Aktenzeichen neu anlegen

Zum Neuanlegen eines Aktenzeichens wird der Objektreiter  Neu-Aktenzeichen verwendet.

• Häufig besitzt nur der Administrator die Berechtigung, Aktenzeichen neu anzulegen.
  Um ein neues Aktenzeichen vom Typ "Allgemein" (leere Vorlage) anlegen zu können, müssen Sie über die Berechtigung Aktenplanverwaltung | Aktenzeichen neu anlegen (Allgemein) verfügen.
  Um ein neues Aktenzeichen aus einer Aktenzeichen-Vorlage erstellen zu können, müssen Sie über die Berechtigung Aktenplanverwaltung | Aktenzeichen neu anlegen vom Typ ‚Aktenzeichen-<Vorlagenname>’ verfügen.

Anleitung

So legen Sie ein neues Aktenzeichen an:

• Suchen Sie das Aktenzeichen, unter dem Sie das neue Aktenzeichen anlegen möchten. Markieren Sie es in der Trefferliste.
  Hintergrund: Die Zuordnungen des markierten Objekts erhalten Sie später für eine Übernahme in den Aktenzeichen-Reiter angeboten.
• Wählen Sie im Kontextmenü  Neu anlegen | Aktenzeichen.
  
  
  Welche alternativen Möglichkeiten gibt es?

  • im Programmreiter Finden & Wissen in den Ordnungsbaum navigieren, dort das gewünschte Aktenzeichen markieren und  Neu anlegen | Aktenzeichen wählen.
  • Im Programmreiter Start im Start-Menü Aktenzeichen |  Neu anlegen wählen.
  • Ein Untermenü mit Aktenzeichen-Arten öffnet sich.
    Falls nur eine einzige Vorlage zur Verfügung steht, wird sofort der Aktenzeichen-Reiter geöffnet. Machen Sie in diesem Fall weiter bei Schritt 4 dieser Anleitung.

  • Im Untermenü werden zuoberst die in letzter Zeit verwendeten Arten/Vorlagen angeboten, sofern diese nicht eine bestimmte Anzahl übersteigen. Danach folgen weitere Arten/Vorlagen, die zu dem aktuell markierten Objekt aufgrund der definierten Abhängigkeiten verfügbar sind. 
    

    Sollte die gewünschte Vorlage nicht dabei sein, wählen Sie Weitere Arten und Vorlagen. Damit wechseln Sie in den Reiter Neu anlegen, in dem Sie nach allen verfügbaren Arten und Vorlagen suchen können. 
    

    Ist die Anzahl der Arten/Vorlagen zu groß und daher unübersichtlich, können Sie im Reiter Neu anlegen oberhalb der Liste in das Feld Suchen einen Begriff eingeben, der im Namen der Objektart/Vorlage vorkommt. Es werden dann nur noch die Arten/Vorlagen angezeigt, die Ihrem Suchkriterium entsprechen. 

  • Ist die gewünschte Art/Vorlage immer noch nicht dabei, setzen Sie am unteren Rand der Liste die Markierung Auch Vorlagen anzeigen, die aufgrund der Abhängigkeit von Aktenzeichen derzeit nicht zur Verfügung stehen. Hatten Sie zuvor im Feld Suchen einen Begriff eingegeben, zu dem in den zunächst angezeigten Vorlagen kein "Treffer" erzielt wurde, wird diese Markierung automatisch gesetzt.

• Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus.
  • Ein leerer Aktenzeichen-Reiter auf Basis der ausgewählten Vorlage wird im Hintergrund angezeigt und es öffnet sich der Zuordnungsdialog. Er zeigt Ihnen alle Zuordnungen des zuvor im Reiter Finden & Wissen markierten Aktenzeichens zur Übernahme an.
• Übernehmen Sie die vorgeschlagenen Zuordnungen nach Ihren Wünschen. Mehr dazu: Zuordnungsdialog bearbeiten.
  • Die Datensatzmaske für das neue Aktenzeichen wird angezeigt. Im Detailreiter Allgemein ist das Feld Aktenzeichen bereits entsprechend der Angaben im Zuordnungsdialog gefüllt.
    Der Aktenzeichen-Reiter untergliedert sich in mehrere Detailreiter.
    Auch zugeordnete Objekte und bestimmte Funktionen (z.B. Verknüpfungen und Aktivitätsprotokoll) haben einen eigenen Detailreiter, den Sie über die Detailreiterliste anzeigen können. Die Detailreiterliste öffnen Sie mit einem Klick auf das -Symbol rechts der eingeblendeten Detailreiter.
• Tragen Sie in jedem Fall die zwingend erforderlichen Informationen zu Ihrem Aktenzeichen im Detailreiter Allgemein ein. Diese werden farbig hinterlegt angezeigt, solange sie noch nicht bearbeitet sind (Details siehe unter: Aktenzeichen bearbeiten - Reiter "Allgemein").
• Geben Sie in den übrigen Detailreitern bei Bedarf weitere Informationen ein.
  Anleitungen zur Verwendung der weiteren Reiter finden Sie unter:
  Aktenzeichen bearbeiten - Reiter "Aufbewahrung"
  Aktenzeichen-Datensatz bearbeiten - Reiter "TR RESISCAN"
  Aktenzeichen bearbeiten - Reiter "Fußnoten"
  Aktenzeichen bearbeiten - Reiter "Extras"
  

Sollte der Detailreiter, in dem Sie Eintragungen vornehmen möchten, nicht angezeigt werden, blenden Sie ihn über die Detailreiterliste ein. Die Detailreiterliste öffnen Sie mit einem Klick auf das -Symbol rechts der eingeblendeten Detailreiter.

• Speichern Sie das Aktenzeichen mit OK.
  • Sie haben ein neues Aktenzeichen angelegt.
• In den Benutzer-Einstellungen der Gruppe Aktenplanverwaltung haben Sie viele Möglichkeiten, persönliche Einstellungen vorzunehmen.
  So können Sie z.B. festlegen, dass nach dem Neuanlegen eines Aktenzeichens sofort ein neuer, leerer Objektreiter angezeigt wird, um ein weiteres, neues Aktenzeichen anzulegen.
  Eine vollständige Aufstellung der Benutzer-Einstellungen finden Sie unter Einstellungen für die Aktenplanverwaltung .