PDF/A-Konverter Office

Der PDF/A-Konverter Office (IQ-Modul: PDFAKonverterOffice) ist eine kostenpflichtige Erweiterung des Moduls PDF/A-Konverter Image-Compressor. Er erzeugt aus Microsoft-Office-Dateien PDF-Dateien, die (bei Bedarf) den Anforderungen der PDF/A-ISO-Normen genügen.

Voraussetzung für den Einsatz des "PDF/A-Konverter Office":

• Dieselben Voraussetzungen wie auch für den PDF/A-Konverter Image-Compressor
• Einbinden des Moduls PDF/A-Konverter Office (IQ-Modul PDFAKonverterOffice) am selben Server, an dem auch PDF/A-Konverter Image-Compressor eingebunden ist.
• Für die Konvertierung von Microsoft-Office-Dokumenten muss die aktuellste Office-Version auf demselben Computer installiert werden, auf dem auch der PDF Compressor installiert ist - inklusive der erforderlichen AddIns (z.B Silbentrennung, Office-Konverter etc), sodass alle Office-Dokument-Typen die konvertiert werden sollen, auch geöffnet werden können. Das AddIn Microsoft Save as PDF or XPS muss ebenfalls installiert werden

• Details zur Funktionsweise und zur Konfiguration der PDF/A-Konvertierung mit dem PDF Compressor finden Sie unter PDF/A-Konverter Image-Compressor.

 

Der "PDF/A-Konverter Office" ergänzt den "PDF/A-Konverter Image-Compressor" um folgende Konvertierungs-Funktionen:

Funktion	Beschreibung	Quellformate	Zielformat
Document2PDF	Konvertierung von Office-Dokumenten nach PDF MSG- bzw. EML-Dateien: Die Mailnachricht wird konvertiert, weitere Dateien (Anlagen) werden als Anlagen in die PDF-Datei eingebettet.	DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPT, PPTX, ODP, ODT, ODS, RTF, HTML, XML, EML, MSG, TXT	PDF (*.pdf)
Document2PDFA	Konvertierung von Office-Dokumenten nach PDF/A MSG- bzw. EML-Dateien: Die Mailnachricht wird konvertiert, weitere Dateien (Anlagen) werden als Anlagen in die PDF-Datei eingebettet.	DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPT, PPTX, ODP, ODT, ODS, RTF, HTML, XML, EML, MSG, TXT	PDF/A (*.pdf)

• Die Konvertierungs-Funktionen werden in der IQ-Server.ini eingetragen. Siehe dazu: Schlüssel "Konvertierung:..."

IQ-Modul "PDFAKonverterOffice"

Am Konvertierungs-IQ-Server muss neben dem PDF/A-Konverter Image-Compressor auch der PDF/A-Konverter Office in der Konfigurationsdatei IQServer.ini eingebunden werden.
Die ergänzenden Konvertierungs-Funktionen werden zusätzlich in den Abschnitt [PDFAKonverterImage] eingetragen.

• Beispiel:
  [Module]
  PDFAKonverterImage
  PDFAKonverterOffice
  
  [PDFAKonverterImage]
  Austauschverzeichnis = Temp:PDFADocument
  Konvertierung:Image2PDF = Standard
  Konvertierung:Image2PDFA = Standard
  Konvertierung:Document2PDF = Standard
  Konvertierung:Document2PDFA = Standard
  OCR = Ja

• Details zu den einzelnen Schlüsseln: siehe Gruppe [PDFAKonverterImage]

Erweiterung des PDF/A-Konverters

Der PDF/A-Konverter Office bietet mit dem IQ-Modul Filemerger eine optionale Erweiterung, mit deren Hilfe beliebige Schriftstücke sortiert in einer gemeinsamen PDF-Datei zusammengefasst und durchgehend nummeriert werden können.

Voraussetzungen zur Nutzung der optionalen Erweiterung "Filemerger":

• Einsatz der Module PDF/A-Konverter Image Compressor und PDF/A-Konverter Office
• Einbinden der IQ-Module FilemergerServer und FilemergerClient
• Zur Konfiguration des IQ-Moduls gibt es mehrere Konfigurations-Einstellungen.
• Für die Konvertierung der unterschiedlichen Dateiformate ist es unbedingt erforderlich die dazugehörige Software zu installieren.
  Beispiel: Für die Konvertierung von OpenOffice-Datei muss entsprechend OpenOffice oder LibreOffice installiert werden.

 

Nach Einbinden der neuen IQ-Module steht die neue Schriftstück-Art Zusammengeführte Datei zur Verfügung.
Ein Schriftstück dieser Art bietet einen eigenen Reiter Inhalt an, in den beliebige Schriftstücke sortiert eingefügt werden können.
Nach Speichern eines solchen Schriftstücks erzeugt der PDF/A-Konverter automatisch eine PDF-Datei auf Basis der Inhaltsliste und versieht diese Datei mit einer fortlaufenden Paginierung.
Zusammengeführte Dateien können unter anderem dazu genutzt werden, um den Inhalt von Akten in einem Dokument zusammenzuführen und zu archivieren oder weiterzuleiten (z.B. als "Gerichtsakte").

• Zurzeit gilt hier allerdings die Einschränkung, dass von jedem Schriftstück der Inhaltsliste jeweils nur die Hauptdatei der einzelnen Schriftstücke in die zusammengeführte PDF-Datei übernommen wird: zusätzliche Dokumentdateien im Schriftstück (Anlagen) und darüber hinausgehende "Metadaten" (z.B. Signaturen) werden zurzeit noch nicht in zusammengeführte Dateien integriert.