Funktionen für den Bearbeitungsstatus von Schriftstücken festlegen

Bei der Bearbeitung der Auswahlfeld-Liste Bearbeitungsstatus kann für jeden einzelnen Bearbeitungsstatus festgelegt werden, welche Funktionen ausgeführt werden sollen, sobald ein Schriftstück den entsprechenden Bearbeitungsstatus erhält.

Anleitung

So bearbeiten Sie die Funktionen eines Bearbeitungsstatus eines Schriftstücks:

• Stellen Sie sicher, dass das Dialogfenster Funktionen für Status "<Bearbeitungsstatus>" geöffnet ist.
• Geben Sie zunächst im Reiter Beschreibung einen Namen für die Funktionen dieser Bearbeitungsliste ein.
  Durch diese, rein informative Beschreibung kann später die zugeordnete Funktion schneller erkannt werden.
  • Sofern Sie einen bestehenden Status kopiert oder die Bezeichnung eines Status geändert hatten, prüfen Sie, ob die Beschreibung noch treffend ist, und passen Sie sie ggf. an.
• Geben Sie im Reiter Zugriff an, wie der Zugriff auf das Schriftstück automatisch geändert werden soll, sobald der zugehörige Bearbeitungsstatus erstmals eingestellt wird.
  
Welche Zugriffe kann ich festlegen?

Feld	Bedeutung
Vorhandenen Zugriff entfernen	Ist diese Markierung gesetzt, werden die vom Anwender im Feld Zugriff des Schriftstücks definierten Berechtigungen entfernt. Diese Status-Funktion können Sie beispielsweise nutzen, wenn Sie mit der folgenden Status-Funktion Zugriff setzen:... einen ganz bestimmten Zugriff festlegen wollen, unabhängig von den Festlegungen des Anwenders.
Setze Zugriff auf den Zugriff zugeordneter Akten/Vorgänge	Ist diese Markierung gesetzt, wird der Zugriff zugeordneter Akten/Vorgänge übernommen. Ist das Schriftstück keinen Akten/Vorgängen zugeordnet, so wird der Zugriff nicht geändert, ist es mehreren Akten/Vorgängen zugeordnet, so werden die Zugriffe der einzelnen Akten/Vorgänge jeweils hinzugefügt. Haben Sie zusätzlich Vorhandenen Zugriff entfernen gesetzt, so wird der Zugriff der Akten/Vorgänge exakt übernommen, ansonsten dem im Schriftstück angegebenen Zugriff hinzugefügt.
Zugriff setzen:...	Ist diese Markierung gesetzt, können Sie in dem Feld darunter beliebige detaillierte Zugriffsrechte für Gruppen und Benutzer festlegen. Ist die vorhergehende Status-Funktion Vorhandenen Zugriff entfernen gesetzt, erhält das Schriftstück genau den hier festgelegten Zugriff (ggf. ergänzt um den Zugriff zugeordneter Akten/Vorgänge, wenn die Funktion Setze Zugriff auf den Zugriff zugeordneter Akten/Vorgänge gesetzt ist), ansonsten wird der hier festgelegte Zugriff dem bereits im Schriftstück definierten Zugriff hinzugefügt.
Keine Meldungen, Abfragen und Prüfungen zur Zugriffs-Vergabe	Ist diese Markierung gesetzt, wird der hier bzw. vom Benutzer festgelegte Zugriff immer akzeptiert. Es findet keine Prüfung statt (z.B. aufgrund der System-Einstellung Zugriff verbieten) und es werden keine Meldungen und Sicherheitsabfragen angezeigt.

• Geben Sie im Reiter Ändern an, wer ein Schriftstück mit diesem Bearbeitungsstatus ändern darf. Die einzelnen Status-Funktionen können beliebig miteinander kombiniert werden.
  
Wie werden die Änderungsberechtigungen eingegeben?

Feld	Bedeutung
Änderung durch alle berechtigten Benutzer gemäß „Zugriff“	Alle Benutzer, die aufgrund des Feldes Zugriff (vom Anwender und/oder den Status-Funktionen in der Kategorie Zugriff gesetzt) Vollzugriff auf das Schriftstück haben, dürfen es ändern.   Ist diese Markierung nicht gesetzt, haben alle Benutzer grundsätzlich nur Leseberechtigung! Mit den folgenden Status-Funktionen können Sie dann speziellen Benutzern Änderungsberechtigung (Vollzugriff) einräumen.
Änderung durch „Sachbearbeiter“	Der im Feld Sachbearbeiter des Schriftstücks eingetragene Benutzer darf das Schriftstück ändern (Vollzugriff).
Änderung durch „Ersteller“	Der im Feld Ersteller (im Extras-Reiter) des Schriftstücks eingetragene Benutzer darf das Schriftstück ändern (Vollzugriff).
Änderung durch „Verantwortlicher/Unterzeichner“	Der im Feld Verantwortlicher/Unterzeichner (im Extras-Reiter) des Schriftstücks eingetragene Benutzer darf das Schriftstück ändern (Vollzugriff).
Änderung durch folgende Benutzer	Hier können Sie beliebige Benutzer und/oder Gruppen festlegen, welche Änderungsberechtigung (Vollzugriff) auf das Schriftstück erhalten sollen.

• Geben Sie im Reiter Löschen an, wer ein Schriftstück mit diesem Bearbeitungsstatus löschen darf. Die einzelnen Status-Funktionen können beliebig miteinander kombiniert werden.
  
Wie werden die Löschen-Berechtigungen eingegeben?

Feld	Bedeutung
Löschen durch alle berechtigten Benutzer gemäß „Zugriff“	Alle Benutzer, die aufgrund des Feldes Zugriff (vom Anwender und/oder den Status-Funktionen in der Kategorie Zugriff gesetzt) Vollzugriff auf das Schriftstück haben, dürfen es löschen.
Löschen durch „Sachbearbeiter“	Der im Feld Sachbearbeiter des Schriftstücks eingetragene Benutzer darf das Schriftstück löschen.
Löschen durch „Ersteller“	Der im Feld Ersteller (im Detailreiter Extras) des Schriftstücks eingetragene Benutzer darf das Schriftstück löschen.
Löschen durch „Verantwortlicher/Unterzeichner“	Der im Feld Verantwortlicher/Unterzeichner (im Detailreiter Extras) des Schriftstücks eingetragene Benutzer darf das Schriftstück löschen.
Löschen durch folgende Benutzer	Hier können Sie beliebige Benutzer und/oder Gruppen festlegen, welche das Schriftstück löschen dürfen.

• Geben Sie im Reiter Aufbewahrung an, ob bestimmte Felder des Reiters Aufbewahrung des Schriftstück-Datensatzes beim Speichern des Schriftstücks geändert werden sollen.
  
Wie werden die Aufbewahrungs-Einstellungen eingegeben?

Feld	Bedeutung
Aufbewahrungsfrist setzen auf:...	Die hier ausgewählte Aufbewahrungsfrist wird für das Schriftstück gesetzt, unabhängig von der dort ursprünglich eingetragenen Aufbewahrungsfrist.
Markierung „Archivwürdig“ setzen/entfernen	Hier können Sie festlegen, ob die Markierung Archivwürdig gesetzt oder entfernt werden soll. Nur wenn Sie beide Markierungsfunktionen nicht aktiviert haben, bleibt die ursprüngliche Markierung im Schriftstück-Reiter unverändert.
Markierung „Vernichten“ setzen/entfernen	Hier können Sie festlegen, ob die Markierung Vernichten gesetzt oder entfernt werden soll. Nur wenn Sie beide Markierungsfunktionen nicht aktiviert haben, bleibt die ursprüngliche Markierung im SchriftstückObjektreiter unverändert.
Dateispeicher bestimmen	Wenn Sie diese Markierung gesetzt haben, können Sie in dem Feld darunter den Dateispeicher bestimmen, in dem die einzelnen Dateien von Schriftstücken abgelegt werden sollen. In Verbindung mit der Dateispeicher-Synchronsicherung (siehe Administrator-Dokumentation) können Sie damit die Sicherung der Datei abhängig vom Bearbeitungsstatus definieren. (Beispiel: Alle Schriftstücke mit Status Endgültige Fassung werden auf einem WORM-Datenträger gesichert).

• Geben Sie im Reiter Datei-Konvertierung an, ob die automatische Datei-Konvertierung genutzt werden soll, um das Schriftstück in ein festgelegtes Datei-Format zu konvertieren.
  Diese Funktion ist nur möglich, wenn Sie den Konvertierungs-Server eingebunden haben.
  
Wie werden die Konvertierungs-Einstellungen eingegeben?

Feld	Bedeutung
Automatische Datei-Konvertierung	Hier geben Sie an, in welches Format das Schriftstück nach der Bearbeitung automatisch konvertiert werden soll. Die angebotenen Zielformate sind abhängig von den eingesetzten Konverter-Modulen. Die Zielformate können abhängig vom Quellformat angegeben werden. Folgende Angaben sind möglich: <Zielformat> Konvertiere alle Dateien in das angegebene Zielformat <Zielformat1>; <Zielformat2>; <Zielformat3> oder <Zielformat1>+<Zielformat2>+ <Zielformat3> Konvertiere alle Dateien in alle drei angegebenen Zielformate <Quellformat1>=<Zielformat1>; <Quellformat2>=<Zielformat2>; <*=Zielformat3> Konvertiere Dateien mit Quellformat1 nach Zielformat2, alle mit Quellformat2 nach Zielformat2 und alle anderen Dateien nach Zielformat3 <Quellformat1>=<Zielformat1>+<Zielformat2>; <Quellformat2>=<Zielformat3> Konvertiere Dateien mit Quellformat1 in Zielformat1 und Zielformat2; konvertiere Dateien mit Quellformat2 in Zielformat3 <Quellformat1>;<Quellformat2>=<Zielformat1>; <Quellformat3>=<Zielformat2>; <*=Zielformat3> Konvertiere Dateien mit Quellformat1 und Dateien mit Quellformat2 nach Zielformat1, Dateien mit Quellformat3 nach Zielformat2 und alle anderen Dateien nach Zielformat3. Die Verwendung von Leerzeichen ist an beliebiger Stelle möglich, aber nicht erforderlich. Statt eines Semikolons kann auch ein Komma verwendet werden.
Originaldatei nach Konvertierung löschen	Hier geben Sie an, ob die Originaldatei nach Fertigstellung einer Konvertierung automatisch gelöscht werden soll.

• Geben Sie im Reiter Farbe an, ob beim Speichern eines Schriftstücks die Felder Farb-Kennzeichnung und/oder Textfarbe auf eine bestimmte Farbe gesetzt werden sollen.
Wie werden die Farb-Einstellungen eingegeben?

Feld	Bedeutung
Farb-Kennzeichnung setzen	In Trefferlisten etc. wird das Schriftstück-Symbol mit der hier festgelegten Farbe hinterlegt. Dies ermöglicht es, Schriftstücke besonders hervorzuheben, ohne die Textfarbe zu ändern.
Textfarbe setzen	In Trefferlisten etc. wird der Text aller Spalten in der hier festgelegten Farbe (und ggf. fett) am Bildschirm angezeigt.

• Geben Sie im Reiter Workflow/Bearbeitungsweg an, ob Sie einen Workflow starten oder einen Bearbeitungsweg setzen möchten und legen Sie ihn ggf. fest.
Wie wird ein Workflow oder Bearbeitungsweg eingerichtet?

Feld	Bedeutung
Workflowstarten	Ist diese Markierung gesetzt, können Sie in dem Feld darunter den Workflow auswählen, der gestartet werden soll. Die Liste zeigt alle verfügbaren Workflow-Definitionen, wobei die Namen jeweils die vollständige Hierarchie abbilden (z.B. //Genehmigungen/Personal/Urlaubsantrag//). Die Workflows müssen zuvor mithilfe des Moduls Workflow angelegt worden sein.
Bearbeitungsweg setzen	Ist diese Markierung gesetzt, können Sie in dem Feld darunter den Bearbeitungsweg auswählen. Die Bearbeitungswege müssen zuvor mithilfe des Moduls Bearbeitungsweg angelegt worden sein.

• Ist das Modul Bearbeitungsweg bzw. Workflownicht lizenziert oder ist das Verwenden von Bearbeitungswegen oder Workflows für Schriftstücke per System-Einstellung nicht erlaubt, werden die entsprechenden Felder deaktiviert.
• Geben Sie im Reiter Einschränkungen an, inwieweit Sie das Setzen des Bearbeitungsstatus einschränken wollen.
  
Wie wird eine Einschränkung gesetzt?

Feld	Bedeutung
Bearbeitungsstatus darf nicht manuell gesetzt werden	Ist diese Markierung gesetzt, kann ein Benutzer diesen Bearbeitungsstatus keinem Schriftstück zuordnen. Lediglich entsprechende Funktionen (wie z.B. Aussonderungsfunktion, Altregistratur-Übergabe, Schnittstellen) können diesen Bearbeitungsstatus setzen.
Gesetzter Bearbeitungsstatus darf nicht manuell geändert werden	Ist diese Markierung gesetzt und der Bearbeitungsstatus ist bei einem Schriftstück eingetragen, dann kann ein Benutzer manuell keinen anderen Bearbeitungsstatus auswählen. Lediglich entsprechende Funktionen (wie z.B. Aussonderungsfunktion, Schnittstellen) können den Bearbeitungsstatus ändern.

• Schließen Sie das Dialogfenster mit OK.
  • Das Dialogfenster wird geschlossen und Ihre Eingaben werden gespeichert.
    Die Status-Funktionen sind ab sofort aktiviert!
  • Damit neu angelegte Schriftstücke auch einen Bearbeitungsstatus erhalten (sonst greifen die definierten Status-Funktionen nicht), sollten Sie einen Standard-Status in den System-Einstellungen der Schriftgutverwaltungfestlegen unter Vorgabe Bearbeitungsstatus.
  • Beispiele zur Definition von Status-Funktionen finden Sie unter Beispiele von Status-Funktionen.
  • Sobald Sie Status-Funktionen für einen Bearbeitungsstatus definiert haben, können Sie diese nicht mehr vollständig löschen, sondern nur noch "deaktivieren". Wie das geht, erfahren Sie unter Funktionen für Bearbeitungsstatus löschen.