Verteiler bearbeiten - Reiter "Allgemein"

Der Detailreiter Allgemein des Verteiler-Reiters enthält die wesentlichen Daten eines Verteilers. Insbesondere sind das die Adressen, die diesem Verteiler zugeordnet sind.

Wie wird der Verteiler-Reiter geöffnet?

Öffnen Sie den Verteiler-Reiter zum Anlegen eines neuen Verteilers mit einer der folgenden Methoden:

1. Wählen Sie im Programmreiter Neu anlegen die Kategorie Verteiler und doppelklicken Sie anschließend auf die gewünschte Verteiler-Art.
2. Wählen Sie im Programmreiter Finden & Wissen im Kontextmenü eines Objektes in der Trefferliste den Befehl Neu anlegen | Verteiler und doppelklicken Sie anschließend auf die gewünschte Verteiler-Art.
3. Wählen Sie im Start-Menü Adressen | Verteiler | Neu anlegen und doppelklicken Sie anschließend auf die gewünschte Verteiler-Art.

Öffnen Sie den Verteiler-Reiter zum Ändern eines bestehenden Verteilers mit einer der folgenden Methoden:

1. Markieren Sie einen bestehenden Verteiler in einer Trefferliste und wählen Sie im Kontextmenü oder in der Menüleiste Ändern.
2. Doppelklicken Sie auf einen bestehende Verteiler in einer Trefferliste und klicken Sie anschließend ggf. auf die Schaltfläche Ändern.
   1. Die Reaktion von regisafe auf einen Doppelklick in einer Verteiler-Trefferliste ist abhängig von der Benutzer-Einstellung Verteilerverwaltung | Doppelklick in Verteiler-Listen. Um durch Doppelklick den Verteiler-Reiter anzuzeigen, muss hier Verteiler ändern oder Verteiler-Datensatz anzeigen ausgewählt werden.

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Ändern in einem Verteiler-Reiter, wenn Sie diesen zuvor mit dem Befehl Anzeigen geöffnet haben.

1. Häufig besitzen nur bestimmte Sachbearbeiter die Berechtigung, Verteiler zu ändern.
   Um einen Verteiler ändern zu können, müssen Sie über die Berechtigung Verteilerverwaltung | Verteiler ändern verfügen.

Anleitung

So bearbeiten Sie den Detailreiter "Allgemein":

• Stellen Sie sicher, dass der Detailreiter Allgemein im Verteiler-Reiter aktiviert ist.
• Tragen Sie zunächst die zwingend erforderlichen Informationen ein:
  Verteilerbezeichnung, Verwaltung und Zugriffsberechtigung.
Wie werden diese Informationen eingegeben?

Feld	Bedeutung	Format
Verteilerbezeichnung	Die Verteilerbezeichnung ist eine möglichst prägnante und eindeutige Kennung für diesen Verteiler.   Wenn es bereits einen Verteiler mit derselben Verteilerbezeichnung gibt, erhalten Sie beim Speichern des Verteilers eine entsprechende Meldung und müssen manuell eine neue Verteilerbezeichnung vergeben.	Beliebiger Text
Verwaltung	Hier können Sie eine oder mehrere Verwaltungen zuordnen. Auf diese Weise lässt sich ein Verteiler, der sich auf eine bestimmte Verwaltung (z.B. eine Gemeinde innerhalb einer Verwaltungsgemeinschaft) bezieht, dieser Verwaltung direkt zuordnen.   Dieses Feld gibt es nur bei Verwendung des Moduls Verwaltungseinheiten. Abhängig von den System-Einstellungen der Verwaltungseinheiten wird durch die Zuordnung einer Verwaltung u.U. auch der Zugriff auf den Verteiler automatisch erweitert. Wenn es sich um einen Gremiumsverteiler für eine Sitzung handelt, wird die Verwaltung automatisch aus demVerteiler an die Sitzung übergeben.	Eingabe gültiger Verwaltungen oder Suchen/Erstellen von Verwaltungen. Mehr dazu: Suche bei Eingabe
Zugriffsberechtigung	Legt fest, welche Benutzer oder Benutzergruppen auf den Verteiler voll oder nur lesend zugreifen dürfen.   Beachten Sie: Alle Benutzer, die mit diesem Verteiler arbeiten sollen, müssen mindestens einen Lesezugriff auf den Verteiler besitzen.	Festlegung pro Benutzer und/oder Gruppe: Ein Klick = Vollzugriff Zwei Klicks = Lesezugriff Rechtsklick = Auswahl inkl. Detailzugriffe   Nähere Informationen finden Sie unter Vergabe von Zugriffsberechtigungen

• Tragen Sie die Adressen, die diesem Verteiler zugeordnet sein sollen im Feld Einträge im Verteiler ein.
  Nutzen Sie dazu die Schaltflächen Hinzufügen, Bearbeiten... bzw. Anzeigen..., Entfernen oder die entsprechenden Befehle im Kontextmenü.
Was bewirken diese Befehle?

Feld	Bedeutung
Hinzufügen...	Fügt dem Verteiler eine Adresse hinzu. Sie können auswählen, ob Sie eine bestehende Adresse suchen wollen oder ob Sie eine neue Adresse anlegen und diese hinzufügen wollen. Dazu stehen Ihnen die üblichen Methoden zur Verfügung (siehe Suche bei Eingabe).   Sind zwei Verteiler parallel geöffnet, ist es möglich, Adresseinträge per Drag & Drop von einem Verteiler in den anderen zu ziehen. Dasselbe gilt für Drag & Drop von Adressen aus einer Trefferliste. In der System-Einstellung Verteilerverwaltung | Adressfelder als Spalten können die Felder festgelegt werden, die neben der Adresskennung für jede Adresse in der Liste angezeigt werden. Bei der Übernahme aus einem anderen Verteiler werden auch alle Zusatzfelder übernommen, die im Zielverteiler möglich bzw. konfiguriert sind. Ist ein Adresseintrag bereits vorhanden, so werden die Zusatzdaten überschrieben.
Anzeigen... (Schaltfläche) oder Bearbeiten... (Kontextmenü - nur im Ändern-Modus)	Anzeigen Öffnet das Dialogfenster Daten zum Eintrag für eine markierte Adresse. In diesem Dialogfenster sehen Sie die zugeordnete Adresse mit den Angaben, die in diesem Verteiler für diese Adresse festgelegt sind. Wenn Sie sich im Ändern-Modus befinden, können Sie die Daten zum Eintrag ändern, wie unter Bearbeiten beschrieben. Wird dieser Befehl für mehr als eine markierte Adresse ausgeführt, bietet regisafe folgende Funktionen: n im Lesemodus ...werden die markierten Adressen in der Trefferliste angezeigt. Im Ändern-Modus wird diese Funktion im Kontextmenü angeboten als Markierte Adressen anzeigen. n im Ändern-Modus ...wird das Dialogfenster Daten zum Eintrag geöffnet. Die Änderungen werden anschließend für alle markierten Adressen gespeichert. Bearbeiten Öffnet das Dialogfenster Daten zum Eintrag für eine markierte Adresse. In diesem Dialogfenster sehen Sie die zugeordnete Adresse mit den Angaben, die in diesem Verteiler für diese Adresse festgelegt sind. Folgende Änderungen können Sie in den "Daten zum Eintrag" pro Adresse vornehmen: Sortierung: In diesem Feld können Sie die Sortierung der Adresse innerhalb des Verteilers beeinflussen - je höher die Sortierungszahl, desto weiter "hinten" wird die Adresse einsortiert. Die Sortierung kann z.B. bei der Erstellung von Serienbriefen genutzt werden. Exemplare: Hier geben Sie an, wie viele Exemplare pro Adresse gewünscht sind, wenn der Verteiler zur Erstellung eines Serienbriefs verwendet wird. Individuelle Felder: Falls im Detailreiter Daten der Verteiler-Datensatzmaske zusätzliche Datenfelder definiert wurden, können diese Felder im Dialogfenster Daten zum Eintrag für jede Adresse des Verteilers bearbeitet werden. Hier legen Sie auch fest, ob bei einer Ansprechpartner-Adresse im Verteiler, die Privat- oder die Firmenanschrift verwendet werden soll. Eine ausführliche Anleitung zur Verwendung des Dialogfensters Daten zum Eintrag finden Sie unter Daten zum Eintrag bearbeiten Zur Definition zusätzlicher Datenfelder siehe: Reiter Daten
Markierte Adressen anzeigen (Kontextmenü - nur im Ändern-Modus)	Zeigt die markierten Adressen in der Trefferliste des Reiters Finden & Wissen an.
Entfernen	Entfernt die markierte Adresse aus dem Verteiler. Die Adresse selbst bleibt erhalten, eventuell im Verteiler erfasste individuelle Felder gehen allerdings verloren!
Aktualisieren	Liest alle zugeordneten Adressen vollständig ein.   Hintergrund: Beim Öffnen eines Verteilers werden die zugeordneten Adressen zunächst nur bis zu einer festgelegten Anzahl eingelesen. Die Anzahl ist in der System-Einstellung Verteilerverwaltung | Anzahl Adressen automatisch einlesen festgelegt; standardmäßig beträgt die Anzahl 100.

• Filtern Sie die Einträge nach Ihren Wünschen oder fügen Sie Ihnen weitere Adressfelder als zusätzliche Spalten hinzu. Nutzen Sie dazu die Schaltflächen Filter... bzw. Weitere Spalten...
  
Was bewirken diese Befehle?

Feld	Bedeutung
Filter...	Öffnet ein Dialogfenster, über den ein Filter für die angezeigten Adressen definiert werden kann.
Weitere Spalten...	Öffnet ein Dialogfenster, über das zusätzliche Spalten eingeblendet werden können. Diese Schaltfläche wird nur angezeigt, wenn in der System-Einstellung Verteilerverwaltung | Adressfelder als Spalten zusätzlich zulassen Felder zur zusätzlichen Anzeige eingetragen wurden.

• Wechseln Sie bei Bedarf in die anderen Detailreiter des Verteiler-Reiters, um weitere Eingaben vorzunehmen.
• Speichern Sie den Verteiler mit OK.
• Der Verteiler wird nach Ihren Angaben gespeichert.
  Falls Sie mehrere Verteiler markiert haben, wird die Änderung für alle Verteiler gespeichert.

• Die Beschreibung des Objektreiters geht von einem Standard-Datensatz aus.
  Abhängig von individuellen Anpassungen und Berechtigungen können die angebotenen Detailreiter, Felder oder sonstigen Einträge auf dem Objektreiter von diesem Standard abweichen.