Personalakten bearbeiten - Reiter "Allgemein"
Der Detailreiter Allgemein des Personalakten-Reiters enthält die wesentlichen Daten der Personalakte. Diese Daten sind entscheidend für die Suche und die Einordnung im Aktenplan.
Personalakten stehen nur zur Verfügung, wenn die Aktenart Personalakte des Kommunalpakets eingesetzt wird.
Wie wird der Akten-Reiter geöffnet?
Öffnen Sie den Akten-Reiter zum Anlegen einer neuen Akte mit einer der folgenden Methoden:
- Wählen Sie im Programmreiter Neu anlegen die Kategorie
Akten/Vorgänge und doppelklicken Sie anschließend die gewünschte Akten-Art. - Wählen Sie im Programmreiter Finden & Wissen im Kontextmenü eines Objektes in der Trefferliste den Befehl
Neu anlegen | Akte/Vorgang und im Untermenü die gewünschte Akten-Art. - Wählen Sie im Start-Menü Akten/Vorgänge | Neu anlegen und im Untermenü die gewünschte Akten-Art.
Öffnen Sie den Akten-Reiter zum Ändern einer bestehenden Akte mit einer der folgenden Methoden:
- Markieren Sie eine bestehende Akte in einer Trefferliste und wählen Sie im Kontextmenü oder in der Menüleiste
Ändern. - Doppelklicken Sie auf eine bestehende Akte in einer Trefferliste und klicken Sie ggf. anschließend auf die Schaltfläche Ändern.
- Die Reaktion von regisafe auf einen Doppelklick in einer Akten-Trefferliste ist abhängig von der Benutzer-Einstellung Akten-/Vorgangsverwaltung | Doppelklick in Akten-/Vorgangs-Listen. Um durch Doppelklick den Akten-Reiter anzuzeigen, muss hier Akte/Vorgang ändern oder Akte/Vorgang-Datensatz anzeigen ausgewählt werden.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Ändern in einem Akten-Reiter, wenn Sie diesen zuvor mit dem Befehl
Anzeigen geöffnet haben. - Um Akten/Vorgänge ändern zu können, müssen Sie über die Berechtigung Akten-/Vorgangsverwaltung | Akten/Vorgänge ändern verfügen.
Anleitung
So bearbeiten Sie den Detailreiter "Allgemein":
- Stellen Sie sicher, dass der Detailreiter Allgemein im Personalakten-Reiter aktiviert ist.
- Tragen Sie, falls noch nicht vorhanden, die folgenden zwingend erforderlichen Informationen in die Personalakte ein:
Akten-/Vorgangskennung, Zugriff, Name und Beschäftigungsverhältnis bzw. Amt und Stelle.- Die Pflichtfelder variieren, je nach der System-Einstellung für die Aktenzeichenabhängigkeit der Personalakte.
- Die Pflichtfelder variieren, je nach der System-Einstellung für die Aktenzeichenabhängigkeit der Personalakte.
- Bei Verwendung der Schnittstelle zu OK.PWS dient das Feld als eindeutige Kennung für die Personalakten importierter Schriftstücke.
- Wie das Eingabefeld sich verhält ist abhängig von den System-Einstellungen für die Auswahlfeld-Liste.
- Tragen Sie bei Bedarf weitere Eigenschaften der Personalakte in die weiteren Felder ein.
- Über die System-Einstellung Akten-/Vorgangsverwaltung | Aktenzeichen erforderlich kann Ihr System-Administrator dieses Feld so konfigurieren, dass die Eingabe eines Aktenzeichens zwingend erforderlich ist.
- Sie können die Ablage der Personalakten auch nach Ämtern getrennt organisieren, indem Sie den Standard-Aktenplan um entsprechende Aktenzeichen erweitern. Siehe dazu Aktenzeichen neu anlegen.
- Wie das Eingabefeld sich verhält ist abhängig von den System-Einstellungen für die Auswahlfeld-Liste.
- Wie das Eingabefeld sich verhält ist abhängig von den System-Einstellungen für die Auswahlfeld-Liste.
- Wie das Eingabefeld sich verhält ist abhängig von den System-Einstellungen für die Auswahlfeld-Liste.
- Wie das Eingabefeld sich verhält ist abhängig von den System-Einstellungen für die Auswahlfeld-Liste.
- Dieses Feld steht nur zur Verfügung, wenn das Modul Adressverwaltung eingesetzt wird.
- Alternativ kann man mit einem Doppelklick auf die Feldbezeichnung Hinweise ein spezielles Editor-Fenster öffnen, in dem die Eingabe-Taste einen Zeilenumbruch erstellt.
- Wechseln Sie bei Bedarf in die anderen Detailreiter des Personalakten-Reiters, um weitere Eingaben vorzunehmen.
Sollte der Detailreiter, in dem Sie Eintragungen vornehmen möchten, nicht angezeigt werden, blenden Sie ihn über die Detailreiterliste ein. Die Detailreiterliste öffnen Sie mit einem Klick auf das
-Symbol rechts der eingeblendeten Detailreiter. - Speichern Sie die Personalakte mit OK.
- regisafe prüft, ob das im Feld Aktenzeichen angegebene Aktenzeichen vor dem Doppelpunkt auch im Feld Akten-/Vorgangskennung eingetragen ist. Sind dem Objekt mehrere Aktenzeichen zugeordnet, muss eines dieser Aktenzeichen im Feld Akten-/Vorgangskennung angegeben sein. Danach speichert regisafe die Akte wird nach Ihren Angaben.
Falls Sie mehrere Akten/Vorgänge markiert hatten, wird die Änderung für alle Akten/Vorgänge gespeichert.
Falls Sie eine Änderung in den Feldern Aktenzeichen oder Akten-/Vorgangskennung des Detailreiters Allgemein vorgenommen haben, wirkt diese sich auch auf alle untergeordneten Objekte aus - also auf alle Akten/Vorgänge usw., die dieser Akte zugeordnet sind. Da es sich hier um eine Änderung mit weitreichenden Folgen handelt, müssen Sie nochmals bestätigen, dass diese Änderung gemacht und auf alle untergeordneten Objekte übertragen werden soll.
Falls Änderungen in Feldern gemacht wurden, die auf untergeordnete Objekte übertragen werden können (z.B. Aufbewahrungsfrist), müssen Sie auswählen, ob die Änderungen auf die untergeordneten Objekte übertragen werden sollen oder nicht.
Wie werden diese Informationen eingegeben?
| Feld | Bedeutung | Format |
|
Akten-/Vorgangskennung |
Legt die eindeutige Kennung der Personalakte fest. Dieses Feld wird automatisch gefüllt, wenn es zuvor nicht manuell gefüllt wurde. |
Automatisch generiert aus Aktenzeichen, sofern vorhanden, und standardmäßig aus dem Feldinhalt Name sowie, sofern eingegeben, dem Feldinhalt Vorname. |
|
Zugriff |
Legt fest, welche Benutzer oder Benutzergruppen auf die Akte zugreifen dürfen. |
Festlegung pro Benutzer und/oder Gruppe: Ein Klick = Vollzugriff Zwei Klicks = Lesezugriff Rechtsklick = Auswahl inkl. Detailzugriffe
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|
Personalnummer |
Gibt die Personalnummer der Person an.
|
Freie Eingabe |
|
Vorname |
Gibt den oder die Vornamen der Person an. |
Freie Eingabe |
|
Name |
Gibt den Familiennamen der Person an. |
Freie Eingabe |
|
Amt |
Legt das Amt fest, in dem die Person beschäftigt ist. |
Auswahl aus hinterlegter Auswahlfeld-Liste oder freie Eingabe des Amts. Bei freier Eingabe werden Sie beim Speichern aufgefordert, die hinterlegte Auswahlfeld-Liste um Ihren Eintrag zu ergänzen. Mehrfachauswahl möglich über die Strg-Taste oder für eine Bereichsauswahl die Umschalt-Taste. |
|
Beschäftigungsverhältnis |
Legt das Beschäftigungsverhältnis der Person fest. |
Auswahl aus hinterlegter Auswahlfeld-Liste. |
Wie werden diese Informationen eingegeben?
| Feld | Bedeutung | Format |
|
Aktenzeichen |
Legt das Aktenzeichen fest. In dieses Feld wird, je nach System-Einstellung Aktenzeichenabhängigkeit Personalakte, das Aktenzeichen aus dem Feld Amt, oder dem Feld Beschäftigungsverhältnis übernommen. Dieser Wert kann jedoch überschrieben werden. |
Übernahme des Vorgabewerts, Eingabe nach Schema oder Suchen/Erstellen von Aktenzeichen.
Strg-Taste = Mehrfachauswahl) |
|
Geb.Datum |
Gibt das Geburtsdatum der Person an. |
Eingabe oder Auswahl eines Datums
Siehe Datumsformat |
|
Eintrittsdatum |
Gibt das Eintrittsdatum der Person an. |
Eingabe oder Auswahl eines Datums
Siehe Datumsformat |
|
Letzte Beförderung |
Gibt das Datum an, zu dem die Person zuletzt befördert wurde. |
Eingabe oder Auswahl eines Datums
Siehe Datumsformat |
|
Austrittsdatum |
Gibt das Austrittsdatum der Person an. |
Eingabe oder Auswahl eines Datums
Siehe Datumsformat |
|
Bearbeitungsstatus |
Dieses Feld bietet die Möglichkeit, den aktuellen Stand der Akte anzugeben.
Abhängig vom Bearbeitungsstatus kann der Administrator bestimmte Aktionen automatisiert durchführen lassen oder verbieten, z.B. Änderung des Zugriffs oder "Verbot" des Anlegens von untergeordneten Organisationsstrukturen (im Start-Menü unter Programm | Auswahlfeld-Listen | Akten-/Vorgangsverwaltung | Bearbeitungsstatus). Aktionen, die mit einem Bearbeitungsstatus verbunden sind, werden bei jedem Speichern ausgeführt, nicht nur beim erstmaligen Zuweisen des Bearbeitungsstatus. |
Auswahl aus der Auswahlfeld-Liste Akten-/Vorgangsverwaltung | Bearbeitungsstatus |
|
Abteilung |
Legt die Abteilung fest, in der die Person eingesetzt wird; z.B. Kasse. |
Auswahl aus hinterlegter Auswahlfeld-Liste oder freie Eingabe der Abteilung. Bei freier Eingabe werden Sie beim Speichern aufgefordert, die hinterlegte Auswahlfeld-Liste um Ihren Eintrag zu ergänzen. Mehrfachauswahl möglich über die Strg-Taste oder für eine Bereichsauswahl die Umschalt-Taste. |
|
Stelle |
Legt die Bezeichnung der Stelle fest, die durch die Person bekleidet wird; z.B. Sachbearbeiter |
Auswahl aus hinterlegter Auswahlfeld-Liste oder freie Eingabe der Stellenbezeichnung. Bei freier Eingabe werden Sie beim Speichern aufgefordert, die hinterlegte Auswahlfeld-Liste um Ihren Eintrag zu ergänzen. Mehrfachauswahl möglich über die Strg-Taste oder für eine Bereichsauswahl die Umschalt-Taste. |
|
Vergütung/Besoldung |
Legt die Vergütungs- bzw. Besoldungsgruppe fest, in die die Person eingestuft ist; z.B. BAT VII |
Auswahl aus hinterlegter Auswahlfeld-Liste oder freie Eingabe der Vergütungs- bzw. Besoldungsgruppe. Bei freier Eingabe werden Sie beim Speichern aufgefordert, die hinterlegte Auswahlfeld-Liste um Ihren Eintrag zu ergänzen. |
|
Planstelle |
Legt die Bezeichnung der Planstelle fest; z.B. 65.320 |
Auswahl aus hinterlegter Auswahlfeld-Liste oder freie Eingabe der Planstellenbezeichnung. Bei freier Eingabe werden Sie beim Speichern aufgefordert, die hinterlegte Auswahlfeld-Liste um Ihren Eintrag zu ergänzen. |
|
Adressen |
Dieses Feld bietet die Möglichkeit, eine oder mehrere Adressen zuzuordnen. Auf diese Weise lassen sich die Personalakte und damit auch alle enthaltenen Schriftstücke automatisch mit der Adresse der Person, der Krankenkasse usw. verbinden.
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Eingabe gültiger Adresskennungen oder Suchen/Erstellen von Adressen.
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Hinweise |
Dieses Feld bietet die Möglichkeit, allgemeine Hinweise zu dieser Personalakte einzugeben. Nach diesem Feld kann auch gesucht werden. |
Freie Eingabe; Strg+Eingabe erzeugt einen Zeilenumbruch |
