Übergabe von Daten an OpenOffice oder LibreOffice
Die Schnittstelle zu OpenOffice bzw. Schnittstelle zu LibreOffice kann beim Neuanlegen oder Aktualisieren von Textdateien regisafe-Daten übergeben, z.B. das Aktenzeichen, den "Text" (Betreff), Benutzer-Zusatzdaten, die Adresse usw.
Welche Daten zur Übergabe zur Verfügung stehen, wird in den OpenOffice/LibreOffice-System-Einstellungen Übergabefelder aus... definiert. Damit die Übergabe automatisch funktioniert, müssen die gewünschten Daten in Form von "Bereichen" in die Vorlagen eingetragen werden.
Was ist ein "Bereich"?
(aus der OpenOffice/LibreOffice-Dokumentation)
Bereiche in Textdateien sind benannte Textblöcke, ggf. mit Grafiken oder Objekten, die sich für verschiedene Einsatzzwecke eignen:
- Text vor Änderungen schützen
- Text anzeigen oder verbergen
- Text und Grafiken aus anderen Dokumenten wieder verwenden
- Textbereiche einfügen, die ein von der aktuellen Seitenvorlage abweichendes Spaltenlayout verwenden
Ein Bereich enthält mindestens einen Absatz. Wenn Sie Text auswählen und daraus einen Bereich erstellen, wird am Textende automatisch ein Absatzumbruch eingefügt. Sie können Bereiche aus einem Textdokument oder sogar ein ganzes Textdokument als Bereich in ein anderes Textdokument einfügen. Sie können auch Bereiche aus einem Textdokument als Verknüpfungen in ein anderes oder in dasselbe Textdokument einfügen.
- Eine Kurzanleitung zur Erstellung von Vorlagen für OpenOffice/LibreOffice-Textdateien finden Sie unter OpenOffice- oder LibreOffice-Vorlagen erstellen. Dort ist auch beschrieben, wie Sie "Bereiche" in Textdateien eingeben.
Felder aus zugeordneten Datensätzen
Jeder "Bereich", der Daten aus regisafe übernehmen soll, muss einen eindeutigen Namen besitzen. Das Schema für diesen Formularfeld-Namen lautet XX_YYYYYYYYYYYYYYYYY bei einer maximalen Länge von 20 Zeichen.
Der Formularfeld-Name setzt sich folgendermaßen zusammen:
- XX wird jeweils ersetzt durch...
- SS bei Übergabefeldern aus dem Schriftstück-Datensatz
- AZ bei Übergabefeldern aus dem zugeordneten Aktenzeichen-Datensatz
- VT bei Übergabefeldern aus dem zugeordneten Akte/Vorgang-Datensatz
- SI bei Übergabefeldern aus dem zugeordneten Sitzungs-Datensatz
- AD bei Übergabefeldern aus dem zugeordneten Adress-Datensatz
- Ist ein Schriftstück z.B. mehreren Aktenzeichen zugeordnet, wird der Datensatz des ersten Aktenzeichens verwendet. Ist ein Schriftstück z.B. keiner Akte zugeordnet, bleiben Übergabefelder leer, die sich auf Akten/Vorgänge beziehen.
- YYYYYYYYYYYYYYYYY ist der Name des jeweiligen Feldes (interner Name), wie er in den OpenOffice/LibreOffice-System-Einstellungen Übergabefelder aus... zur Übergabe freigegeben wurde (siehe dort).
Ist derFeldname länger als 17 Zeichen, wird er nach dem 17ten Zeichen "abgeschnitten" (= damit inkl. dem XX_ nur 20 Zeichen übrig bleiben).
Benutzer-Zusatzdaten
Für Übergabefelder, die sich auf einen regisafe-Benutzer beziehen (z.B. einen Sachbearbeiter) können auch die Zusatzdaten übergeben werden, die für diesen Benutzer in der Benutzerdefinition hinterlegt sind. Das Schema für den Namen solcher Übergabefelder lautet XX_YYYYYYYY_ZZZZZZZZ.
Der Formularfeld-Name setzt sich in diesem Fall folgendermaßen zusammen:
- XX: siehe oben
- YYYYYYYY sind die ersten 8 Buchstaben des betreffenden Feldes (interner Name), in dem der Benutzer eingetragen ist, z.B.:
SACHBEAR = Feld Sachbearbeiter
SACHBERS = Feld Ersteller
SACHBUNT = Feld Verantwortlicher/Unterzeichner
- ZZZZZZZZ sind die ersten 8 Buchstaben der Bezeichnung der Zusatzdaten. Die Zusatzdaten-Bezeichnungen sind in den System-Einstellungen in der Gruppe Benutzerverwaltung unter Benutzer-Zusatzdaten definiert
Spezielle Felder für Adressen (Anschriften)
Für die Adressen werden in den Einstellungen zusätzlich zu den Datenfeldern die Felder 1 bis 10 sowie das Feld Briefanrede zur Verfügung gestellt.
Für diese gilt:
- Die Felder 1 bis 10 werden auf Basis der Anschriftenformatierung für Adressen gefüllt: Das Feld 1 enthält die erste Zeile, das Feld 2 die zweite usw.
Stehen mehrere Anschriftenformatierungen zur Verfügung, kann die gewünschte Formatierung beim Erstellen einer OpenOffice/LibreOffice-Textdatei ausgewählt werden. - Das Feld Briefanrede enthält eine abhängig vom ausgewählten Ansprechpartner generierte Briefanrede, standardmäßig in der Form Sehr geehrter Herr Mustermann.
Das Format ist abhängig vom Feld Anrede der betreffenden Person. Es kann in der Auswahlfeld-Liste Adressverwaltung – Anreden in den Feldern Briefanrede1 bis Briefanrede7 konfiguriert werden. Sind mehrere Briefanreden-Formate definiert, wird bei der Übernahme der Adresse eine Auswahl angezeigt. - Das Feld Ansprechpartner enthält nur den ausgewählten Ansprechpartner in der Form Herr Mustermann.
- In der Regel reicht es aus, die oben erwähnten "Spezial-Felder" in den System-Einstellungen übergeben zu lassen und diese in den OpenOffice/LibreOffice-Vorlagen als Bereiche AD_1 bis max. AD_10 untereinander sowie an entsprechender Stelle AD_Briefanrede einzufügen.