Beispiele von Status-Funktionen 
Wie wird die Definition von Funktionen für einen Bearbeitungsstatus gestartet?
So starten Sie die Definition der Funktionen eines Bearbeitungsstatus:
- Wählen Sie im Start-Menü
Programm | 
Auswahlfeld-Listen.... - Markieren Sie unter Auswahlfeld-Listen je nach Wunsch den Eintrag Akten-/Vorgangsverwaltung | Bearbeitungsstatus, Schriftgutverwaltung | Bearbeitungsstatus oder Adressverwaltung | Bearbeitungsstatus.
- Auf der rechten Seite werden die vorhandenen Bearbeitungsstatus angezeigt.
- Auf der rechten Seite werden die vorhandenen Bearbeitungsstatus angezeigt.
- Markieren Sie den gewünschten Bearbeitungsstatus und klicken Sie auf die Schaltfläche Ändern..., legen Sie einen neuen Bearbeitungsstatus mithilfe der Schaltflächen Neu... an oder erstellen Sie eine Kopie eines bestehenden Status, indem Sie ihn markieren und auf die Schaltfläche Kopieren klicken.
- In der Akten-/Vorgangsverwaltung und der Schriftgutverwaltung enthält eine solche Kopie alle Status-Funktionen des Originals.
- Das Dialogfenster zur Bearbeitung des Bearbeitungsstatus wird geöffnet.
- In der Akten-/Vorgangsverwaltung und der Schriftgutverwaltung enthält eine solche Kopie alle Status-Funktionen des Originals.
- Legen Sie den Namen des Status fest sowie wer darauf Zugriff haben soll und für welche Akten-, Schriftstück- oder Adress-Arten er gelten soll.
- Für Bearbeitungsstatus der Akten-/Vorgangsverwaltung und der Schriftgutverwaltung können Sie den Namen des Status auch noch nachträglich ändern.
- Setzen Sie die Markierung Status-Funktionen und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Status-Funktionen bearbeiten. Sofern Sie den Namen des Status geändert hatten, beantworten Sie die Abfrage, ob diese neue Statusbezeichnung übernommen werden soll.
- Das Dialogfenster Funktionen für Status... wird geöffnet.
- Füllen Sie nun auf den verschiedenen Reitern die Funktionen für diesen Status nach Ihren Wünschen aus.
- Klicken Sie auf OK.
- Die Bearbeitung der einzelnen Auswahlfeld-Listen ist nur dann möglich, wenn die Berechtigung zur Bearbeitung der jeweilige Liste in der Berechtigungs-Kategorie Auswahlfeld-Listen vorliegt.
- Eine detaillierte Beschreibung zur Bearbeitung von Status-Funktionen finden Sie unter Funktionen für Bearbeitungsstatus festlegen.
Beispiel 1: "zu den Akten" (für Schriftstücke)
Sie möchten für ein Schriftstück einen Bearbeitungsstatus „zu den Akten“ definieren mit folgenden zu erzielenden Effekten:
- Alle Benutzer sollen nur noch lesend auf das Schriftstück zugreifen dürfen.
- Nur Mitglieder der Gruppe Kämmerei dürfen das Schriftstück löschen.
- Das Schriftstück soll in das Datei-Format TIFF konvertiert werden.
Folgende Einstellungen müssen Sie setzen:
- Reiter Ändern:
Keine der Markierungen setzen! Damit darf kein Benutzer mehr Änderungen an dem Schriftstück durchführen. - Reiter Löschen:
Nur die Markierung Löschen durch folgende Benutzer setzen und dort die Gruppe Kämmerei auswählen - Reiter Datei-Konvertierung
Setzen Sie die Markierung Automatische Datei-Konvertierung und wählen Sie dort das PDF-Format aus.
Beispiel 2: "Nur Lesezugriff" (für Akten/Vorgänge)
Sie möchten für eine Akte einen Bearbeitungsstatus „Nur Lesezugriff“ definieren mit folgenden zu erzielenden Effekten:
- Alle Benutzer sollen nur noch lesend auf die Akte zugreifen dürfen.
- Ausnahme: Der oder die in der Akte im Feld Zuständigkeit definierten Benutzer dürfen die Akte weiterhin ändern.
Folgende Einstellungen müssen Sie setzen:
- Reiter Ändern:
Setzen Sie nur die Markierung Änderung durch unter "Zuständigkeit" angegebene Benutzer.
Beispiel 3: "Weglegesachen" (für Schriftstücke)
Sie möchten für ein Schriftstück einen Bearbeitungsstatus „Weglegesachen“ definieren mit folgenden zu erzielenden Effekten:
- Die Aufbewahrungsfrist soll auf einen mittelfristigen Zeitraum (z.B. 1 Jahr) gesetzt werden.
- Die Markierung Vernichten soll gesetzt werden, damit dieses Schriftstück bei entsprechenden Aussonderungsläufen berücksichtigt wird.
Folgende Einstellungen müssen Sie setzen:
- Reiter Aufbewahrung:
Setzen Sie die Markierung Aufbewahrungsfrist setzen auf und wählen Sie darunter die gewünschte Aufbewahrungsfrist aus.
Setzen Sie Markierung 'Archivwürdig' entfernen
Setzen Sie Markierung 'Vernichten' setzen.
Beispiel 4: "Bereitstellung für Altregistratur" (für Akten/Vorgänge)
Sie möchten für eine Akte einen Bearbeitungsstatus „Bereitstellung für Altregistratur“ definieren mit folgenden zu erzielenden Effekten:
- nur noch der Benutzer Jonny Register hat Zugriff auf die Akte
- die Akte soll unveränderlich sein
- das Feld Ende soll, sofern es leer ist, automatisch mit dem aktuellen Tagesdatum gefüllt werden
- das Anlegen von untergeordneten Akten/Vorgängen und Schriftstücken soll unterbunden werden.
Folgende Einstellungen müssen Sie setzen:
- Reiter Zugriff:
Setzen Sie die Markierung Zugriff setzen und wählen Sie darunter den Benutzer Register, Jonny aus. - Reiter Ändern:
Vergewissern Sie sich, dass keine Markierung gesetzt ist. - Reiter Aufbewahrung:
Setzen Sie die Markierung Wenn Feld "Ende" leer: Auf aktuelles Datum setzen. - Reiter Untergeordnete Objekte:
Setzen Sie beide Markierungen.
