Dateispeicher
Die Speicherung von Dokumentdateien (z.B. DOC-Dateien oder TIFF-Dateien) erfolgt im sogenannten Dateispeicher. Hierbei handelt es sich um einen Speicherbereich (Laufwerk / Verzeichnis) auf einem beliebigen Speichersystem wie z.B. einer Festplatte oder einem Storage-Area-Network (SAN).
- Die Metadaten aller Objekte speichert regisafe in der Datenbank (siehe unter Datenbank).
Ähnlich wie bei der Datenbank benötigt ausschließlich der IQ-Server Zugriff auf den Dateispeicher. Die Clients haben aus Sicherheitsgründen keinen direkten Zugriff auf den Dateispeicher.
Die Organisation und hierarchische Unterteilung der Dateien unter dem konfigurierten Laufwerk / Verzeichnis führt der IQ-Server selbständig durch und vermeidet kritische Mengen an Dateien pro Verzeichnis.
Ablage im Dateispeicher
Jedes Dokument wird in einem Container in Form einer ZIP-Datei gespeichert. Je nach Konfiguration werden diese Dateien verschlüsselt.
Ein Dokument kann aus mehreren Dateien bestehen (z.B. eine abgelegte E-Mail mit ihren Anlagen oder eine in zusätzliche Dateiformate konvertierte Datei).
Ältere Versionen eines Dokuments werden jeweils in einem eigenen Container gespeichert.
Dateispeicher können problemlos von einem Ort zu einem anderen verschoben werden (z.B. auf eine andere Festplatte).
Zusätzlich zu der Speicherung im Dateispeicher können die Dateien redundant in einem weiteren Speichermedium (z.B. ein WORM-Medium) abgelegt werden (Synchronsicherung). Hierbei werden nicht nur die Dokumentdateien, sondern zusätzlich die Metadaten in einer XML-Datei abgelegt (selbstbeschreibende Sicherung).
NAS-WORM-Systeme sind Netzwerk-Speichersysteme, welche die Unveränderbarkeit gespeicherter Daten gewährleisten können (NAS=Network Attached Storage, WORM=Write Once Read Many).
Bei Einsatz der Schnittstelle zu NAS-WORM-Systemen kann der regisafe-Dateispeicher auch NAS-WORM-Systeme verwenden. Dateien, die einem solchen Dateispeicher zugewiesen sind, werden schreibgeschützt abgelegt
und können anschließend nur nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht oder verändert werden.
Die Zuweisung zu einem NAS-WORM-Dateispeicher erfolgt i.d.R. abhängig von Bearbeitungsstatus oder automatisiert anhand bestimmter Merkmale (z.B. alle Dokumente in einem Scan-Stapel). Aber auch eine manuelle Zuweisung in den einzelnen Datensatzmasken ist möglich.
NAS-WORM-Systeme erfüllen die Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung bzw. Speicherung der Dokumentdateien.
Sofern das separate Modul Dateispeicher-Synchronsicherung nur aus Gründen der Revisionssicherheit im Einsatz ist, kann dieses bei Verwendung eines NAS-WORM-Dateispeichers entfallen.
Beim Speichern in einen NAS-WORM-Dateispeicher werden automatisch folgende Dateieigenschaften gesetzt:
- Letzter Zugriff = Datum, zu dem die Aufbewahrungsfrist abläuft
- Schreibschutz
Dadurch ist gewährleistet, dass die Dateien nicht verändert und solange nicht gelöscht werden können, bis der Termin Letzter Zugriff erreicht ist. Dieser Termin kann als fixes Datum (z.B. 31.12.2012) oder als relatives Datum (z.B. 4 Jahre) gesetzt werden und zwar...
- direkt im Feld Aufbewahrungsfrist (im Detailreiter Aufbewahrung des jeweiligen Datensatzes). Der hier angegebene Wert sollte mindestens dem im NAS-WORM festgelegten Wert der Aufbewahrungsdauer entsprechen.
- indirekt über das Feld Bearbeitungsstatus des jeweiligen Datensatzes, wenn für den Bearbeitungsstatus eine Aufbewahrungsfrist definiert wurde
- als Vorgabe, die immer greift, wenn keine abweichende Festlegung mithilfe der zuvor beschriebenen Methoden getroffen wurde
- Grundsätzlich besteht auch die Möglichkeit, eine eigene Aufbewahrungsfrist mithilfe der Konfiguration des NAS-WORM-Systems festzulegen. Ist eine solche Konfiguration vorhanden, werden die hier genannten regisafe-Angaben nicht ausgewertet.
Erst wenn das Ende der Aufbewahrungsfrist erreicht ist, kann über regisafe eine Veränderung bzw. Löschung der Dokumente/Dateien erfolgen.
- Sofern möglich sollte das NAS-WORM so konfiguriert werden, dass es nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist keine Löschungen vornimmt, sondern dass das Löschen ausschließlich über die Aussonderungsfunktion von regisafe durchgeführt wird. Erfolgt das Löschen durch die NAS-WORM-Software, führt dies zu einem Fehler in regisafe.
In einer regisafe-Installation können beliebig viele Dateispeicher eingerichtet werden, sowohl an einem Ort als auch verteilt an mehreren Orten. Pro Dateispeicher können eigene Sicherheitsrichtlinien (z.B. redundante Speicherung auf WORM-Medien) definiert werden. Die Auswahl des Dateispeichers kann wahlweise manuell vom Benutzer oder automatisiert nach vorgegebenen Kriterien erfolgen (z.B. auf Schriftstück-Typ bezogene Dateispeicher, Speicherung abhängig vom Bearbeitungsstatus, jahrgangsbezogene Speicherung usw.).
Zusätzlich zu den Dateispeichern können (z.B. in Außenstellen) sogenannte Cache-Server eingerichtet werden. Diese können in frei konfigurierbarem Umfang angelegte, geänderte oder aufgerufene Dokumentdateien für den schnellen Zugriff zwischenspeichern und sorgen für eine Hintergrund-Übertragung neuer oder geänderter Daten zu dem jeweiligen Dateispeicher.
Fälschungssicherer Dateispeicher
Der sogenannte Fälschungssichere Dateispeicher hinterlegt bei jeder gespeicherten Datei zusätzlich zwei ineinander greifende 160-Bit Hash-Werte, welche jede unerlaubte Modifikation einer Datei zuverlässig aufspüren lässt.
Details zum Dateispeicher finden Sie in den folgenden Themen