Autotexte definieren (Word)

regisafe erlaubt das Erfassen separater Textbausteine als sogenannte Autotexte. Damit diese regisafe-Autotexte in Word-Dokumente eingefügt werden können, müssen sie zunächst in regisafe als einzelne Word-Dokumente abgelegt und anschließend als Vorlage für Word-Autotexte definiert werden.

• Die Funktion zur Verwendung von Autotexten steht nur zur Verfügung, wenn das optionale IQ-Modul DateitypDocAutotext verwendet wird.
  Außerdem muss die Berechtigung Schriftgutverwaltung | Microsoft Word: Autotext aus regisafe gesetzt sein.

Anleitung

So gehen Sie vor, um Autotexte zu definieren:

• Erstellen Sie auf die übliche Weise ein neues Word-Dokument in regisafe.
  Die Benennung und die Ablage sind grundsätzlich nicht von Bedeutung, es empfiehlt sich aber, alle Autotext-Dokumente gemeinsam und strukturiert abzulegen.
• Tragen Sie die Textpassage ein, die später als Autotext verfügbar sein soll. Wichtig ist, dass sich in dem Dokument nur diese Passage befindet. Kopf- und Fußzeilen sind dabei irrelevant.
  Achten Sie darauf, den Text so zu formatieren, wie er später auch aussehen soll - also z.B. mit Absatz- und Zeichenformatierungen sowie Überschriften, Nummerierungen und Aufzählungen.
  • Autotexte können sowohl Textformularfelder zur Übergabe von regisafe-Daten, als auch sonstige Felder aus dem Word-Funktionsumfang enthalten. Damit in Autotexten enthaltene Datenfelder beim Einfügen auch gefüllt bzw.alle Felder im Dokument aktualisiert werden, müssen die System-Einstellungen Microsoft-Word-Integration | Autotext: Daten übergeben und ... | Autotext: Felder aktualisieren aktiviert sein.
• Speichern Sie das Dokument.
  • Das Schriftstück wird gespeichert und nach Ihren Angaben in regisafe abgelegt.
• Um das erstellte Schriftstück als Autotext zur Verfügung zu stellen, markieren Sie nun das Autotext-Schriftstück in der Trefferliste und wählen den Befehl Als Standard-Vorlage definieren | Standard-Vorlage für 'Word-Autotext'.
  • Das Dialogfenster Word-Autotext-Vorlage definieren wird geöffnet.
  • Um diesen Befehl ausführen zu können, benötigen Sie die Berechtigung Vorlagen definieren für Typ 'Word-Autotext'.
• Füllen Sie die Felder des Dialogfensters wie gewohnt aus.
  Siehe dazu: Schriftstück als Standard-Vorlage definieren
Was ist für Autotexte besonders zu beachten?

Feld	Bedeutung
Bezeichnung der Vorlage	Die Bezeichnung legt den Namen des Autotexts fest.   Falls Autotexte später per Mehrfachauswahl in einer bestimmten Reihenfolge in ein Dokument eingefügt werden sollen, müssen Sie hier dafür sorgen, dass die Bezeichnung eine entsprechende Reihenfolge festlegt (z.B. indem Sie die Bezeichnungen der Autotexte durchnummerieren).
Kategorie	Der Eintrag unter Kategorie legt den Ordner fest, in dem ein Autotext später angeboten wird. Ordner und Unterordner werden durch "\" getrennt. Autotexte ohne Angabe der Kategorie werden direkt im "Root-Ordner" angeboten.
Abhängigkeit	Diese Angabe schränkt die Verfügbarkeit einer Vorlage auf bestimmte Aktenzeichen ein. Dies ist für Autotexte irrelevant, da Schriftstücke dieser Art grundsätzlich nicht zum Erstellen anderer, neuer Schriftstücke angeboten werden.
Zugriff	regisafe-Benutzer bekommen nur diejenigen Autotexte zur Auswahl, auf welche Sie auch Zugriff haben.
Vorlage-Schriftstück	In diesem Reiter wird das zugeordnete Schriftstück angezeigt. Es lässt sich hier bei Bedarf auch ein anderes Schriftstück zuordnen

• Speichern Sie die neue Standard-Vorlage mit OK.
  • regisafe speichert die Standard-Vorlage nach Ihren Angaben in der Auswahlfeld-Liste Vorlagen für Schriftstück-Typ 'Autotext'. Beim nächsten Verwenden eines Autotextes wird diese Vorlage angeboten.