Adresse bearbeiten - Reiter "Zusatzinformationen"

Der Detailreiter Zusatzinformationen des Adressen-Reiters enthält individuelle Zusatzfelder und Hinweise zur jeweiligen Adresse. Dieser Detailreiter kommt in allen Adressen-Arten vor.

Bei Verwendung des Moduls Personendatenauskunft enthält dieser Detailreiter für Personen-, Partner- und Ansprechpartner-Adressen zusätzliche Eingabefelder aus dem Bereich Datenschutz.

Wie wird der Adressen-Reiter geöffnet?

Öffnen Sie den Adressen-Reiter zum Anlegen einer neuen Adresse mit einer der folgenden Methoden:

1. Wählen Sie im Programmreiter Neu anlegen die Kategorie Adressen und doppelklicken Sie anschließend auf die gewünschte Adress-Art.
2. Wählen Sie im Start-Menü Adressen | Neu anlegen und im Untermenü die gewünschte Adress-Art.

Öffnen Sie den Adressen-Reiter zum Ändern einer bestehenden Adresse mit einer der folgenden Methoden:

1. Markieren Sie eine bestehende Adresse in einer Trefferliste und wählen Sie im Kontextmenü oder der Menüleiste Ändern.
2. Doppelklicken Sie auf eine bestehende Adresse in einer Trefferliste und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Ändern.
   1. Die Reaktion von regisafe auf einen Doppelklick in einer Adressen-Trefferliste ist abhängig von der Benutzer-Einstellung Adressverwaltung | Doppelklick in Adresse-Listen. Um durch Doppelklick den Adressen-Reiter anzuzeigen, muss hier Adresse ändern oder Adresse-Datensatz anzeigen ausgewählt werden.

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Ändern in einem Adressen-Reiter, wenn Sie diesen zuvor mit dem Befehl Anzeigen geöffnet haben.
2. Häufig besitzen nur bestimmte Sachbearbeiter die Berechtigung, Adressen zu ändern.
   Um eine Adresse ändern zu können, müssen Sie über die Berechtigung Adressverwaltung | Adressen ändern verfügen.
   Um die Angaben in den Reitern Personendaten oder Organisationsdaten sehen und bearbeiten zu dürfen, müssen Sie über die Berechtigung Adressverwaltung | Reiter 'Personendaten' verwenden verfügen.

Anleitung

So bearbeiten Sie den Detailreiter "Zusatzinformationen":

• Stellen Sie sicher, dass der Detailreiter Zusatzinformationen im Adressen-Reiter aktiviert ist.
  • Sie sehen die aktuell angelegten bzw. eingetragenen Zusatzfelder und Hinweise zur Adresse.
• Legen Sie im Feld Zusatzfelder neue Zusatzfelder an bzw. ändern oder löschen Sie bestehende Zusatzfelder. Nutzen Sie dazu die Schaltflächen Neu..., Ändern... bzw. Löschen unterhalb des Feldes.
  • Das Dialogfenster zum Erstellen bzw. Bearbeiten eines Zusatzfelds öffnet sich.
• Bearbeiten Sie das Dialogfenster nach Ihren Wünschen. Näheres dazu: Zusatzfeld erstellen/ändern.
• Tragen Sie im Feld Hinweise Ihre allgemeinen Hinweise zu dieser Adresse ein. Nach dem Inhalt dieses Feldes kann später auch in der erweiterten Suche gesucht werden.
  • Strg+Eingabe erzeugt einen Zeilenumbruch.
    Alternativ kann man mit einem Doppelklick auf die Feldbezeichnung Hinweise ein spezielles Editor-Fenster öffnen, in dem die Eingabe-Taste einen Zeilenumbruch erstellt.
• Bei Verwendung des Moduls Personendatenauskunft:
  Tragen Sie unter Angaben zum Datenschutz die erforderlichen Angaben in die Felder Datenherkunft, Verwendungszweck, Sperrhinweise und Weitergabe an ein.
Wie werden diese Informationen eingegeben?

Feld	Bedeutung	Format
Datenherkunft	Tragen Sie hier ein, aus welcher Quelle diese Adresse stammt.   Eigenerhebung gibt an, dass die Adressdaten direkt bei der betroffenen Person erhoben wurden.   In allen anderen Fällen ist die Quelle (z.B. Kauf bei Anbieter XYZ oder Deutsche Post) explizit zu nennen. Abhängig von der Datenherkunft und dem Vorhandensein einer E-Mail-Adresse wird die betroffene Person automatisch über die Datenerfassung informiert.	Auswahl aus der Auswahlfeld-Liste Personendatenauskunft | Datenherkunft
Verwendungszweck	Wählen Sie aus oder tragen Sie neu ein, zu welchem Zweck die Adresse erfasst, ergänzt oder im weiteren Verlauf zusätzlich verwendet wurde.	Auswahl aus der Auswahlfeld-Liste Personendatenauskunft | Verwendungszweck   Strg-Taste = Mehrfachauswahl Umschalt-Taste = Bereichsauswahl
Sperrhinweise	Wählen Sie aus oder tragen Sie neu ein, welche Sperrhinweise die betroffene Person für ihre personenbezogenen Daten festgelegt hat.	Auswahl aus der Auswahlfeld-Liste Personendatenauskunft | Sperrhinweise   Strg-Taste = Mehrfachauswahl Umschalt-Taste = Bereichsauswahl
Weitergabe an	Wählen Sie oder ergänzen Sie die externen Nutzer, an welche die Adresse weitergegeben wurde. Nennen Sie dazu jeweils den Nutzer und den Verwendungszweck!	Auswahl aus der Auswahlfeld-Liste Personendatenauskunft | Weitergabe an   Strg-Taste = Mehrfachauswahl Umschalt-Taste = Bereichsauswahl

• Wechseln Sie bei Bedarf in die anderen Detailreiter des Adressen-Reiters, um weitere Eingaben vorzunehmen.

Sollte der Detailreiter, in dem Sie Eintragungen vornehmen möchten, nicht angezeigt werden, blenden Sie ihn über die Detailreiterliste ein. Die Detailreiterliste öffnen Sie mit einem Klick auf das -Symbol rechts der eingeblendeten Detailreiter.

• Speichern Sie die Adresse mit OK.
  • Die Adresse wird nach Ihren Angaben gespeichert.
    Falls Sie mehrere Adressen markiert haben, wird die Änderung für alle Adressen gespeichert.
  • Bei Verwendung des Moduls Personendatenauskunft wird nach der Erfassung einer neuen personenbezogenen Adresse automatisch eine Information versendet.
    In der Regel geht diese Information direkt per E-Mail an die betroffene Person. Liegt keine E-Mail-Adresse vor, wird - je nach System-Einstellungen - automatisch ein Info-Brief erstellt oder der Datenschutzbeauftragte informiert.