OpenOffice- oder LibreOffice-Vorlagen erstellen

Bei Verwendung von OpenOffice oder LibreOffice als Textverarbeitungsprogramm in regisafe können unterschiedlichste Vorlagen mithilfe von regisafe-Standardfunktionen angelegt und verwendet werden.
Damit die Vorlagen möglichst variabel eingesetzt werden und somit dem Anwender soviel Arbeit wie möglich abnehmen können, müssen diese Vorlagen sorgfältig vorbereitet werden.

Folgendes ist beim Verwenden von OpenOffice/LibreOffice-Vorlagen in regisafe zu beachten:

• Vorlagen für OpenOffice/LibreOffice-Textdateien in regisafe sind "ganz normale" OpenOffice/LibreOffice-Textdateien. OpenOffice/LibreOffice-Vorlagendateien (Format OTT) werden hier nicht verwendet.
• In regisafe als Schriftstücke abgelegte OpenOffice/LibreOffice-Textdateien werden mit dem Befehl  Als Standard-Vorlage definieren | Standard-Vorlage für "OpenOffice-Text" (bzw. LibreOffice-Text) in die entsprechende Auswahlfeld-Liste eingetragen.
  Dadurch stehen Sie in regisafe als Vorlage zum Neuanlegen von Schriftstücken zur Verfügung (z.B. im Reiter Neu anlegen).
  Neben diesen Standard-Vorlagen für OpenOffice/LibreOffice-Textdateien können auch Vorlagen für Serienbriefe als Standard-Vorlagen für OpenOffice/LibreOffice-Serienbriefe festgelegt werden.
• Nur bei Verwendung der Schnittstelle zu OpenOffice oder LibreOffice:
  Vorlagen für OpenOffice/LibreOffice-Textdateien in regisafe können sogenannte Bereiche enthalten, mit deren Hilfe der Inhalt von regisafe-Datenfeldern beim Erstellen oder Aktualisieren an die OpenOffice/LibreOffice-Datei übergeben wird. Dabei ist es nicht nur möglich, Datenfelder des zugehörigen Schriftstücks zu übergeben, es können auch Datenfelder von Objekten übergeben werden, die dem Schriftstück zugeordnet sind (z.B. aus der übergeordneten Akte oder der zugeordneten Adresse). regisafe-Standard-Datenfelder können dabei bequem über das Makro Datenfelder aus regisafe eingefügt werden.
  
  In den OpenOffice/LibreOffice-System-Einstellungen Übergabefelder aus... wird festgelegt, welche Datenfelder generell an OpenOffice/LibreOffice-Dateien übergeben werden können. Durch die Beschränkung auf tatsächlich benötigte Textformularfelder an dieser Stelle wird die Performance bei der Erstellung von OpenOffice/LibreOffice-Dateien gesteigert.
• Nur bei Verwendung der Schnittstelle zu OpenOffice oder LibreOffice:
  Vorlagen für OpenOffice/LibreOffice-Serienbriefe werden in regisafe als Schriftstück der Art OpenOffice-Serienbrief oder LibreOffice-Serienbrief erstellt. Sie können neben Bereichen (siehe oben) auch Seriendruckfelder enthalten, mit deren Hilfe der Inhalt von regisafe-Adressen beim Erstellen an die OpenOffice/LibreOffice-Datei übergeben wird.
  
  Bei Verwendung von regisafe-Adressen wird in der OpenOffice(/LibreOffice-System-Einstellung Übergabefelder aus Adresse bei Serienbriefen festgelegt, welche Seriendruckfelder an OpenOffice/LibreOffice-Dateien übergeben werden können. Durch die Beschränkung auf tatsächlich benötigte Seriendruckfelder an dieser Stelle wird die Performance bei der Erstellung von OpenOffice/LibreOffice-Dateien gesteigert.

• In der Regel ist die Erstellung von Vorlagen für OpenOffice- oder LibreOffice-Textdateien den Administratoren vorbehalten, da nur diese Zugriff auf alle notwendigen regisafe-Einstellungen und -Informationen haben.

Anleitung

So erstellen Sie eine OpenOffice- oder LibreOffice-Vorlage in regisafe:

• Erstellen Sie zunächst ein regisafe-Schriftstück der Art OpenOffice-Text oder OpenOffice-Serienbrief (bzw. entsprechend für LibreOffice), je nachdem, ob Sie eine Vorlage für ein Standard-Dokument oder einen Serienbrief erstellen wollen.
  Zur Erstellung stehen Ihnen die üblichen Möglichkeiten in regisafe zur Verfügung (z.B. Neu anlegen oder Kopieren).
  • Sinnvollerweise sollten Sie die Benennung und die Ablage von Vorlagen in regisafe einheitlich gestalten.
    
    Den Zugriff auf das Vorlagen-Schriftstück sollten Sie auf möglichst wenige Benutzer bzw. auf Lesezugriff beschränken. Dieser Zugriff regelt nur, wer die Vorlage bearbeiten darf. Die Verwendung der Vorlage für neue Schriftstücke wird dagegen erst bei der Definition als "Standard-Vorlage" festgelegt.
    
    Beim Anlegen eines Serienbriefs auf Basis von Adressen müssen Sie im Vorlagen-Schriftstück selbst keine Adressen/Adressverteiler angeben.
  • regisafe speichert das neue Schriftstück und öffnet anschließend die zugehörige OpenOffice- oder LibreOffice-Datei zur Bearbeitung.
• Gestalten Sie die Datei nach Ihren Bedürfnissen - aber nur soweit, wie es zur Verwendung als Standard-Vorlage sinnvoll ist. Alle Stellen, an denen später individuelle Ergänzungen möglich sein sollen, lassen Sie in der Vorlage entweder leer oder Sie geben z.B. einen Mustertext vor.
• Ergänzen Sie nun Variablen an allen Stellen, die in Abhängigkeit vom Empfänger unterschiedliche Daten aus regisafe übernehmen sollen. Platzieren Sie dazu die Einfügemarke an die gewünschte Stelle.
  Unterscheiden Sie beim Einfügen von Variablen zwischen Adressdaten für Serienbriefe, die als Seriendruckfelder einzugeben sind und den sonstigen Datenfeldern, für die Bereiche zur Verfügung stehen.
Wie werden Seriendruckfelder eingegeben?
Bei Seriendruckfeldern müssen Sie darauf achten, dass diese aus der vorgesehenen Datenquelle für regisafe-Adressen stammen.
• Details zur Verwendung und Benennung von Seriendruckfeldern finden Sie unter Übergabe von Seriendruckfeldern an OpenOffice oder LibreOffice.
So geben Sie Seriendruckfelder auf Basis von regisafe-Adressen und -Verteilern ein:
• Stellen Sie sicher, dass in der OpenOffice-/LibreOffice-System-Einstellung Übergabefelder aus Adresse bei Serienbriefen korrekt festgelegt ist, welche Felder von Adressen als Seriendruckfelder übergeben werden können.
  Der Name des jeweiligen Seriendruckfelds ergibt sich aus dem Präfix Adresse_ und dem jeweiligen Feldnamen (z.B. Adresse_Briefanrede für das Feld Briefanrede).
• Wählen Sie in der OpenOffice- oder LibreOffice-Datei den Befehl Einfügen | Feldbefehl | Andere... und wählen Sie dann im Reiter Datenbank den Feld-Typ Seriendruck-Felder.
• Öffnen Sie unter Datenbankauswahl die vorgegebene regisafe-Datenquelle, markieren Sie das gewünschte Seriendruckfeld und wählen Sie Einfügen.
  • Das Seriendruckfeld wird eingefügt.
    Wiederholen Sie den Vorgang bei Bedarf für weitere Seriendruckfelder.
  • Nähere Informationen zum Hinzufügen der regisafe-Datenquelle finden Sie in den System-Voraussetzungen der Voraussetzungen für die Schnittstelle zu OpenOffice oder LibreOffice.
Wie werden "Bereiche" eingegeben?
So geben Sie "Bereiche" ein:
• Stellen Sie sicher, dass in den OpenOffice- oder LibreOffice-System-Einstellungen Übergabefelder aus... korrekt festgelegt ist, welche Felder aus den verschiedenen Organisationsstrukturen an ein damit verknüpftes Schriftstück übergeben werden können.
• Wählen Sie in der OpenOffice- oder LibreOffice-Datei den Befehl Einfügen | Bereich.
  • Das Dialogfenster Bereich einfügen wird geöffnet.
• Geben Sie unter Neuer Bereich den Namen des Übergabefelds ein, das in diesem Bereich eingetragen werden soll. Wenn Sie den betreffenden Namen nicht genau wissen, können Sie diesen in den System-Einstellungen (siehe oben) nachlesen bzw. bei fehlender Berechtigung nachlesen lassen.
  • Die Groß-/Kleinschreibung wird berücksichtigt! Diese muss mit der Angabe in der System-Einstellung bzw. den Benutzer-Zusatzdaten übereinstimmen.
• Wählen Sie die Schaltfläche Einfügen.
  • Der Bereich wird mit dem Namen des angegebenen Übergabefelds an der Position der Einfügemarke in die OpenOffice- oder LibreOffice-Datei eingefügt.
    Dadurch ist regisafe in der Lage, beim Neuanlegen eines Schriftstücks auf Basis dieser Vorlage oder beim Aktualisieren den Bereich mit entsprechenden Daten zu füllen.
  • Bereiche in OpenOffice oder LibreOffice werden grundsätzlich als Absatz eingefügt. Daher ist es nicht möglich, einen Bereich als Variable für einen Begriff innerhalb eines Fließtextes zu verwenden.
    In Tabellen können Bereiche allerdings in einzelne Zellen platziert werden.
    Nähere Informationen zu Bereichen enthält die OpenOffice- oder LibreOffice-Dokumentation.
• Speichern Sie die Datei und schließen Sie OpenOffice oder LibreOffice.
  • regisafe übernimmt die OpenOffice- oder LibreOffice-Datei in das zugehörige regisafe-Schriftstück.
• Führen Sie für das Schriftstück den Befehl Als Standard-Vorlage definieren aus. Wählen Sie dabei nach Bedarf Standard-Vorlage für OpenOffice-Text oder Standard-Vorlage für OpenOffice-Serienbrief (bzw. entsprechend für LibreOffice) aus.
  Details zur Verwendung des Befehls finden Sie in der Benutzer-Dokumentation unter Schriftstück als Standard-Vorlage definieren.
  • regisafe stellt die Vorlage nach Ihren Angaben zum Anlegen neuer Schriftstücke im Reiter Neu anlegen bereit.

Beispiel:

Das Beispiel zeigt eine Serienbriefvorlage auf Basis von regisafe-Adressen - mit Seriendruckfeldern und Bereichen.

Die Namen der Seriendruckfelder sind abhängig von den regisafe-Adressdaten.
Die verfügbaren Felder und ihre Namen sind in den OpenOffice- oder LibreOffice-System-Einstellungen unter Übergabefelder aus Adresse bei Serienbriefen festgelegt.
Dem jeweiligen Feldnamen wird dazu der Präfix Adresse_ vorangestellt: Das Feld Briefanrede heißt deswegen als Seriendruckfeld Adresse_Briefanrede, das Feld 1 heißt demnach Adresse_1.

Die verfügbaren Übergabefelder für Bereiche werden in den OpenOffice- oder LibreOffice-System-Einstellungen unter Übergabefelder aus Schriftstück usw. festgelegt - dort werden auch die entsprechenden Namen angezeigt.

• Details zur Verwendung und Benennung von Bereichen und Seriendruckfeldern finden Sie unter Übergabe von Daten an OpenOffice oder LibreOffice bzw. Übergabe von Seriendruckfeldern an OpenOffice oder LibreOffice.

Ansicht vor der Übergabe von Daten an den Serienbrief:

Ansicht nach der Übergabe von Daten an den Serienbrief: