MailServer dann nicht eingetragen!

Neben der Eintragung in der Konfigurationsdatei benötigt QInetPOP eine weitere Konfiguration. Die folgenden Einstellungen sind, abhängig von der System-Einstellung Externes Mail-System, zwingend erforderlich:

[POP3SMTP]
SMTPServer
SMTPBenutzer
SMTPPasswort
POP3Server
POP3Benutzer
POP3Passwort

Details zu diesen Einstellungen, sowie weitere, optionale Einstellungen finden Sie unter Gruppe [POP3SMTP].

System-Einstellungen für MAPI und SMTP/POP3

Nachdem Sie erfolgreich den MailConnector zentral oder dezentral eingerichtet und die erforderlichen Mail-Profile angelegt haben, müssen Sie in den System-Einstellungen der Mail/Wiedervorlage passende Einstellungen setzen.

Folgende Einstellungen müssen Sie auf jeden Fall setzen:

• Externes Mail-System
  Setzen Sie diese Einstellung auf Extern senden und empfangen – tun Sie dies nicht, wird Ihr mühsam eingerichteter MailConnector niemals angesprochen...
  Falls Sie über Ihr externes E-Mail-System nur E-Mails senden, aber keine in regisafe empfangen möchten, können Sie auch die Option Extern nur senden wählen. In diesem Fall wird der MailConnector keine Mails aus Ihrem E-Mail-System abrufen.
  • Wenn bei empfangenen E-Mails die Empfänger-Adresse nur im X.400- oder EX-Format vorliegt, wird diese von regisafe abgekürzt angezeigt. Es wird der Teil dieser Adresse angezeigt, welcher nach dem letzten Gleichzeichen steht; hierbei handelt es sich in der Regel um den Benutzernamen.
• Externe E-Mails senden/empfangen
  Zeitsteuerungs-Angabe, wann externen E-Mails gesendet und insbesondere empfangen werden.
  Beispiel:  MO-FR=06:00-20:00*20
  Von Montag bis Freitag, 6:00 bis 20:00 Uhr, alle 20 Minuten
  Nähere Informationen über Zeitsteuerungs-Definitionen finden Sie unter Zeitsteuerungs-Angaben.
  • Wenn ein Benutzer eine externe Mail sendet, wird der MailConnector unabhängig von der eingerichteten Zeitsteuerung sofort aufgerufen, damit diese Mail unverzüglich an das externe E-Mail-System übergeben wird.
• Externe E-Mails senden/empfangen: Zeitrahmen
  Zeitrahmen in Minuten, die ein Computer für das Senden und Empfangen von externen E-Mails benötigen darf, ohne dass der IQ-Server eine Warnmeldung erzeugt und mit den nächsten anstehenden Aufgaben fortfährt.
Mehr dazu

Dieser Zeitrahmen sollte so großzügig gesetzt sein, dass innerhalb dieses Zeitrahmens alle anstehenden E-Mails empfangen und gesendet werden können. Dies ist zugegebenermaßen schwer einzuschätzen.

Legen Sie diesen Wert zu niedrig fest, passiert merkbar nicht sehr viel: Benötigt ein MailConnector-Computer zu lange, wird am IQ-Server eine Fehlermeldung produziert und der IQ-Server fährt mit seiner Arbeit fort - er geht einfach davon aus, dass der MailConnector-Computer doch fertig ist. Probleme können nicht entstehen, da sich der MailConnector-Computer selbst synchronisiert.
Dies bedeutet: Schickt der IQ-Server eine erneute Anforderung an den MailConnector-Computer (da der IQ-Server ja davon ausgeht, dass der MailConnector-Computer mit der vorhergehenden Arbeit fertig ist), wird der MailConnector-Computer diese abweisen (was allerdings dann eine erneute Fehlermeldung am IQ-Server zur Folge haben wird). Um den IQ-Server nicht zu ärgern, sollten Sie daher keinen allzu niedrigen Wert ansetzen.

Gravierender kann es sein, wenn Sie den Wert zu groß festlegen: Legen Sie z.B. zehn Stunden fest (was sicherlich ausreichend wäre...) und der MailConnector-Computer bzw. die Verbindung zwischen IQ-Server und MailConnector-Computer hat kurzfristig ein Problem, dann werden über diesen MailConnector-Computer zehn lange Stunden keine E-Mails mehr empfangen und gesendet!

Empfehlung: Die Vorgabe der Einstellung (15, also 15 Minuten) ist ein sehr guter Wert.

• Externer Mail-Versand/Empfang über Sammelprofil
  Wenn Sie für jeden Benutzer ein eigenes Profil in Ihrem externen Mail-System eingerichtet haben, wählen Sie hier Kein Sammelprofil aus. Sollen hingegen alle Mails über ein sogenanntes Sammelprofil gesendet und empfangen werden, dann wählen Sie hier das zu verwendende Profil aus.
  Bei Verwendung des IQ-Moduls QInetPOP muss das Sammelprofil POP3SMTP hier ausgewählt werden. Dieses Sammelprofil wird automatisch auf dem IQ-Server erzeugt, sobald das IQ-Modul QInetPOP geladen wurde.
• Externer Mail-Empfang: Standard-Empfänger
  Nur bei Verwendung eines Sammelprofils: Wenn empfangene E-Mails keinem Benutzer bzw. keiner Gruppe zugeordnet werden können, dann werden diese E-Mails an den hier ausgewählten Standard-Empfänger übergeben. Sie können hier einen Benutzer oder eine Gruppe auswählen.
• Weiterleitung Fax-Versand
  Diese Einstellung sollten Sie setzen, wenn in Ihr externes Mail-System eine Fax-Software integriert ist. Dadurch ermöglichen Sie es dem Anwender, zum Versenden eines Fax einfach in das Feld Externe Empfänger der Mail-Eingabe eine Faxnummer einzugeben.
  Schreiben Sie in die Einstellung EMAIL: gefolgt von dem Aufbau einer "Fax-Adresse", wie sie Ihr E-Mail-System erwartet. Die vom Benutzer eingegebene Fax-Nummer wird durch ein Sternchen repräsentiert.
  • EMAIL:*@fax
    schickt ein Fax beispielsweise an die E-Mail-Adresse 08154711@fax
    
    EMAIL:0*@fax
    wie oben, jedoch wird vor die vom Benutzer eingegebene Faxnummer eine 0 eingefügt
    
    Verwenden Sie den FaxConnector (siehe unter IQ-Modul "FaxConnector"), schreiben Sie statt EMAIL: die Kennung FAX: – dies weist regisafe darauf hin, dass die Fax-Software nicht in Ihr E-Mail-System eingebunden ist, sondern separat über den FaxConnector angesprochen wird.
    Haben Sie keine Fax-Software eingebunden, dann lassen Sie diese Einstellung leer.
• Über die aufgeführten System-Einstellungen hinaus gibt es noch weitere. Diese sind aber nicht zwingend notwendig.
  Eine vollständige Aufstellung finden Sie in der Dokumentation der Mail/Wiedervorlage.